Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành và đề xuất giải pháp cải tiến

Sơ đồ bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc và các phòng ban như: phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán.

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban

 Phòng hành chính: là nơi lập ra các điều lệ công ty, lưu trữ các hồ sơ văn thư, con dấu công ty một cách chặt chẽ theo đúng Luật doanh nghiệp 2005 quy định. - Theo dừi, phản ỏnh sự biến động về vốn kinh doanh của cụng ty - Tham mưu cho Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y

Phòng kế toán gồm có 6 người, mỗi người kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau nhưng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo sự minh bạch và cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn công ty.  Kế toỏn tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng: theo dừi, ghi chộp và tớnh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trong quá trình kinh doanh.

Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty

- Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh và đồng thời phản ánh theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Hằng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung đồng thời ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan( ghi cả vào Nhật ký đặc biệt nếu có), sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp.

Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành

• Tổ chức hạch toán tình hình thanh toán

Nó cung cấp thông tin đặc biệt quan trọng cho các cấp quản trị khác nhau trong toàn bộ công ty, giúp cho việc đề xuất các giải pháp nhằm duy trì sự phát triển và phát trển bền vững của doanh nghiệp. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng kế toán tiền mặt và TGNH ghi vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, sổ chi tiết TK 111, 112, sổ quỹ. Ngoài ra cứ định kỳ 3 ngày kế toán tiền mặt đối chiếu với thủ quỹ về số tiền ghi trong sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt để tìm ra và khắc phục ngay những sơ xuất có thể có trong quá trình hạch toán tiền.

Số liệu của sổ kế toán chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt đã khớp nhau nhưng cần phải đối chiếu thêm với sổ cái trước khi lập Bảng cân đối số phát sinh để làm cơ sở lập ra Báo cáo tài chính.

Thanh toán với khách hàng

Sau đó toàn bộ chứng từ được chuyển lên phòng kế toán, kế toán hàng hoá sẽ nhận liên 3 để ghi sổ làm tăng khoản phải thu khách hàng. Đến khi khách hàng thanh toán tiền thì kế toán hàng hoá sẽ dựa vào phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng để ghi giảm khoản nợ cho khách hàng. Các nghiệp vụ như: khách hàng trả tiền hàng, họ trả lại hàng, giảm giá hàng bán, khách hàng ứng trước… sẽ làm giảm khoản phải thu khách hàng.

Căn cứ vào nghiệp vụ tăng giảm khoản phải thu mà kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà khách hàng (mỗi khách hàng ứng với một dòng).

Tổ chức hạch toán quá trình mua hàng

+ Sổ chi tiết hàng hoỏ: do kế toỏn lập để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cả về mặt số lượng lẫn giá trị của hàng hoá ở từng kho và làm căn cứ để đối chiếu với việc ghi chếp của thủ kho. Thủ kho và ban kiểm nhận do công ty đưa ra tiến hành nhập kho lô hàng dựa trên số lượng hàng hoá ghi trên phiếu nhập kho và hoá đơn bán hàng để lập biên bản kiểm nhận. + Nếu thiếu ngoài định mức thì kế toán ghi sổ theo số lượng thực nhập đồng thời bắt nhà cung cấp bồi thường( nếu do họ xuất thiếu) hoặc bên vận chuyển bồi thường ( nếu do hao hụt trong quá trình đi đường).

Kế toán ngoài việc ghi nhận giá trị hàng nhập kho thì phải ghi thêm khoản nợ phải trả đối với nhà cung cấp được theo dừi trờn sổ chi tiết TK 331 chi tiết cho từng nhà cung cấp, sổ tổng hợp chi tiết TK 331 để đối chiếu với sổ cái TK 331.

Tổ chức hạch toán quá trình bán hàng

Nhân viên tại cửa hàng sẽ nhập số liệu vào máy và xuất hoá đơn GTGT để giao cho khách hàng liên 2 (màu đỏ), mặt khác cùng với hệ thống được nối mạng kế toán hàng hóa sẽ cập nhật số lượng nghiệp vụ bán hàng để theo dừi nghiệp vụ phỏt sinh. Kế toỏn theo dừi chi tiết hàng húa theo kho (thẻ kho), mẫu sổ chi tiết hàng hóa, sau đó được tổng hợp cho một hàng hóa tại mọi kho toàn công ty, cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết này kế toán lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn cho tất cả các mặt hàng của toàn Công ty. Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì giao dịch với các bộ phận thông qua các đơn đặt hàng, căn cứ vào các đơn đặt hàng, nhân viên của bộ phận sẽ làm đầy đủ thủ tục chứng từ bán hàng.

Sau khi lập hoá đơn GTGT, nhân viên phòng kinh doanh sẽ mang hoá đơn xuống kho làm thủ tục xuất hàng, ở kho khi nhận được hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng hàng được bán (thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán).

Tổ chức hạch toán phần hành xác định kết quả kinh doanh

Những chứng từ đính kèm bao gồm: hoá đơn GTGT, hợp đồng bán hàng, phiếu kế toán chỉ in ra sau khi kế toán nhập số liệu vào máy, những chứng từ này sẽ được đính kèm và lưu trữ. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán, kế toán căn cứ trực tiếp hoá đơn GTGT để ghi vào sổ công nợ với khách hàng trên cột phát sinh nợ. Khi khách hàng thanh toán, kế toán căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo Có của ngân hàng để ghi vào cột phát sinh có của TK 131.

Cuối tháng tổng cộng công nợ cho từng khách hàng trên sổ chi tiết, căn cứ vào chỉ tiêu dư nợ, dư có trên sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp công nợ với khách hàng.