Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Vật tư Vận tải Xi măng

Giới thiệu chung và cơ cấu tổ chức của công ty

Trụ sở chính của Công ty là nơi đặt văn phòng làm việc của Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty, các phòng nghiệp vụ của Công ty gồm: Văn phòng Công ty, Phòng Kế hoạch – Điều độ, Phòng Tổ chức lao động, Phòng Tài chính – Kế toán – Thống kê, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh vận tải, Phòng Đầu tư Xây dựng, Phòng Kinh doanh phụ gia, Phòng Điều độ. Là đơn vị quản lý công tác, hành chính quản trị; hậu cần an ninh; an toàn cơ quan; mua sắm và quản lý các tài sản thuộc cơ quan Công ty; phục vụ và chăm lo điều kiện làm việc, sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên trong toàn Cty. Tham mưu cho Giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán – thống kê – tài chính trong toàn Công ty theo đúng Luật Kế toán.

Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty và tổ chức thực hiện các quyết định về công tác kế hoạch hóa, công tác quản lý sản xuất kinh doanh phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác vận tải và kinh doanh vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty; tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh vận tải. Tham mưu cho Giám đốc Công ty về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý trong Công ty, công tác lao động tiền lương và thực hiện chế độ chính sách đối vơi người lao động theo quy định của Nhà nước và Công ty.

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh mình, khai thác, quản lý, vận tải, tiếp nhận, bảo quản và cung ứng các loại hàng hóa phục vụ cho sản xuất xi măng; giao dịch, tổ chức thực hiện hoạt động kinh tế được công ty giao, kiểm hàng hó trước khi xuất. + Chi nhánh Quảng Ninh + Chi nhánh Hải Phòng + Chi nhánh Phả Lại + Chi nhánh Hoàng Thạch + Chi nhánh Bỉm Sơn + Chi nhánh Hà Nam + Chi nhánh Phú Thọ + Chi nhánh Hoàng Mai.

Hình thức kế toán và phương thức kế toán

Hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tính và sử dụng phần mềm kế toán Cyber Accounting 2006 do công ty Cổ phần quản trị doanh nghiệp Cybersoft sản xuất. Phần mềm này quản lý được danh sách khách hàng, kho, danh mục hàng hóa…. Tuy nhiên đây cũng vẫn là một phần mềm kế toán nói chung dành cho cả hệ thống kế toán nên nó chưa phải là một phần mềm kế toán bán hàng hoàn chỉnh.

- Đối với hàng tồn kho: Giá trị hang tồn kho cuối kỳ được ghi nhận theo phương pháp bình quan gia quyền. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG.

Xác định luồng hệ thống

Xác định luồng hệ thống nhằm phân định công việc giữa người và máy, các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình máy làm được thay thế bằng các File tương ứng. - Phương thức tiến hành: Tiến trình thực hiện trên máy và được xử lý trực tuyến để kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho khách hàng dauwj vào báo cáo Nhập Xuất – Tồn. - Khi xuất hàng bán cho khách sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT bán hàng, người lập phiếu sẽ nhập thông tin hàng xuất vào máy và có thể in ra hóa đơn GTGT bán hàng.

- Tiến trình được thực hiện xử lý (theo lô) mỗi khi viết phiếu chi cho khách. Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, hệ thống sẽ lưu thông tin về số tiền đã thu của khách và tiến hành xuất phiếu thu cho khách. - Tiến trình được thực hiện xử lý (theo lô) mỗi khi có tình hình nhập - xuất kho hàng hóa.

Hệ thống sẽ lưu các thông tin về hàng hóa, về kho hàng, về đơn vị sản xuất (nếu là phiếu nhập) hoặc về khách hàng (nếu la xuất) và xuất phiếu nhập xuất kho. - Sau 1 niên độ kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập vào máy có thể. - Cuối mỗi tháng máy căn cứ vào chứng từ nhập vào máy có thể in sổ chi tiết theo dừi cụng nợ.

- Cuối mỗi tháng máy căn cứ vào chứng từ nhập vào máy để ghi và in sổ chi tiết hàng hóa. - Cuối mỗi tháng hoặc khi nào có yêu cầu có thể in báo cáo nhập xuất tồn, máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào máy và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo nhập xuất tồn. - Cuối mỗi tháng hoặc khi nào có yêu cầu có thể in báo cáo doanh thu bán hàng, máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào máy và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo doanh thu.

- Cuối mỗi tháng hoặc khi nào có yêu cầu có thể in báo cáo công nợ khách hàng, máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào máy và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo công nợ khách hàng.

Menu chương trình

Chương trình được sử dụng chủ yếu thông qua hệ thống Menu, trong đó hệ thống menu chính gồm có: menu Quản trị dữ liệu, menu dữ liệu, Tra cứu và Tìm kiếm, menu Báo cáo, menu Trợ giúp.