Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý thư viện để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc

Đánh giá những nhợc điểm của hệ thống cũ

- Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của các cán bộ th viện. - Việc quản lý th viện nh cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê ..là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay đợc.

Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn

Những khó khăn trên sẽ đợc hạn chế nếu xây dựng đợc một hệ thống quản lý th viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống. Trờng hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ th viện sẽ vào chức năng sửa sách và cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách. Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu đợc độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ đợc thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó.

+ Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên th viện tra cứu tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giả của cuốn sách đó. + Phần tra cứu mợn trả : Giúp nhân viên th viện tra cứu quá trình mợn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mợn trả của một độc giả. *Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá trình mợn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý th viện có đợc những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn.

Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin đợc chuyển đến một chức năng để đợc xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng nh một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v.v. + Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thống, đợc mô tả một trang khác của mô hình, nhng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình.

Xác định các thực thể

+ Thực thể là một đối tợng hợp thành để chúng ta nghiên cứu đối tợng đó. Tiêu chuẩn để xác nhận các thực thể : Có ích trong quản lý, phân biệt giữa các thực thể với nhau. + Kiểu thực thể là một tập thể nhiều thực thể cùng loại đợc mô tả bằng những đặc trng giống nhau.

Trong đó “Sách” và “Độc giả” là hai thực thể chính, “Mợn trả và quá hạn” là hai thực thể trung gian.

Xác định mối quan hệ giữa các thực thể . Khái niệm

Tiêu chuẩn để xác nhận các thực thể : Có ích trong quản lý, phân biệt giữa các thực thể với nhau. + Kiểu thực thể là một tập thể nhiều thực thể cùng loại đợc mô tả bằng những đặc trng giống nhau. Sau đây là một số thực thể của hệ thống : Hệ thống quản lý th viện gồm các thực thể sau :. Trong đó “Sách” và “Độc giả” là hai thực thể chính, “Mợn trả và quá hạn” là hai thực thể trung gian. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể. giá trị trùng nhau), khi biết đợc một giá trị của khoá chính thì sẽ biết đợc các thông tin còn lại. - Một bản ghi của bảng A có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng B và ngợc lại một bản ghi của bảng B có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng A. - Là liên kết giữa hai thực thể A, B mà trong A có nhiều thực thể trong B và ngợc lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A.

Phân tích các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống - Mối quan hệ giữa “Sách” Và “Độc giả ” là mối quan hệ N- N. - Mối quan hệ này đợc tách thành mối quan hệ 1- N Thông qua thực thể trung gian là “Mợn trả”. Thuộc tính kết nối giữa “Sách” và “Quá hạn ” là Mã sách, giữa “Độc giả.

Các thực thể nh : Nhà xuất bản , thể loại và thanh lý là các thực thể nhằm.

Xác định các thuộc tính của thực thể

Khái niệm : Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuẩn hoá các thực thể thành một dạng mà tối thiểu việc lặp đi lặp lại, không d thừa nhng dữ. Giải pháp : Loại bỏ những thuộc tính lặp lại vào một bảng khác cùng với những thuộc tính khóa trong kiểu thực thể chứng kiến mà thuộc tính này lặp lại. Giải pháp : Loại bỏ những thuộc tính không phụ thuộc vào hàm và toàn bộ khoá vào một bảng khác cùng với những thuộc.

Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng. Giải pháp : Loại bỏ những phụ thuộc không khoá vào một bảng khác cùng những thuộc tính mà nó phụ thuộc vào. Từ những khái niệm trên và những mẫu biểu liên quan đến hệ thống ta tiến hành chuẩn hoá cho hệ thống, các thực thể đợc chuẩn hoá có cấu trúc nh sau.

Mã thẻ TV Mã thể loại Mã số sách Mã số sách Tên thể loại Tên sách. Mã số sách Mã thẻ TV Mã sách Tên tác giả Họ Tên Mã thẻ TV Mã thể loại Ngày sinh Ngày mợn Mã NXB Năm sinh Ngày trả.