Thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại Công ty XNK Máy Hà Nội: Một đánh giá toàn diện

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI

Hoạt động thanh toán trong kinh doanh của công ty

Thanh toán là vấn đề diễn ra hàng ngày đối với mỗi doanh nghiệp, vì doanh nghiệp là công ty XNK, do đó ngoài thanh toán trong nước còn có thanh toán nước ngoài mà chủ yếu là với nhà cung cấp. Còn thanh toán với ngân hàng ta không xét đến vì nó bao hàm cả vay nợ (hoạt động tín dụng) và thanh toán qua ngân hàng, như vậy sẽ dẫn đến sự trùng lặp.

Tốc độ tăng giảm qua các năm

Tổng

- Về phương thức thanh toán: Vì đây là một doanh nghiệp nhà nước với tổng số vốn không nhiều, số lượng nhân viên cũng ít nên mọi hình thức trả lương, thưởng đều bằng tiền mặt; phải thu, phải trả cũng vậy, khối lượng ít, mà thanh toán làm nhiều lần nên sử dụng tiền mặt là tiện lợi nhất. Đối với Việt Nam, tiền mặt đang rất phổ biến, do vậy với những khoản nhỏ thì sử dụng tiền mặt có nhiều ưu điểm, nên công ty đã sử dụng khá nhiều trong thanh toán nội bộ, và các doanh nghiệp khác cũng vậy.

Năm 2001

Hoạt động thanh toán với khách hàng trong nước 1. Nội dung của hoạt động thanh toán

Thanh toán với khách hàng trong nước thực chất là thanh toán với người mua. Ta biết rằng công ty họat động dựa vào các hợp đồng đặt hàng trong nước, rồi sau đó liên lạc với nhà cung cấp nước ngoài để mua và hưởng chênh lệch giữa giá mua vào – bán ra hoặc hoa hồng môi giới. Do vậy quan hệ với khách hàng trong nước là việc doanh nghiệp có cho thanh toán chậm hay không ?. Thông thường khi thực hiện hợp đồng nào đó hoặc là doanh nghiệp mua theo hình thức tín thác hưởng hoa hồng hoặc là dùng tiền mình để mua. Với hình thức đầu thì không phát sinh công nợ, nên chỉ xét chủ yếu là hình thức sau. Do quan hệ thương mại lâu dài nên doanh nghiệp phải cho khách hàng trả chậm từ 1 – 3 tháng hoặc hơn. Số tiền trong hợp đồng thường được chia làm 2 đợt: Đợt 1 là thanh toán ngay khi giao hàng, đợt 2 là trả chậm nhưng với tỉ lệ bao nhiêu thì tùy thuộc vào khách hàng mà doanh nghiệp quan hệ. Việc thanh toán chậm sẽ hình thành nên các khoản phải thu từ khách hàng hay phải thu khác. Tuy nhiêu cũng có lúc do nhu cầu của khách hàng không quá phức tạp nên doanh nghiệp có thể mua ngay trong nước mà không cần mua ở nước ngoài. Cho nên ngoài lượng tiền thanh toán ngay, doanh nghiệp còn được thanh toán chậm một thời gian vì doanh nghiệp hoạt động có uy tín và sự đảm bảo nên sẽ hình thành các khoản phải trả người bán. Ngoài ra, trong quá trình hoạt động doanh nghiệp còn mua – bán các loại hàng hóa khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh như: Mua sắm tài sản, bán các dịch vụ thương mại…. đã tạo thành các khoản phải thu, phải trả khác. Do thế mà quan hệ thanh toán với khách hàng trong nước của doanh nghiệp phong phú và với khối lượng lớn hơn. Sau đây là thống kê tình hình thanh toán với khách hàng trong nước của doanh nghiệp trong 3 năm qua. BẢNG THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TRONG NƯỚC. Đơn vị: Đồng. Phải thu từ khách hàng. Phải trả người bán. Phải trả, phải nộp khác. Được khách hàng trả rồi. ST đã trả ngay cho NB. Như vậy bảng trên đã thể hiện toàn bộ hoạt động thanh toán với khách hàng trong nước của doanh nghiệp mà chủ yếu là phải thu từ khách hàng và số tiền đã giao ngay khi bán hàng. Năm 2001 phải thu từ khách hàng chiếm 40.22%; được khách hàng trả ngay là 23.69% và những năm sau đều tăng hơn thế, chứng tỏ rằng khách hàng trong nước chủ yếu là người mua hàng, còn các khoản phải thu khác chiếm tỉ trọng rất ít, chưa đầy 1%. Nhưng phải nộp, phải trả khác lại chiếm tỉ trọng khá cao trong kim ngạch thanh toán. Vậy là các khoản chi ngoài thanh toán cho khách hàng rất nhiều. Đây là vấn đề doanh nghiệp cần nghiên cứu lại đã hợp lý hay chưa ?. Cũng giống như các loại thanh toán khác, thanh toán với khách hàng trong nước của năm 2002 lại đạt kim ngạch cao nhất, sau đó đến năm 2003 và năm 2001. Như vậy là doanh nghiệp đã cho thanh toán chậm ít hơn, đỡ bị chiếm dụng vốn hơn. Quan sát khối lượng thanh toán ngay và thanh toán chậm thì thấy là thanh toán chậm chiếm tỉ trọng cao hơn trong các giao dịch kinh tế. Thanh toán với khách hàng trong nước là phần thanh toán quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Vì doanh nghiệp hoạt động theo nhu cầu của khách hàng nên phải thường xuyên tìm kiếm khách hàng và mối hàng mới, do vậy thanh toán chậm là điều khoản thu hút nhiều khách hàng nhất, tuy giá cả thanh toán chậm cao hơn thanh toán ngay. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cố gắng để có thể được trả chậm từ người bán. Khi xem xét bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 131 – phải thu của khách hàng các năm cho thấy khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp là các bệnh viện, công ty cơ khí, xây dựng và thiết bị phụ tùng, các trung tâm y tế, các phòng khám tư,…. Chứng tỏ sản phẩm mà khách hàng thường mua là các loại máy móc, thiết bị y tế, xây dựng và cơ khí. Còn khách hàng là cá nhân hầu như không có. Do có quan hệ thường xuyên nên thanh toán chậm là điều cần thiết. Còn về rủi ro trong thanh toán thì không thể tránh khỏi, một số khách hàng sau đã khi giao hàng, đến thời hạn thanh toán thì không có tiền để thanh toán, do vậy doanh nghiệp phải chịu chậm thêm một thời gian nữa. là không có việc khách hàng không trả tiền nhưng số tiền quá hạn thanh toán chiếm tỉ trọng từ 3 –5 % tổng giá trị thanh toán. Như vậy trước khi kí hợp đồng, doanh nghiệp cũng phải xem xét tỉ lệ thanh toán chậm cho từng đối tượng khách hàng để hạn chế nợ quá hạn mà DN phải chịu. Phương thức và phương tiện thanh toán a) Phương thức thanh toán. Trong nước do hoạt động ngân hàng rất phổ biến, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có tài khoản mở tại ngân hàng nên hoạt động thanh toán qua ngân hàng là chủ yếu. Đối với công ty, tiền mặt sử dụng rất ít chỉ chiếm dưới 17% và có xu hướng giảm dần. Công ty thường sử dụng tiền mặt với các phòng khám tư, trung tâm y tế địa phương còn với các công ty hay bệnh viện thì sử dụng chuyển tiền là nhanh và hiệu quả nhất. Ngoài tỉ trọng của phương thức chuyển tiền ngày càng cao thì khối lượng cũng tăng. Điều đó cho thấy thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng chiếm ưu thế và sử dụng thường xuyên giữa các doanh nghiệp, công ty với nhau. Với công ty, thì không sử dụng hình thức ghi sổ vì quan hệ tuy là thường xuyên nhưng một năm chỉ đôi ba lần, nên chỉ có hình thức chuyển tiền là phù hợp nhất. BẢNG THỐNG KÊ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TRONG NƯỚC Đơn vị: Đồng. Trực tiệp bằng tiền mặt. b) Phương tiện thanh toán. Cuối cùng là tiền mặt thì không thể thiếu trong thanh toán và chiếm tỉ trọng khá lớn, nhưng vẫn có xu hướng giảm xuống, giữa các tổ chức kinh doanh với nhau thì tiền mặt không còn là thích hợp nữa, thanh toán qua ngân hàng có nhiều ưu điểm hơn.

Thanh toán với khách hàng nước ngoài

Loại L/C doanh nghiệp thường dùng là L/C một lần, cứ một lần giao dịch lại lập một bộ L/C dựa trên hợp đồng đã kí kết, loại L/C này thường là L/C không thể hủy ngang và L/C không thể hủy ngang có xác nhận vì khách hàng không tin vào ngân hàng thanh toán, nên sẽ yêu cầu có sự xác nhận một ngân hàng khác có uy tín hơn. Khi dùng phương thức này thì hàng về đến cảng Hải Phòng (địa điểm giao nhận hàng thường xuyên của công ty), công ty sẽ yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho bên bán và trong vòng 24 giờ bên bán sẽ nhận được tiền ( hình thức này ở công ty gọi tắt là TTR).