Tổ chức bộ máy và hệ thống sổ kế toán tại Công ty TNHH Minh Trí

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÊN CÁC PHẦN HÀNH 1. Khái quát chung về cách chia các phần hành kế toán trong công ty

Nguyên giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ là 2 chỉ tiêu trong BCĐKT Tình hình tăng giảm TSCĐ được thể hiện trong Thuyết minh BCTC. Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chuyển hết toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động Tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, quản lý Tính ra tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp, nhân viên phân xưởng.

Trong đó lương của lao động sản xuất trực tiếp được tính theo sản phẩm, còn lương của bộ phận quản lý phụ thuộc vào kết quả kinh doanh và thời gian làm việc. + Hệ thống chứng từ: gồm các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng,giấy xác nhận sản phẩm, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương,. Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Minh Trí.

Hoạt động tiêu thụ diễn ra thường xuyên và chủ yếu là với các đối tác nước ngoài nên việc quản lý vốn dưới hình thức tiền gửi ngân hàng là chủ yếu, quy mô tiền gửi dưới dạng ngoại tệ là tương đối lớn. Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ,. Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh,….

+ Đặc điểm phần hành: Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá có liên quan đến khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ đã hoàn thành. Công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có vai trò rất quan trọng trong việc định giá bán, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định mức giá hợp lý để có thể bảo đảm bù đắp được chi phí và sinh lợi nhuận. Chi phí sản xuất gồm: chi phí tiền lương lao động trực tiếp, chi phí NVL dùng để sản xuất sản phẩm, chi phí điện nước ở phân xưởng,.

Căn cứ vào đơn hàng, sau khi tính toán và xác định định mức vật tư cho từng loại áo, ban kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật tư. Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ…sử dụng vào sản xuất (loại trừ giá trị vật liệu dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi). Căn cứ vào đơn hàng, sau khi tính toán và xác định định mức vật tư cho từng loại áo, ban kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật tư.

Sau khi được giám đốc duyệt, cán bộ ban kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho, tiếp đó thủ kho xuất kho và kế toán vật tư sẽ nhập số liệu vào máy tính. Giá trị NVL được nhập vào trong máy vào nhật ký chung, sau đó máy tính tự động cập nhật vào sổ cái TK có liên quan.

PHIẾU XUẤT KHO

Phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả các TSCĐ sử dụng cho sản xuất. Các TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất kinh doanh chính, sản xuất kinh doanh phụ như máy móc, thiết bị, nhà cửa , kho tàng,…. Để tính khấu hao TSCĐ, kế toán chỉ việc cập nhật hết tất cả danh sách các TSCĐ, cập nhật thời gian tính khấu hao, và làm một số bước quy định của phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động tính khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí sản xuất.

Bao gồm những chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của các phân xưởng sản xuất kinh doanh chính của các phân xưởng, bộ phận như chi phí sửa chữa TSCĐ, nước, điện thoại, chi phí hội nghị, lễ tân, tiếp khách, giao dịch, … của phân xưởng, bộ phận sản xuất. Chi phí tiền lương trong chi phí sản xuất là những khoản thù lao phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ và CNV quản lý phân xưởng như tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Ngoài ra, chi phí tiền lương này còn bao gồm các khoản phải trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ.

Tuy những năm gần đây máy móc đã thay thế rất nhiều sức lao động của con người song chi phí tiền lương vẫn chiếm một khoản đáng kể trong tổng chi phí sản xuất. Tại phân xưởng, có bảng chấm công hàng ngày thể hiện lượng sản phẩm, thời gian làm của mỗi người. Lương của nhân viên phân xưởng như quản đốc, phó quản đốc được tính theo một lượng tuyệt đối cố định và dựa trên lương của công nhân trực tiếp sản xuất, lương của bảo vệ, thủ kho của phân xưởng thì dựa trên thời.

Bộ phận kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương đồng thời nhập số liệu vào máy tính, sau đó đưa giấy đề nghị thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng (kiêm phó giám đốc) duyệt, thủ quỹ xuất quỹ và thanh toán tiền lương cho công nhân. Công ty sử dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, vì vậy tiền lương của mỗi công nhân phụ thuộc vào số sản phẩm hoàn thành đúng kỹ thuật. Nó có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng thêm sản phẩm cho công ty nói riêng cũng như cho xã hội nói chung.

Để theo dừi số sản phẩm, thời gian lao động của từng người ở từng bộ phận, từng tổ đội sản xuất, trong đú ghi rừ ngày làm việc, ngày nghỉ ngơi của từng người, các bộ phận sử dụng Bảng chấm công. Công ty có chính sách với công nhân là cứ 3 năm lao động tại công ty tăng hệ số lương một lần và nếu công nhân có thành tích trong sản xuất thì cũng sẽ được tăng hệ số. Quy định này khuyến khích công nhân tích cực sản xuất và gắn bó với công ty, giúp công ty giảm những chi phí đào tạo công nhân mới.

Kế toán mở phần mền máy tính, mở nhật ký chung và nhập nghiệp vụ này vào nhật ký chung. Sau khi kế toán nhập số liệu của nghiệp vụ vào Nhật ký chung, phần mềm tự cập nhật số liệu vào sổ cái TK 334.

Sổ cái TK 154

Sau khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán ghi nghiệp vụ vào nhật ký chung, phần mềm tự động cập nhật vào sổ cái TK 152,154.