Tổ chức Hệ thống Tài khoản Kế toán tại Công ty Thương mại Dịch vụ Số 1

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

- Tài khoản các loại tiền: Ngoài tài khoản tiền mặt, Tài khoản TGNH công ty chi tiết theo các Ngân hàng và ngoại tệ gửi tại các Ngân hàng. - Tài khoản công nợ khách hàng công ty: Công ty chi tiết theo hướng khách hàng của công ty( phòng NV1 và NV2), khách hàng của phòng NV3, khách hàng phòng NV4, khách hàng của quầy lẻ, công nợ khoán xe, dịch vụ nhà nghỉ. - Tài khoản thuế GTGT: Công ty chi tiết theo hướng thuế GTGT được khấu trừ và thuế GTGT phải nộp cho các kho Công ty, kho cửa hàng 3 (Trung tâm Dệt may 3), cửa hàng 12 Bờ hồ, hàng nhập khẩu.

- Tài khoản doanh thu, giá vốn : Công ty chi tiết theo doanh thu bán hàng và giá vốn của công ty, của CH3, của CH4 (phòng phụ liệu), của quầy lẻ Bình, cửa hàng 12 Bờ hồ, của xưởng chỉ, doanh thu tiền hoa hồng. Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần đơn giản, từ những chứng từ ban đầu, tuỳ theo từng công việc của mỗi kế toán, sẽ nhập dữ liệu vào máy theo từng phần hành theo từng ngày phát sinh các nghiệp vụ. Hàng ngày, cuối tháng, cuối quý kế toán in ra các sổ tổng hợp, Sổ Cái, Báo cáo kế toán phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị.

Hội đồng giao nhận TSCĐ của công ty gồm có phòng TCHC và phòng Kế toán, hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện của đơn vị giao TSCĐ lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ bao gồm Máy móc thiết bị và dụng cụ quản lý, sau đó sao cho mỗi bên lưu giữ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. (3): Kế toán TSCĐ sẽ lập thẻ TSCĐ và cập nhật thông tin về TSCĐ vào phần hệ “Kế toán TSCĐ” sau đó vào phần “Khai báo thông tin về tài sản” ở phần mềm FAST, dựa trên đó làm cơ sở để lên sổ Cái và sổ tổng hợp TSCĐ và lưu, bảo quản thông tin về TSCĐ trên máy.

Mã tài sản (số thẻ), tên tài sản, Đơn vị tính, phân loại nhóm tài sản, Nước sản xuất, năm sản xuất, Lý do tăng tài sản, Ngày tăng tài sản, Bộ phận sử dụng, Nguyên giá(theo nguồn vốn khấu hao), Giá trị đã khấu hao, Giá trị còn lại, Ngày ghi nhận giá trị còn lại, Ngày bắt đầu tính khấu hao, tài sản có/không tính khấu hao, Tài khoản TSCĐ (TK 211), tài khoản hao mòn TSCĐ (TK 214), Tài khoản chi phí ( TK 642), Số tháng khấu hao, Tỷ lệ khấu hao tháng, giá trị tính khấu hao. (1): Giám đốc công ty căn cứ vào thủ tục mà kế toán TSCĐ xác định là TSCĐ không dùng được, ra quyết định thanh lý TSCĐ. (4): Kế toán TSCĐ dựa vào biên bản thanh lý TSCĐ làm căn cứ để nhập nghiệp vụ thanh lý TSCĐ vào máy ở “Phân hệ Kế toán TSCĐ” và vào phần” Khai báo giảm tài sản”.

Fast Accounting cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Việc tính và trả tiền lương có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Tổng hệ số lương doanh số công ty lấy một phần hoặc toàn bộ số tiền từ quỹ lương còn lại sau khi đã chi lương ăn trưa và lương cơ bản.

Tiền lương vụ việc áp dụng cho những người lao động ngoài hợp đồng Những người lái xe trong công ty thường áp dụng hình thức trả lương này. Để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng, công ty trích theo một tỷ lệ quy định là 2% trên tổng quỹ lương và phụ cấp, được phép tính vào chi phí.

Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán 1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ

• Tài khoản sử dụng

(4) : Kế toán tiền mặt, TGNH lập phiếu thu tiền hoặc chuyển tiền qua ngân hàng (nếu khách hàng yêu cầu chuyển tiền qua Ngân hàng của họ).Sau đó lưu và quản bảo số liệu. (1): Người bán sau khi thực hiện hợp đồng ký kết với công ty Thương mại dịch vụ số 1, giao HĐ GTGT liên 2 đến các phòng nghệp vụ hoặc TTDM 3 đề nghị nhập hàng vào kho. Biờn bản này do bờn khỏch hàng lập trong biờn bản nờu rừ lý do tại sao trả lại hàng kèm theo HĐ GTGT liên 2 do bên khách hàng lập + hợp đồng kinh tế(Giấy đề nghị mua hàng).

Đối với hàng bán lẻ công ty không tách thuế luôn do đó cuối tháng để tính doanh thu không thuế, kế toán lập chứng từ này để ghi giảm doanh thu và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp đối với hàng bán lẻ. - Hoá đơn vận chuyển hàng : Hãng dịch vụ đường biển gửi cho công ty khi họ nhận hàng chuyển đi nước ngoài (Hãng dịch vụ đường biển này có thể do phía nước ngoài thuê hoặc công ty thuê hộ) và khoản chi phí vận chuyển do bên nước ngoài chịu. Khi hàng hoá qua kiểm tra chất lượng mặt hàng đủ tiêu chuẩn quy định như trong hợp đồng .Khi đó Hải quan đưa cho công ty Tờ khai hàng hoá xuất khẩu .Sau khi có sự xác nhận của Hải quan và giám đốc công ty hàng được phép ra khỏi biên giới.

Bên nước ngoài thanh toán cho công ty theo hình thức L/C : Công ty lập bộ chứng từ bao gồm: Invoice, Packing list, Bill tàu (Hợp đồng vận chuyển đường biển), kèm theo chứng từ xuất xứ loại hàng xuất khẩu. Bộ chứng từ này gửi cho Ngân hàng của công ty (NH Công Thương ) để chuyển cho NH bên phía nước ngoài, bên phía nước ngoài nhờ Ngân hàng của họ chuyển tiền cho Ngân hàng của mình. Kế toán đối chiếu số tổng cộng trên Báo cáo bán hàng theo 2 nhóm chỉ tiêu với sổ tổng hợp TK 5111 và TK632.Nừu có sự chênh lệch kế toán thực hiện việc lọc Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho theo từng phòng nghiệp vụ.

Kế toán đối chiếu tổng số thuế phải nộp trên Bảng kê hoá đơn bán hàng ( Tính số thuế đầu ra theo số hoá đơn GTGT, Bảng kê này không viết TK 3331 theo từng phòng Nghiệp vụ )với Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra theo từng phòng Nghiệp vụ (Tính số thuế GTGT đầu ra theo TK 3331 theo từng phòng Nghiệp vụ ) Nếu có chênh lệch kế toán thực hiện việc lọc Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho theo từng phòng Nghiệp vụ để xem việc định khoản lại các TK 3331 theo từng phòng Nghiệp vụ. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán đối chiếu số lượng của từng loại hàng hoá với Báo cáo tồn kho hoặc Sổ chi tiết hàng hoá cho từng loại hàng hoá. Khách hàng(Bưu điện HN) thông báo cho công ty sẽ thu một khoản tiền điện thoại và phát ra uỷ nhiệm thu tại NH của họ và chuyển uỷ nhiệm thu sang NH Công Thương của CT sẽ trích tiền để thanh toán thông qua Giấy báo số dư khách hàng.

Chứng từ đi vay gồm có Hợp đồng tín dụng, Phương án kinh doanh, Đơn xin mở thư tín dụng, Sales contract (Hợp đồng của bên nước ngoài- bên bán), hợp đồng kinh tế ký kết về việc bán hàng giữa công ty với khách hàng. Khi có nhu cầu trả tiền nước ngoài, phòng Nghiệp vụ 2 đưa bộ chứng từ gồm Hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty và khách hàng, Invoice, Packing list của phía nước ngoài và lập giấy đề nghị thanh toán gửi sang phòng kế toán. Bộ chứng từ này gửi cho Ngân hàng của công ty (NH Công Thương ) để chuyển cho Ngân hàng bên phía nước ngoài, bên phía nước ngoài nhờ Ngân hàng của họ chuyển tiền cho Ngân hàng của mình.

Hàng tháng công ty lập Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào để theo dừi doanh số mua vào và thuế GTGT đầu vào và Bảng kờ hoỏ đơn chứng từ hàng hoỏ dịch vụ bỏn ra để theo dừi doanh số bỏn ra và thuế GTGT đầu ra đối với từng phòng NV và nhà nghỉ Hoa Lan, Trung tâm dệt may 3. Vì là đơn vị phụ thuộc nên công ty không phải tính thuế thu nhập doanh nghiệp mà nộp lãi trước thuế về tổng công ty nên công ty không thực hiện phân phối lợi nhuận do đó quỹ khen thưởng phúc lợi được trích từ quỹ lương 10%.