Kế toán và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần nhà thép Đinh Lê

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ

Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê

Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm được các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng mức tồn kho đối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư, đặc biệt đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được dự trữ với khối lượng lớn.

Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc tiến hành nhập - xuất - tồn vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết. Mặt khác, Công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, đồng thời xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất. Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn (Biểu số 4) nhằm mục đớch theo dừi tỡnh hỡnh biến động vật tư của kho cả về số lường và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho.

Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu

(biểu số 6) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, đồng thời cán bộ phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 7) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho NVL đó. Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Khi vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu.

Để lập được phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hoá đơn, chứng từ: Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thương mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế… từ đó kế toán lập bảng tính giá hàng nhập khẩu, nhưng phải quy đổi ra tiền Việt Nam. Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá vật tư, thủ kho lập biên bản giao nhận hàng, và nhập kho số vật tư đó tương tự như nhập kho vật tư mua ngoài trong nước. Trong đú, khai bỏo rừ mó vật tư và mó nhà cung cấp, từ đú mỏy tính sẽ tự động chuyển các số liệu đó sang sổ chi tiết vật tư (biểu số 3) cả về số lượng và giá trị (giá thực tế ghi trên hoá đơn) của lượng NVL nhập mua.

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ

Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu

Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công xong thì nhập lại kho của Công ty. Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu xin xuất vật tư (Biểu số 12). Phiếu này được lập thành 1 liên, 1 liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho.

Căn cứ vào các phiếu xin xuất vật tư, cán bộ cung ứng vật tư ở phòng quản lý sản xuất lập phiếu xuất kho (Biểu số 13) - phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) theo yêu cầu sản xuất. Từ các Chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL trên kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số14) theo thứ tự số hiệu của các Chứng từ ghi sổ, mục đích là nhằm quản lý các Chứng từ ghi sổ của tất cả các nghiệp vụ nhập xuất NVL phát sinh. Mỗi nghiệp vụ được ghi trờn một dũng trong đú ghi rừ ngày thỏng ghi sổ, số Chứng từ ghi sổ, ngày tháng lập chứng từ ghi sổ, nội dung nghiệp vụ, TK đối ứng và số phát sinh TK 152.

SỔ CÁI

TẠI CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ

Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yờu cầu theo dừi thường xuyờn, liờn tục tỡnh hỡnh biến động của NVL. Việc áp dụng kế toán máy ở Công ty (Công ty áp dụng phần mềm kế toán EFFECT) giúp quy trình hạch toán trở nên gọn nhẹ nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc… Bên cạnh đó, trong phòng kế toán viên mỗi người trang bị một máy vi tính, với điều kiện như vậy sẽ giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công của kế toán, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán ở Công ty. Công ty có kế hoạch thu mua NVL rất khoa học, do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các xưởng sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm thiểu được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết.

Các NVL có khối lượng và giá trị lớp nhập kho của Công ty chỉ được lập biên bản nhận sau đó lập phiếu nhập kho chứ không được biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về chất lượng NVL nhập kho. Kiến nghị: Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài nhập kho (đặc biệt là lượng NVL có khối lượng và giá trị lớn): Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL, NVL mua về trứơc khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng quy cách thực tế của NVL. Tuy nhiên trong trường hợp Công ty tiến hành thu mua NVL trong tháng và đã nhận được hoá đơn, chứng từ thanh toán của bênbán, Công ty đã thanh toán hay chưa chấp nhận thanh toán cho bên cung cấp, lúc này số NVL mua trên đã thuộc quyền sở hữu của Công ty.

Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, giúp cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh bảo quản và sử dụng vật liệu một các hợp lý và phù hợp, đồng thời góp phần nâng cao việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, điều chỉnh hợp lý chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Trước khi kết thúc đề tài, một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất tới Cô giáo hướng dẫn Phó giáo sư, Tiến sĩ Phạm Thị Gái, các thầy các cô giáo trong khoa cùng các bác, các cô, các chú anh chị tại phòng kế toán, kế toán các đội sản xuất, lãnh đạo Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này.