MỤC LỤC
Sản phẩm của Công ty được bán cho thị trường nội địa và xuất khẩu (chủ yếu là Séc và Đức). Do Công ty ký hợp đồng với một Công ty bao tiêu toàn bộ sản phẩm cho thị trường bán lẻ nội địa nên bộ phận Kinh doanh chỉ tập trung vào việc xuất khẩu và bán hàng cho các siêu thị, Công ty. Trường hợp khách hàng yêu cầu, đặt hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp thì ghi vào “Sổ Tiếp nhận thông tin”.
Bộ phận Kinh doanh chuyển Đề nghị xem xét khả năng thực hiện đơn hàng xuống Nhà máy theo “Phiếu tiếp nhận yêu cầu khách hàng” bằng fax. Nhà máy xem xét khả năng thực hiện đơn hàng và trả lời cho bộ phận Kinh doanh theo “Kết quả xem xét đơn hàng” bằng fax. Căn cứ vào “Kết quả xem xét đơn hàng” do Nhà máy gửi lên, nếu chấp nhận đơn hàng của khách bộ phận Kinh doanh tiến hành báo giá cho khách hàng.
Trong quá trình thương thảo hợp đồng nếu có phát sinh thì quay lại bước 1. Bộ phận Kinh doanh trình giám đốc ký duyệt hợp đồng sau khi đã có thoả thuận về khả năng đáp ứng đơn hàng của Nhà máy và chấp nhận báo giá từ khách hàng. Trong quá trình sản xuất nếu có vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến đơn hàng thì Nhà máy báo lại cho bộ phận Kinh doanh theo “Thông báo phát sinh trong quá trình sản xuất”.
Nếu trong quá trình sản xuất, khách hàng có thay đổi nội dung đơn hàng hoặc hợp đồng, bộ phận Kinh doanh nhận thông báo yêu cầu thay đổi của khách hàng, đồng thời có trách nhiệm thông báo cho Nhà máy theo “Thông báo thay đổi nội dung đơn hàng” (Nếu có thể đáp ứng). Bộ phận Kinh doanh tiến hành giao hàng cho khách và thông báo yêu cầu gửi Nhà máy theo “Giấy yêu cầu giao hàng”. Ngoài ra, bộ phận Kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu xác định công nợ với khách hàng và thanh toán tiền theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
Trong trường hợp khách hàng đã ký kết hợp đồng và lấy hàng dài hạn thì bộ phận Kinh doanh sẽ gửi Forecast cho Nhà máy. Nếu chi phí sản xuất thay đổi, bộ phận Kinh doanh lập và gửi “Thông báo thay đổi giá tới khách hàng”. Sau hợp đồng được thực hiện hay hết thời hạn thực hiện hợp đồng, nếu bên mua và bên bán cùng thống nhất việc thanh lý hợp đồng thì bộ phận Kinh doanh có trách nhiệm lập và lưu giữ bản “Thanh lý hợp đồng kinh tế”, đồng thời phối hợp với các đơn vị liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn tại.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Nhựa và Bao.
Văn phòng công ty là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty, tổng hợp tình hình chung của Công ty, quản lý theo dừi cỏc hồ sơ liờn quan đến cổ đụng và cỏc vấn đề khỏc. - Tiếp nhận thông tin liên quan đến Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel việc của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Soạn thảo các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công việc của phòng và công ty theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty.
- Phục vụ các cuộc họp của Hội đồng quản trị, các cuộc làm việc của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty với các cơ quan hữu quan bao gồm: chuẩn bị nội dung, lịch trình điều kiện về vật chất và quản lý hồ sơ, biên. Phòng Kinh tế là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc trong các hoạt động tài chính kế toán, xuất nhập khẩu và bán hàng. - Phối hợp với Nhà máy đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các nhu cầu về vốn cho các hoạt động nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, phụ tùng, vật tư thay thế, các hoạt động đầu tư.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các thiết bị máy móc, xử lý khắc phục sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất. + Trợ giúp, tham mưu cho Giám đốc Nhà máy giải quyết mọi vấn đề liên quan đến các chế độ chính sách của người lao động trong Nhà máy. + Tổ chức các khoá đào tạo định kỳ, đào tạo nâng cao trình độ của người lao động nhằm đáp ứng các yêu cầu phát triển của Nhà máy và Công ty.
+ Chịu trách nhiệm cung cấp trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động cho toàn bộ các bộ phận trong Nhà máy. - Các hoạt động đối ngoại: duy trì và thiết lập các mối quan hệ công tác với các cơ quan hữu quan: chính quyền địa phương, công an, báo chí. Phòng Kỹ thuật - Bảo dưỡng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong các hoạt động kỹ thuật, sáng kiến cải tiến, nghiên cứu triển khai công nghệ mới.
- Xây dựng các quy trình về vận hành máy, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc hợp lý, hiệu quả để áp dụng trong toàn bộ các phân xưởng sản xuất. - Xõy dựng và theo dừi cải tiến cỏc quy trỡnh về vận hành mỏy, bảo trỡ, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc, khuẫn mẫu hợp lý hiệu quả. Phòng quản lý chất lượng sản phẩm là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Nhà máy trong các hoạt động quản lý chất lượng.
- Phối hợp với ca sản xuất về các vấn đề có liên quan nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm cũng như hiệu suất hoạt động của các phân xưởng sản xuất. - Phối hợp với ca sản xuất về các vấn đề có liên quan nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm cũng như hiệu suất hoạt động của các máy.