Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo phương thức uỷ thác của Công ty TNHH EDD

Những vấn đề chung về công tác quản lý và kế toán hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD

Tình hình biến động kinh tế trên thế giới tác động không tốt đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ta thấy doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm đó là do chi phí bán hàng tăng cao.

Kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD

+ Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài khoản qua hàng ngân: người mua hàng sẽ làm đơn hàng sau đó Fax đơn hàng về Công ty và chuyển tiền gửi vào tài khoản thông qua Ngân hàng. Do công ty tạo được uy tín về thanh toán tiền hàng trong thời gian qua, mối quan hệ gắn bó giữa công ty và ngân hàng, số dư tài khoản tiền gửi tại ngân hàng luôn đảm bảo thanh toán nên từ tháng 11/2005 công ty không phải ký quỹ để mở L/C. Công ty TNHH EDD uỷ thác cho công ty TNHH Nhất Nam nhập khẩu Hoá chất CaCO2, Dầu mỡ, Chất cách điện cho cáp quang thông tin theo hợp đồng uỷ thác số 201/ EDD - VT.

Ngày 30/5/2005 Công ty Nhất Nam sẽ nhận được hoá đơn do Hoa Mai IHI lập và thông báo thư bảo lãnh của ngân hàng Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo thông qua Vietcombank về số tiền đặt cọc 20% trị giá lô hàng là 18.000USD. Ngày 06/06/2005 sau khi kiểm tra hoá đơn của Công Ty Hoa Mai IHI, phòng thiết bị phụ tùng lập giấy đề nghị đề nghị phòng kế toán xem xét và chuyển số tiền đặt cọc cho Công Ty Hoa Mai IHI. Ngày 10/06/2005 Công ty Nhất Nam lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ và lệnh chuyển tiền yêu cầu Ngân hàng Ngoại Thương thanh toán số tiền đặt cọc là 18.000 USD bằng TTR cho Công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng người hưởng lợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo.

Ngày 28/11/2005 cùng với bộ chứng từ và tờ khai hàng nhập khẩu và chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Hải Phòng nhận thay Công ty EDD đến làm thủ tục nhận hàng. Chi nhánh nhận được lệnh giao hàng và hóa đơn phí CFS (Phí khai thác hàng chung chủ) và phí bốc xếp do công ty TNHH TM – DV giao nhận quốc tế Tân Cả Lợi lập để bàn giao hàng cho công ty Nhất Nam. Đồng thời, chi nhánh lập Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hóa cho chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt chuyển hàng về kho vật tư của Công ty EDD.

 Ngày 10/06/2005 Vinacimex mua ngoại tệ và thanh toán số tiền đặt cọc là 18.000 USD cho công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng người hưởng lợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo. Căn cứ vào tờ khai hải quan, cơ quan thuế hải quan sẽ tính ra số thuế nhập khẩu (Thuế suất 0%) và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp (thuế suất 5%) và ra thông báo thuế. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi, ngoại tệ như Công ty EDD chuyển tiền vào tài khoản của Vinacimex, mua ngoại tệ để thanh toán, thanh toán chi phí chi hộ thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh vào phần hành kế toán “tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”.

Hàng tháng, hàng quý, kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp”, vào phần “cập nhật chứng từ” để in “phiếu kế toán”, vào phần “hình thức sổ nhật ký chung” để in bảng cân đối phát sinh và vào phần. Sau khi xếp hàng lên tàu, công ty Shinho sẽ gửi 2 bộ chứng từ về ngân hàng thông báo L/C và fax một bộ copy gồm Vận đơn, Chứng nhận chất lượng, số lượng và Chứng nhận của nhà cung cấp trong vòng 3 ngày tính từ. Ngày 16/06/2005 công ty chấp nhận thanh toán hối phiếu, lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ để thanh toán cho Công ty Shinho và đề nghị ngân hàng thanh toán qua L/C.

Ngày 17/06/2005 khi hàng sắp về đến cảng Hải Phòng, chi nhánh lập giấy báo phương tiện đến giao nhận hàng cho công ty TNHH EDD để họ chuẩn bị nhận hàng. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi, ngoại tệ như công ty TNHH EDD chuyển tiền vào tài khoản của Vinacimex, mua ngoại tệ để thanh toán, thanh toán chi phí thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh vào phần hành kế toán “tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”.

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HểA NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY TNHH EDD

Nhờ hệ thống công nghệ thông tin hiện đại đã giảm nhẹ khối lượng công việc tương đối lớn, đồng thời đảm bảo việc xử lý thông tin kế toán một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và mang lại hiệu quả cao. Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và qui mô kinh doanh, công ty còn đăng ký lập thêm một số tài khoản cấp 3 và cấp 4 để quản lý chi tiết từng đối tượng dưới sự cho phép của Bộ Tài chính. Quá trình lưu giữ chứng từ được tổ chức khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ khi cần thiết.

Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ theo trình tự thời gian, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Việc chi tiết TK 1121, TK 1122 ra các tiểu khoản ở từng ngân hàng tuy thuận lợi cho việc theo dừi số tiền ngoại tệ ở từng Ngõn hàng nhưng việc Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán đã gây ra nhiều phức tạp, khó khăn do Công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Kế toán nên thay đổi TK hạch toán cho đúng với chuẩn mực và bản chất của chênh lệch ngoại tệ là chi phí tài chính (TK 635) hay thu nhập tài chính (TK 515).

Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh kế toán nên trích lập các khoản dự phòng cho các khách hàng lớn của Công ty và các mặt hàng có giá trị lớn, dễ biến động. Hiện nay, kế toán của công ty hạch toán tất cả các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá từ khi bắt đầu quá trình nhập khẩu cho đến khi thanh lý hợp đồng trong trường hợp nhập khẩu trực tiếp vào chi phí bán hàng - TK 641 mà không hạch toán vào chi phí thu mua. Việc hạch toán các chi phí liên quan đến thu mua vào chi phí thu mua mà không hạch toán vào chi phí bán hàng sẽ phản ánh đúng kết quả kinh doanh.

Nên đối với khách hàng thanh toán những khoản công nợ trước thời hạn quy định, công ty nên cho họ hưởng chiết khấu thanh toán để khuyến khích họ thanh toán sớm. Với qui mô kinh doanh ngày càng mở rộng, khách hàng của công ty không chỉ là các Công ty Xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng mà còn mở rộng ra là các doanh nghiệp ngoài Tổng công ty, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Đối với các khách hàng ngoài Tổng công ty, để bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo có thể bù đắp các tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi, đồng thời phản ánh đúng giá trị thực các khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính, công ty nên lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi.

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi thì công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, công ty phải theo dừi riờng trờn sổ kế toỏn và ngoài bảng cõn đối kế toỏn trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có biện pháp để thu hồi nợ. Chi phí tăng sẽ làm giảm lợi nhuận trước thuế của công ty và sẽ làm giảm số thuế TNDN phải nộp, phản ánh chính xác hơn kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.