Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc: Đóng góp quan trọng vào chiến lược kinh doanh

Thực tế kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

Tính từ năm 1997, Chi nhánh chỉ có 9 cửa hàng xăng dầu quy mô nhỏ thì đến nay Chi nhánh đã có 19 cửa hàng đợc cải tạo nâng cấp xây dựng mới, trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến, hệ thống bể chứa công nghệ nhập khẩu có độ chính xác an toàn cao. Đến cuối kỳ, kế toán hàng tồn kho tiến hành lập bảng kê phân bổ giá vốn và Bảng phân bổ chênh lệch giá theo từng phơng thức để tính ra chênh lệch giữa giá. Đây là phơng thức tiêu thụ quan trọng của Chi nhánh với sản lợng tiêu thụ chiếm 47.47% tổng sản lợng tiêu thụ và doanh thu thuần chiếm 49.91% tổng doanh thu thuần trong năm 2005, đã khẳng định tầm quan trọng của phơng thức tiêu thụ này trong các chiến lợc về tiêu thụ của đơn vị.

Hiện nay, với 19 cửa hàng bán lẻ đợc cải tạo nâng cấp, xây dựng mới trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến đã góp phần đáp ứng nhu cầu về xăng dầu của các nhân tổ chức có nhu cầu về xăng dầu nhng với khối lợng nhỏ, chủ yếu là sử dụng xăng dầu phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và phục vụ cho sản xuất nhỏ. Theo phơng thức này thì khách hàng phải ký hợp đồng mua lẻ với Chi nhánh (th- ờng áp dụng cho những đối tợng khách hàng có nhu cầu lớn về xăng dầu nhng số lợng hàng lấy tại từng thời điểm nhỏ). Với chính sách bán hàng này Chi nhánh đã tạo ra động lực cho khách hàng mua hàng với khối lợng lớn, đồng thời đẩy nhanh đợc tình hình tiêu thụ tại đơn vị.

Hàng tháng, phòng Kinh doanh sẽ bán “Phiếu nhận xăng dầu thanh toán tr- ớc” cho các khách hàng có nhu cầu và khách hàng phải thanh toán ngay số tiền hàng. Các nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng thờng không phải viết hóa đơn nhng nếu khách hàng mua hàng yêu cầu viết hóa đơn, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành viết hóa đơn cho khách và giao cho hóa đơn cho khách sau khi khách đã ký nhận hàng vào hóa đơn. Sau mỗi ca làm việc nhân viên cửa hàng bán lẻ sẽ tính ra số l- ợng hàng bán trong ca làm việc đó cha lập hóa đơn và tiến hành lập hóa đơn một lần cho toàn bộ số hàng cha đợc lập hóa đơn đó.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập trong trờng hợp xuất hàng từ kho này đến kho khác trong nội bộ Chi nhánh và đợc coi là một chứng từ đợc sử dụng tại Chi nhánh (Mẫu chứng từ đã đợc đăng ký với Tổng cục thuế). Đến cuối tháng, căn cứ vào lợng hàng hóa bán ra trong tháng, cửa hàng trởng lập Báo cáo hao hụt gửi lên phòng Kinh doanh để cập nhập số liệu, sau đó sẽ chuyển sang cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ sách.  Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Bản kê hàng hóa do các cửa hàng bán lẻ gửi lên phòng Kinh doanh sẽ tiến hàng cập nhập số liệu vào máy rồi chuyển những chứng từ này cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán.

 Cứ 5 ngày các cửa hàng bán lẻ nộp Hóa đơn GTGT và Bảng kê hàng hóa bán ra lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sau khi đã cập nhật số liệu sẽ chuyển những tài liệu này cho phòng Kế toán – Tài chính.  + Cuối tháng kế toán tiến hành tính số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán của từng mặt hàng từ đó tính chính xác giá vốn thực tế của từng loại mặt hàng rồi tiến hành điền số liệu vào cột số lợng và giá vốn hàng bán cha chiết khÊu. Các cán bộ, công nhân viên trong Chi nhánh đợc hởng bao gồm: những ngời trong bộ máy điều hành công ty (giám. đốc, trởng phòng, phó phòng, nhân viên các phòng ban), những ngời lao động bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ (trởng cửa hàng, nhân viên bán hàng), thủ kho, bảo vệ….

 Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lơng và các chứng từ khác (giấy báo nghỉ ốm,…) kế toán tiến hành kiểm tra, ghi chép sổ sách và đợc tập hợp trên TK641 (chi tiết cho từng nhóm hàng hóa).  Đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh nào thì đợc hạch toán cho hoạt động kinh doanh đó, còn đối với những tài sản dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ đợc tập hợp và thực hiện phân bổ cho từng loại hoạt động kinh doanh theo những tiêu thức cụ thể ví dụ nh phân bổ theo mức độ tham gia của TSCĐ vào từng hoạt động kinh doanh hoặc theo doanh thu, sản lợng bán ra.  + Chi phí lãi vay: Là các khoản chi phí về tiền vay, là khoản tiền Chi nhánh phải trả cho ngân hàng, các tổ chức tín dụng tài chính về các khoản vay ngắn hạn, khoản tiền lãi vay phải trả cho Tổng công ty về các khoản nhận thanh toán tiền hàng nội bộ và khoản lãi vay vốn để đầu t XDCB mà tổng công ty đã.

 Căn cứ vào các Hóa đơn, chứng từ nh Phiếu chi, Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài (điện, nớc) phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, Bảng tính khấu hao TSCĐ… Kế toán tiến hành ghi số liệu vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, Bảng tổng hợp chi phí bán hàng, Bảng kê chi phí bán hàng và cuối tháng ghi số liệu tổng cộng vào Sổ cái TK641.