Giải pháp hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng tại Trung tâm phân phối điện thoại di động Nokia thuộc Công ty FPT
MỤC LỤC
Phòng PR nội bộ
Bên cạnh đó, họ có chức năng truyền đạt thông tin, cố vấn và hoạch định chiến dịch cũng như phải xây dựng mối quan hệ với người tiêu dùng, những người phân phối sản phẩm cho họ và cỏc mối quan hệ khỏc. Một nhà sản xuất sản phẩm tiêu dùng lớn có thể chi phí nhiều hơn cho quảng cáo và ít hơn cho PR trong khi một công ty trong lĩnh vực công nghiệp hay kỹ thuật thì ngược lại.
Những nguyên tắc làm việc với công ty PR
Vì thế, cần phải gặp gỡ và tiếp xúc với nhóm nhân viờn sẽ thực hiện cụng việc cho cụng ty để nắm rừ khả năng chuyờn mụn của họ có đáp ứng được những yêu cầu của tổ chức mình hay không. Công ty chỉ có thể xem xét, chỉnh sửa hay củng cố những kiến nghị hay chương trình làm việc của họ đúng hẹn, hồi âm nhanh chóng trước những yêu cầu về thông tin, và thanh toán hóa đơn đúng hạn.
Sự cần thiết phải có một chương trình PR
Cùng tham gia với công ty PR không có nghĩa là gây cản trở cho công việc của họ.
Mục đích của một kế hoạch PR
Nói một cách sinh động, các hoạt động PR cũng giống như việc thụ phấn cho cây của con ong: Nó di chuyển từ chỗ này qua chỗ khác rồi lại lặp lại, không bao giờ ngừng, miệt mài với nhiệm vụ của mình. Thêm nữa, các kế hoạch PR cần phải kèm theo kế hoạch về ngân sách, phương pháp đo lường kết quả đạt được.
Mô hình hoạch định PR
Chẳng hạn, một chương trình PR tốt có thể giúp một người theo đạo thiên chúa hiểu biết về đức tin của người theo đạo Hồi hay ngược lại, hoặc giúp một người nghiện ma túy hiểu được những người đang cố gắng giúp họ, hay giúp những thành viên của các đảng phái chính trị khác nhau hiêu nhau hơn. Mỗi tổ chức cần phải có danh sách các nhóm công chúng khác nhau và điều quan trọng là xem xét đến các yếu tố cản trở để quyết định một cách chính xác các nhóm công chúng có thể hướng đến và hướng đến một cách hiệu quả, trong giới hạn về ngân sách và sự lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp.
Bài nói chuyện
Tất cả các phương tiện mà thông qua đó thông điệp đến được với công chúng mục tiêu đều có thể được xem là các công cụ quan hệ công chúng.
Xuất bản phẩm
Những cuốn sách nhỏ có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc thông tin cho khách hàng mục tiêu về một sản phẩm, nguyên lý hoạt động và cách lắp ráp sản phẩm đó. Xuất bản phẩm chủ yếu, có thể là: Báo, Xuất bản phẩm nội bộ (Internal journals), Thư trực tiếp, Trang quảng cáo (Press Advertising), Poster, Báo điện tử (The electronic written word).
Các sự kiện đặc biệt (Speacial events)
Những bài báo súc tích do các giám đốc công ty viết có thể thu hút sự chú ý đến công ty và các sản phẩm của nó. Tư liệu nghe nhìn như phim ảnh, phim đèn chiếu, băng ghi hình và băng ghi âm, đang ngày càng được sử dụng nhiều làm các công cụ khuyến mãi.
Tin tức
Họ còn phải có kỹ năng maarrketing và giao tiếp để đảm bảo các phương tiện truyền thông chấp nhận bài viết của mình và nhận lời tham dự các hội nghị bỏo chớ. Một giỏm đốc giỏi về cỏc phương tiện PR hiểu rất rừ bỏo chớ cần những tư liệu lý thú và kịp thời và những bài báo viết hay và gây được sự chú ý.
Hoạt động công ích/ tài trợ
Giám đốc PR cần có những quan hệ tốt với các biên tập viên và phóng viên. Càng tranh thủ được báo chí thì càng có điều kiện dành được nhiều vị trid tốt hơn để tuyên truyền cho công ty.
NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG Ở TRUNG TÂM PHÂN PHỐI ĐIỆN
Điều chỉnh cơ cấu PR tương xứng với các bộ phận khác
Người này có vai trò khai thác các thông tin thị trường, xử lý và phân tích những dữ liệu đó, đề xuất các chương trình PR phù hợp với khả năng tài chính, nhân lực, đáp ứng các động thái biến đổi trên thị trường và cạnh tranh với các đối thủ hiện có và tiềm năng. Ngoài ra, phòng PR có thể cần đến một cán bộ phụ trách đối ngoại với các cơ quan tổ chức bên ngoài, theo đó, giải quyết mọi công việc liên quan đến việc xin giấy phép tổ chức các sự kiện của các Bộ, các Sở; phụ trách khách mời cho các buổi họp báo, tiệc, lễ ra mắt..; cung cấp thông tin cho giới truyền thông.
Tuyển dụng và đào tạo cán bộ PR
Việc phỏng vấn, tuyển mộ, lựa chọn như thế nào để tìm được một ứng cử viên phù hợp với vị trí PR là công việc của phòng nhân sự, song với những khả năng kể trên chắc chắn người đó sẽ đáp ứng được vai trò của một nhân viên giao tế, gánh vác trọng trách xây dựng uy tín và danh tiếng của trung tâm. Thông qua đó, củng cố và bổ sung những hiểu biết về truyền thống của công ty,nhấn mạnh vào những trách nhiệm và nghĩa vụ của một nhân viên PR, tìm ra những nét mới trong văn hoá và phong cách của công ty để quảng bá về nó; củng cố và trang bị thêm những hiểu biết về sản.
Tăng cường hoạt động tài trợ
• Thể thao: Tài trợ tiền mặt để tổ chức các chương trình thể thao hay tài trợ bằng sản phẩm như một chiêc điện thoại di động cho vân động viên điền kinh, cầu thủ, thủ môn. Trước khi hỗ trợ tài chính cho một sự kiện hay một chương trình nào đú, trung tõm cũng cần xỏc định rừ mục tiờu, lĩnh vực tài trợ cú phự hợp với mục tiêu hay không và dự tính tổng chi phí tài trợ.
Sử dụng công cụ các bài nói chuyện
Tuy vậy, việc trả lời phỏng vấn đài, báo, truyền hình nếu không thận trọng có thể làm sụp đổ sự cố gắng trong cả quá trình gây dựng tên tuổi trước đó, bởi đây là cách lan truyền tin tức mạnh và nhanh nhất. Cán bộ PR có thể xây dựng một “ngân hàng dữ liệu thông tin truyền thông” để sẵn sàng trả lời chất vấn của giới truyền thông một cách nhanh chóng, đó là cơ sở dữ liệu về các sự kiện và số liệu – không chỉ về công việc của trung tâm mà những vấn đề trung tâm đang giải quyết.
Trở thành một cận vệ thân tín của ban lãnh đạo
Theo đó, phải thiết lập được một mối liên hệ xuyên suốt trong nội bộ - biết mọi người và được mọi người biết đến – và gây dựng đướcự tin cậy của mọi người để có thể thu thập thông tin từ tất cả các phòng ban trong tổ chức bất cứ lúc nào. Cán bộ PR phải báo cáo tổng quát cho lãnh đạo cấp cao về những cuộc trò chuyện, phỏng vấn, bài phát biểu và những dịp xuất hiện trước công chúng, bố trí các cuộc “diễn tập” trước những buổi đón tiếp nhà báo, hay giúp ban lãnh đạo làm quen “ống kính” trước khi xuất hiện trên truyền hình.
Hiểu rừ về sản phẩm và nguồn nhõn lực
Cán bộ PR phải là người am hiểu về điện thoại di động, các xu hướng trên thị trường như một chuyên gia để được ban lãnh đạo nể trọng. Ngoài lĩnh vực PR, cán bộ PR có thể là người đề xuất các kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho ban lãnh đạo về các đường lối chính sách của tổ chức.
Có mối quan hệ tốt khi làm việc với giới báo chí
Cán bộ PR phải tạo và duy trì được mối quan hệ tốt với cá nhân người biên tập và phóng viên: Cần phải có một danh sách phóng viên được cập nhật thường xuyên Thường xuyên có sự liên hệ, thực hiện chính sách ưu đãi về sản phẩm ( bán sản phẩm với giá thấp, cung cấp dịch vụ miễn phí.. ); hỗ trợ về thông tin ( Trả lời các câu hỏi về sản phẩm, công ty; Tạo điều kiện để phóng viên chụp ảnh quay phim và phỏng vấn lãnh đạo..). Khi gửi thông tin tới biên tập viên/phóng viên, cán bộ PR cần phải chú ý cách mà họ muốn tiếp nhận: Có người muốn nhận qua email, những người cẩn thận muốn nhận thông tin có xác nhận qua bản fax, một số người muốn được gọi điện thông báo về tin tức mới.
Giám sát quá trình thực hiện công việc
Tìm hiểu những gì mà các phóng viên mong muốn, và cung cấp cho họ điều đó.
Hoạch định chương trình PR
• Xác định mục tiêu: Sau khi xem xét, đánh giá tình hình cần phải xác định được một danh mục các mục tiêu cần phải đạt được, cụ thể trong tình huống hiện nay là: Thay đổi hình ảnh của công ty trong tâm trí của những khách hàng chưa có sự hiểu biết về trung tâm và sản phẩm bằng cách công bố những thành tích của công ty mà ít người được biết; Cải thiện mối quan hệ với công chúng sau những chỉ trích do hiểu lầm về chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. • Hoạch định ngân sách: Việc hoạch định ngân sách là hết sức cần thiết, trước hết là để biết được chi phí thực hiện các chương trình PR; xác định tiến hành loại chương trình nào với nguồn ngân sách được cấp; lập kế hoạch chi tiết về số lượng công việc cần thực hiện và sau khi hoàn thành chương trình sẽ căn cứ vào bản dự thảo ngân sách để đo lường kết quả, xem xét ngân sách đã được sử dụng đúng mức và phân bổ hợp lý cho từng hoạt động hay chưa?.