Ứng dụng IlibMe V5 trong Quản lý Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm của Trung tâm

Đáp ứng các chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ thư viện theo chuẩn Việt nam đang áp dụng tại Thư viện quốc gia Việt nam và các chuẩn quốc tế như MARC21 và AACR2…. Bên cạnh các tính năng hổ trợ việc quản lý thư viện truyền thống, phần mềm còn bổ sung các tính năng của thư viện điện tử. Khi thư viện mới thành lập, quy mô và khối lượng tài liệu không nhiều vậy nên phù hợp với phần mềm.

Giá cả phần mềm vừa phải, dễ sử dụng, bảo mật tốt, khả năng nâng cấp và sữa chữa phần mềm dễ thực hiện, chi phí thấp. Trình độ cán bộ đang còn hạn chế nên phù hợp với việc sử dụng của cán bộ thư viện và quá trình quản lý và khai thác tài nguyên của thư viện.

Thực trạng ứng dụng IlibMe V5 tại Trung tâm

Trong tương lai sắp tới với việc mở rộng quy mô Trung tâm và việc phát triển vốn tài liệu, có thể Trung tâm sẽ tiến hành việc sử dụng toàn bộ các phân hệ trong Phần mềm nhằm quản lý toàn bộ hoạt động của Trung tâm. IlipMe V5 quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại như: Bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm riêng biệt (sách, bài trích…), ấn phẩm nhiều kỳ (báo, tạp chí, tạp san..), tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu (với mọi loại hình tài liệu), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc – tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch.  Căn cứ vào nhu cầu bổ sung tài liệu của thư viện, sau khi lựa chọn được danh mục tài liệu cần bổ sung, cán bộ tại Trung tâm thường làm đơn nhận, In và dán nhãn, cá biệt hoá và phân kho cho tài liệu.

 Do tính đặc thù của mỗi loại tài liệu khác nhau đặt biệt sự khác nhau về định kỳ xuất bản, để dễ dàng tổ chức và kiểm soát các loại hình tài liệu đặt mua về thư viện, cán bộ Trung tâm thường sử dụng 2 phân hệ trong Module bổ sung gồm: Xuất bản phẩm riêng biệt (Sách và các tài liệu xuất bản không định kỳ) và Xuất bản phẩm nhiều kỳ (Báo, tạp chí và tài liệu xuất bản định kỳ) 2.3.1.1 Quy trình bổ sung Xuất bản phẩm riêng biệt.  Khi bổ sung tài liệu chức năng này cho phép tự động kiểm tra xem tài liệu đó đã có trong cơ sở dữ liệu hay chưa (5 yếu tố được coi là trùng:. Tên sách, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản và năm xuất bản). Chương trình hỗ trợ khả năng biên mục nhất quán với màn hình làm việc MARC Editor thông qua chuẩn MARC21 (chương trình đã hỗ trợ sẵn một danh mục chuẩn bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt, các nhóm nhãn trường và nhãn trường theo chuẩn này).

Module Biên mục là module chính của hệ thống, nó bao gồm các chức năng cho phép người cán bộ thực hiện biên mục, sửa, xóa… một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Vì chương trình sử dụng biên mục theo chuẩn MARC21 nên tất cả các quy tắc và tên các nhóm nhãn trường… đều được ghi trong cơ sở dữ liệu cho dù các trường hiển thị trên giao diện có thể có hoặc không. Để cán bộ Trung tâm có thể biên mục được tài liêu thì cán bộ tại Trung tâm phải tạo trước các Worksheet (phiếu nhập tin), với các trường MARC21 đã có sẵn để khi tiến hành biên mục cán bộ thư viện chỉ cần lấy các Worksheet đã tạo sẵn ra để nhập tin.

Một số nhận xét

Các chức năng nghiệp vụ được kiểm soát bằng những quy trình chặt chẽ, tạo nên một hệ thống tích hợp các chức năng. Với khả năng đáp ứng các chuẩn về thư viện và công nghệ thông tin trong xử lý và lưu trữ dữ liệu iLib.Me là công cụ hiệu quả để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, dữ liệu số. Xây dựng các sản phẩm thông tin: thư mục tài liệu, thông báo sách mới, thông tin tổng hợp, các dịch vụ trực tuyến; tra cứu thông tin, yêu cầu mượn, thông báo sách mới, các thông tin về mượn liên thư viện.

Trong quá trình biên mục chưa tạo được sự linh hoạt trong quá trình tạo lập và chỉnh sữa, chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc mô tả ISBD và chuẩn MARC 21 dẫn đến xuất hiện những lỗi về trình bày thư mục, in ấn và việc nhập dữ liệu (Lỗi phông chữ, mất thông tin, thừa thông tin…). Trường hợp sai một yếu tố trong hàng loạt các biểu ghi thì phân hệ biên mục của phần mềm chưa hỗ trợ việc thay thế yếu tố sai cho hàng loạt các biểu ghi đó mà phải sửa bằng phương pháp thủ công từng biểu ghi một. Phân hệ tra cứu Opac chưa được sử dụng một cách hiệu quả việc tra cứu chủ yếu được thực hiện thông qua hộp phích mục lục.

Điều này cần được sớm khắc phục thông qua việc đầu tư hệ thống máy tính tra cứu, hệ thống cơ sở vật chất đi kèm giúp việc quản lý được hiệu quả và khai năng khai thác tài nguyên tối đa.

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng IlibMe V5 tại Trung tâm .1 Tiếp tục hoàn thiện các hạn chế của phần mềm

Vì vậy, việc đón đầu và nghiên cứu các phân hệ khác của phần mềm là rất quan trọng, đòi hỏi Trung tâm phải đi trước và có sự chuẩn bị nhằm sớm ứng dụng và khai thác hết các tính năng sẵn có của phần mềm. Tuy nhiên, trang thiết bị, mạng máy tính, các phần mềm quản lý tra cứu chỉ đem lại hiệu quả cao khi có một đội ngũ cán bộ sử dụng thành thạo và làm chủ được công nghệ tiên tiến. Việc ứng dụng và phát triển phần mềm IlibMe V5 để tự động hóa các khâu nghiệp vụ của Trung tâm có đúng hướng và phát huy hiệu quả hay không đều phụ thuộc rất nhiều vào người cán bộ thư viện.

Trong tình trạng một số người dùng thiếu kỹ năng và kiến thức cần thiết để khai thác và sử dụng thư viện một cách hiệu quả đặc biệt khi thư viện tiến hành theo hướng số hóa với việc áp dụng các phần mềm ngày càng phổ biến trong hoạt động thư viện. Trung tâm cần mở định kỳ mở các lớp giới thiệu về nội quy thư viện, tổ chức và hoạt động thư viện, các sản phẩm và dịch vụ thư viện hiện có… Trang bị kiến thức thông tin cho họ trong việc tra cứu, khai thác thông tin…có hiệu quả. Phần mềm thư viện điện tử ilibMe V5 đang nhanh chóng cập nhật và nâng cấp, liên tục đưa ra các phiên bản mới để hoàn thiện mình nhằm đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu NDT đến sử dụng thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội.

Tăng cường xây dựng cơ sở vật chất , hạ tầng công nghệ thông tin: Tiến tới việc xây dựng được một thư viện hiện đại cùng với khả năng khai thác tài nguyên thư viện một cách hiệu quả.