Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Đặc điểm, yêu cầu quản lý, phân loại và đánh giá nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Các nguyên, vật liệu chính của Công ty như tôn silic, dây điện từ, dầu biến thế được mua từ các nhà nhập khẩu nguyên, vật liệu trong nước, phần lớn các nhà cung cấp này đều đã có quan hệ hợp tác lâu dài với Công ty như Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex, Công ty Cổ phần Sứ kỹ thuật Hoàng Liên Sơn, Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thành Công, Công ty Cổ phần Hóa chất…. Song do đặc điểm của nguyên, vật liệu có nhiều chủng loại và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính toán, ghi chép hàng ngày thì kế toán nguyên, vật liệu trong một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên, vật liệu.

Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) dựng để theo dừi chặt chẽ số lượng nguyên, vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 01) là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên, vật liệu, số liệu trên hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu từ nguồn gia công chế biến, khi nguyên, vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu.

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Phiếu xuất kho được lập thành ba liên, liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ, bảo quản và lưu trữ, liờn 3 do người nhận vật tư giữ để theo dừi ở bộ phận sử dụng. Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại nguyên, vật liệu thì máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu trong tháng, đồng thời kế toán nguyên, vật liệu tiến hành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào phiếu xuất kho đã nhận được trong tháng. Đối với mỗi nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động nguyên, vật liệu, thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng, tiến hành mở Thẻ kho cho từng loại nguyên, vật liệu ở từng kho và sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi.

THẺ KHO

Tại phòng tài vụ, kế toán nguyên, vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết tương ứng với thẻ kho để theo dừi tỡnh hỡnh nguyờn, vật liệu cả về số lượng và giỏ trị. Khi nhận được chứng từ nhập - xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoàn chỉnh chứng từ. Thẻ kế toỏn chi tiết nguyờn, vật liệu theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu theo thời gian nhập, xuất cụ thể.

PHIẾU NHẬP KHO

Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho nên phiếu xuất kho (Biểu số 05) chỉ được ghi cột số lượng. Đối với phiếu lĩnh vật tư được lập theo mẫu của Công ty (Biểu số 06), phiếu này được lập cho toàn bộ nguyên, vật liệu cần thiết cho sản xuất một số lượng cụ thể các sản phẩm cùng loại trong cùng một đợt. Khi xuất kho loại nguyên, vật liệu nào thì thủ kho ghi số lượng nguyên, vật liệu thực xuất vào cột Thực lĩnh, sau đó, người lĩnh vật tư ký tên vào dòng tương ứng với lần xuất kho đó.

PHIẾU LĨNH VẬT TƯ

Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra số nhập, xuất, tồn trên các thẻ kế toán chi tiết (Biểu số 07) và so sánh với số liệu trên thẻ kho tương ứng theo từng danh điểm vật tư do thủ quỹ lập để tìm ra các chênh lệch và điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, chương trình kế toán máy cũng tập hợp các thẻ kế toán chi tiết của từng loại nguyên, vật liệu vào bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Biểu số 08) để tính ra tổng số nguyên, vật liệu tồn cuối tháng (bảng này được lập cho từng tháng, chung cho tất cả các loại nguyên, vật liệu). Như vậy, số liệu trên thẻ chi tiết được sử dụng để đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng, đồng thời được sử dụng để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn và đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị để đảm bảo công tác hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu được chặt chẽ.

THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Bên Nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh hoặc từ các nguồn khác; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh hoặc nhượng bán; chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng hoặc giá trị hàng mua trả lại cho người bán; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho và số thành tiền theo hoá đơn của người bán theo nội dung tài khoản tương ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng người bán.

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Khi vật tư đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ hoàn tất thanh toán cho người cung cấp. Các nghiệp vụ thanh toán này được phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 2 (Biểu số 10) nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 1 (Biểu số 11) nếu thanh toán bằng tiền mặt. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 5 (Biểu số 12).

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5

Trường hợp nguyên, vật liệu nhập kho do tự gia công, chế biến, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho; hoặc nếu ứng tiền cho phòng Vật tư mua nguyên, vật liệu thì căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng và các chứng từ đi kèm như hóa đơn, biên lai thu tiền.

SỔ CÁI

Đến cuối tháng, sau khi kế toán tiến hành khóa sổ, phần mềm kế toán sẽ tự động tính đơn giá xuất kho bình quân cho từng danh điểm nguyên, vật liệu trong tháng. Căn cứ vào các thông tin về nguyên, vật liệu được cập nhật trên sổ chi tiết nguyên, vật liệu và được tổng hợp cuối tháng trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (phần xuất kho), máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu lên bảng phân bổ nguyên, vật liệu (Biểu số 15). Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ nguyên vật liệu gồm các cột dọc phản ánh các loại nguyên, vật liệu xuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên, vật liệu.

Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp

Đối với nguyên, vật liệu đang đi đường, do người khác giữ hộ, nguyên, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu, kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của người giữ hộ, người nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: Do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô, gian lận, do nhầm lẫn… Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý; phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho Ban lãnh đạo; ghi nhận kết quả xử lý của Ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ