Báo cáo kết quả thực hiện hợp tác và đổi mới tại Tổng Công ty Sành sứ - Thủy tinh
MỤC LỤC
Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y
Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn vị thành viên trong Tổng công ty, hợp tác và hỗ trợ các làng nghề truyền thống, hợp tác với các viện, các trờng đại học và đội ngũ khoa học chuyên ngành, thực hịên hợp tác quốc tế. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng vợt bậc về mọi mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết nhất trí cao của tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. +Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị.
+Tăng cờng sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào. - Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo đợc kịp thời, để có phơng hớng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn vị thành viên.
* Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của văn phòng trớc Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là Phó chánh văn phòng, bộ phận văn th- lu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân-. Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng nh lễ tân, hội nghị đợc văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bị truyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phơng tiện đa đón. Bên cạnh những mặt đã đạt đợc, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do đó.
Tổ chức giải xử lý và quản lý văn bản đến
Văn bản đợc chuyển đến cơ quan trớc hết phải qua bộ phận văn th, sau khi tiếp nhận nhân viên văn th xem nhanh qua một lợt, mục đích của bớc này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho ngời chuyển văn bản. Trờng hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn th phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản. Sau khi công văn đợc soạn thảo nhân viên văn th phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải đợc lãnh đạo duyệt, ký tắt mới đợc đánh máy( loại nào không thông qua thủ trởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó.
Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ cỏc thụng tin, trớch yếu văn bản cần gọn rừ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi ( không đợc viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản( ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ). Vì vậy làm tốt công tác văn th sẽ góp phần giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lu trữ về sau. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn th phải gửi một bản sao có sự hớng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Tổng công ty.
Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành viên trong Tổng công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan ….
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Phân loại tài liệu lu trữ là khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lu trữ. Trên cơ sở các văn bản đợc lu tại văn th mà nhân viên văn th tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lu trữ. Cách phân loại nh thế này đã giúp cho Tổng công ty tổ chức lu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tợng sử dụng một cách hiệu quả nhứng tài liệu đó.
Thống kê tài liệu lu trữ
Nhận thức đợc vai trò quan trọng này, cán bộ văn th khi làm nhiệm vụ thống kê đều xuất phát từ mục đích bảo vệ sự nguyên vẹn của tài liệu lu trữ để tổ chức sử dụng những tài liệu đó trên cơ sở những quy định cụ thể. Để thực hiện tốt công tác thống kê, hiện nay tại Tổng công ty cán bộ văn th.
Bảo quản tài liệu lu trữ
Trong kho đã có những thiết bị: quạt thông gió, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài liệu.
Công tác văn th
- Các cán bộ nhân viên đã nắm vững đợc yêu cầu cụ thể về thể thức của từng loại văn bản trong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn của mình. - Các công văn đến đợc nhân viên văn th thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định. - Việc phõn loại văn bản rừ ràng giỳp ban lónh đạo khi cần tra cứu đợc nhanh chóng, thuận tiện.
- Đối với công văn đi: các thủ tục đợc tiến hành đầy đủ trớc khi đóng dấu, ban hành văn bản. - Tổng công ty đã lập đợc sổ quản lý tài liệu mật riêng, thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết. - Vào ngày đầu tuần hoặc sau những ngày lễ, khối lợng văn bản gửi đến tăng lên làm cho bộ phận quản lý văn bản xử lý không kịp.
-Việc giải quyết văn bản nội bộ cha có sổ đăng ký riêng mà vẫn vào sổ chung với sổ “Công văn đi” do vậy khó khăn cho việc tìm kiếm, thống kê số lợng văn bản khi cần thiết.
Công tác lu trữ
- Lãnh đạo cha có qui định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lu trữ. - Hồ sơ lu trữ sắp xếp cha đợc tỉ mỉ, khoa học do vậy dẫn đến việc tìm nhầm hồ sơ vẫn xẩy ra. - Điều kiện bảo đảm an toàn và sử dụng tài liệu lu trữ vẫn còn hạn chế, phòng lu trữ cha có những qui định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lu trữ.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn th - Lu trữ
Cơ sở vật chất còn hạn chế, cha có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng cha đợc hợp lý, cách quản lý công việc cha đợc chặt chẽ, nếu có thì cha đợc đầu t một cách thoả đáng. Máy tính ở các phòng đợc trang bị đầy đủ nhng việc ứng dụng công nghệ thông tin đôi khi cha khai thác những khả năng mà tin học đem lại cho công tác Văn th -Lu trữ. Đội ngũ cán bộ vẫn cha có nhiều kiến thức để sử dụng tin học và còn có ngời cha nhận thức đợc hết vai trò của Văn th -Lu trữ.
Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, hy vọng rằng Tổng công ty Sành sứ- Thuỷ tinh Công nghiệp sớm nhận thức đợc điều này để có thể điều chỉnh các hoạt.
Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác Văn th -Lu trữ
Tổng công ty có thể tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viờn Văn th - Lu trữ, qua đú nắm rừ đợc năng lực của nhõn viờn để từ đú tổ chức. Việc cử nhân viên Văn th - Lu trữ đi học phải có trọng tâm, cần phải xác. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn.
Tổng công ty tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên Văn th - Lu trữ để nâng cao nhận thức t duy mới, đặc biết củng cố khả năng ứng dụng phơng tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình có chính sách khuyến khích.