Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
MỤC LỤC
Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 1.Khái niệm quản trị văn phòng
Một người lãnh đạo có uy tín là người có khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân viên vào trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc. Nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vấn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp nhưng không đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn hóa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực.
THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHềNG Ở CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Trong giai đọan hiện nay công ty cũng đang gặp phải một số khó khăn ,thử thách mới như: sự hoà nhập thi trường quốc tế ở mức độ cao, đặc biệt là từ khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, thị trường Việt Nam sẽ được mở rộng hơn cho các doanh nghiệp nước ngoài, khiến cho mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, các loại hình dịch vụ vận tải gia tăng, cạnh tranh rất quyêt liệt,về chất lượng sản phẩm và giá cả… Song dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty cùng sự nhiệt tinh làm việc của toàn thể nhân viên công ty các chỉ tiêu kinh tế đều tăng so với cùng kỳ năm trước và công ty đang từng bước đi vào hoạt động ổn định theo đúng quỹ đạo. Bộ phận kế toán : Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về quản lý nhân sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phòng, đề ra các nội dung quy chế của công ty, chịu trách nhiệm công tác bảo vệ tài sản, các thủ tục hành chính, cung cấp lưu trữ các văn bản, công văn, phụ trách công tác đối nội, đối ngoại của công ty, có nhiệm vụ hạch toán kinh tế về các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin , số liệu về hoạt động của sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính cho đơn vị quản lý và giám đốc.Thực hiện việc quản lý về tiền - vốn, tính toán chi trả lương cho người lao động.
Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng. Có thể thấy chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của doanh nghiệp tổ chức nhằm đảm bảo cho các hoạt động đó được diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra, là cơ sở đểu thủ trưởng doanh nghiệp tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ.
Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty
Các bộ phận luôn cố gắng thực hiện tốt chương trình kế hoạch đề ra tránh được những tổn thất không đáng có nhất là về kinh tế vì công ty là một doanh nghiệp kinh doanh vấn đề hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận luôn được đặt lên hàng đầu. - Phòng làm việc của trưởng phòng không được tách riêng nên ảnh hưởng đến sự tập trung của mỗi cá nhân, hơn nữa việc tiếp khách của trưởng phòng ngay tại phòng làm việc cũng ảnh hưởng đến tính tập trung và chất lương công việc của nhân viên, tạo cho khách cảm thấy không thoải mái trong khi trao đổi nhất là những vấn đề mang tính bí mật.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng
Quy định của cụng ty cũng quy định rừ trỏch nhiệm của phũng hành chớnh là theo dừi, quản lý việc khai thỏc cỏc thụng tin trờn mạng cú mục đớch rừ ràng, cú hiệu quả cho công việc và giúp thư giãn trong quà trình làm việc của nhân viên nói chung để tránh tình trạng khai thác thông tin thừa, không mang lại kết quả. Điều này rất quan trọng vì nhân viên chỉ cảm thấy hứng thú với công việc khi công việc ma họ được phân công đúng ngành nghề mà họ đã từng học, từng nghiên cứu và yêu cầu công việc phải tương xứng với trình độ chuyên môn của họ, không thể có sự hoàn thành tốt công việc nếu một nhân viên bình thường lại được giao một công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao khi đó sẽ dẫn đến tâm lý chán chường.
Quản lý chi phí của công tác văn phòng
Nhưng phải làm ở mức độ nào, một người không hiểu biết gì về quy định hành chính văn phòng, không năm được cách soạn thảo văn bản thế nào cho đúng với quy định của nhà nước thì làm sao có thể hoàn thành tốt công việc, làm sao có thể tham mưu cho lãnh đạo về cách soạn thảo văn bản hành chính. Để tránh tình trạng thừa cơm gây lãng phí bộ phận văn phòng yêu cầu các phòng ban phải báo số lượng người ăn trưa trong ngày trước 11 giờ trưa để cán bộ văn phòng tổng hợp số lượng và báo cho nhà hàng, đây là một phương thức sử dụng hợp lý trong việc tiết kiệm chi phí.
Quản trị cơ sở vật chất
Đối với điều kiện cơ sở vật chất khác khi bàn giao cho từng phòng đã có biên bản bàn giao tức là cơ sở vật chất đó đã thuộc quyền sở hữu, thuộc quyền quản lý của phòng. Nhờ có công tác quản lý chặt chẽ, hiệu quả kết hợp với ý thức tự giác bảo vệ tài sản công ty của toàn thể nhân viên từ khi thành lập cho đến nay công ty chưa xẩy ra tình trạng mất mát.
Công tác quản lý nhân sự
Trải qua 4 năm hoạt động cũng là thời gian công ty trải qua nhiều biến động về nhân sự trừ các vị trí chủ chốt thuộc ban lãnh đạo công ty chưa có nhân viên nào gắn bó với công ty trên 2 năm, không khí làm việc của công ty rất vui vẻ, toàn thể nhân viên sống với nhau như một gia đình, điều kiện làm việc tốt vì vậy sự biến dộng về nhân sự là do quy mô công ty nhỏ, các vị trí quản lý chủ chốt đã có người đảm nhiệm cho nên nhân viên không có cơ hội thăng tiến cũng như phát triển bản thân. Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu trực tuyến chức năng vì thế các trưởng phòng là người trực tiếp quản lý nhân viên của phòng mình về giờ giấc làm việc cũng như khả năng hoàn thành công việc của nhân viên trong các buổi tổng kết quý, tổng kết năm.
Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan
Nội bộ công ty ổn định, toàn thể nhân viên sống đoàn kết quan tâm lẫn nhau, cuối mỗi tháng công ty thường tổ chức đi picnic để giảm stress sau một tháng làm việc căng thẳng, lấy lại tinh thần cho một tháng làm việc tiếp theo. Đối với các quy định trên các nhân viên văn thư đã nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng nội quy và không để xẩy ra những sai sót và nội quy này được viết thành văn bản hưỡng dấn cho các phòng ban khác trong trường hợp tiếp nhận những văn bản không hợp lệ, sai quy cách thì văn bản không được đóng dấu và nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân đó chỉnh sửa lại văn bản cho đúng thể thức, quyề hạn và trách nhiệm của phòng ban, cá nhân đó.
Quy trình quản l ý văn bản đến, văn bản đi a. Quy trình quản l ý văn bản đến
- Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao phân phối ngay trong ngày đó Trình xin ý kiến phân phối văn bản : sau khi bóc bì đóng dấu lên văn bản, cán bộ văn thư đăng ký một phần văn bản vào sổ rồi trình tất cả mọi văn bản giấy tờ đã nhận được cho chánh văn phòng rồi trình lên thủ trưởng cơ quan đề nghị xin ý kiến phân phối văn bản. - Được sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trong của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay như: thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có tinh thần trách nhiệm, mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức cho nhân viên tha, gia các buổi giao lưu, học hỏi tại các buổi hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp.
VẬN TẢI AN THÁI
Phòng hành chính nên tổ chức các buổi giao lưu, tổng kết cuối quý để cán bộ và nhân viên trong văn phòng thêm tình đoàn kết, giao lưu học hỏi, nhận thấy những thiếu sót trong việc điều hành, thực hiện công việc được giao, giúp trưởng phòng hiểu thêm nhân viên của mình để có phương thức quản lý, điếu hành cho phù hợp. Về mặt thực tiễn luận văn đã nghiên cứu về quản trị văn phòng thông qua các nghiệp vụ của phòng hành chinh tổng hợp của công ty để rút ra được những thuận lợi, khó khăn, những vấn đề tồn tại để từ đó đưa ra những đề xuất, biện pháp nhằm giúp công ty tìm ra những biện pháp về nhân sự và trang thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng để nâng cao công tác quản lý, điều hành.