Quy trình và phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm dịch vụ khách hàng - Bưu điện Hà Nội
MỤC LỤC
Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) - Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đường”: Tài khoản này phản ánh sự biến động tăng, giảm vật liệu đã mua có hoá đơn nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho hoặc đã về kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho. Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu (vật liệu giảm) thì nguyên tắc chung để hạch toán tổng hợp là ghi Có TK 152 đối ứng Nợ với các tài khoản khác có liên quan tuỳ theo mục đích xuất kho và đối tượng sử dụng vật liệu.
Phương pháp hạch toán - Xác định mức dự phòng phải trích lập
Định kỳ hoặc hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi sổ thực chất là một bảng kê chứng từ theo các tiêu thức nhất định để thuận tiện ghi vào sổ cái. Sau khi đã ghi vào chứng từ ghi sổ, kế toán đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo số thứ tự ghi ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
Phòng giao dịch - phát triển thuê bao (GDPTTB): là đơn vị trực thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, điều hành các đơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng, hoàn thiện các loại hồ sơ đầu vào phục vụ cho việc quản lý và tính cước. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 4 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:. - Tổ hoàn thiện hồ sơ khách hàng - Tổ thu ngân. Phòng tính cước:là đơn vị trực thuộc trung tâm DVKH có nhiệm vụ lên danh mục, tính cước, in hoá đơn cước phí Bưu điện, bảo trì bảo dưỡng mạng. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:. Phòng quản lý thanh toán I và II: là đơn vị trực thuộc trung tâm dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc thanh toán cước phí viễn thông của đối tượng khách hàng là tư nhân, tiếp nhận yêu cầu đầu vào phát triển thuê bao, thừa lệnh Giám đốc yêu cầu các đơn vị trực thuộc giải quyết cỏc vấn đề liờn quan đến quản ký theo dừi thanh toỏn khỏch hàng khối tư nhân, có quyền đề nghị giám đốc tổ chức các hoạt động hỗ trợ, thúc đẩy tăng tỷ lệ thu, giảm tỷ lệ nợ đọng khối tư nhân, thừa lệnh giám đốc tiếp nhận giải quyết các khiếu nại của khách hàng về công tác thanh toán, được phép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân vi phạm thái độ khi tiếp xúc với khách hàng. Phòng quản lý thanh toán III: là đơn vị được Giám đốc trung tâm DVKH uỷ quyền để tiếp xúc, giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ Bưu điện thuộc khối cơ quan và công ty TNHH thuộc Đảng, Nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân người nước ngoài đảm bảo mục tiêu thu nhanh thu đúng, thu đủ. Phòng được phép xử lý các trường hợp chậm thanh toán cước phí Bưu điện đối với các khách hàng thuộc khối cơ quan và công ty TNHH vi phạm hợp đồng sử dụng dịch vụ Bưu điện theo quy định của Bưu điện thành phố Hà Nội. Được quyền trực tiếp làm việc với các đơn vị liên quan trong việc thanh toán cước phí. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:. +) Tổ chức hoạt động: Bộ máy kế toán tại phòng TC-KTTK của trung tâm bao gồm 19 người. Trong đó đồng chí Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm điều hành toàn bộ công việc của phòng kế toán , 01 đồng chí phó phòng và các kế toán viên chịu trách nhiệm về phần công việc của mình theo sự phân công trực tiếp của Kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của trung tâm:. - Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc trung tâm, thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của điều lệ tổ chức kế toán nhà nước. Kế toán trưởng phụ trách phòng, tổ chức, phân công nhân viên trong phòng phụ trách từng phần việc cụ thể đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn, tài sản của trung tâm, của Bưu Điện Hà Nội. Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm, tham mưu đề xuất với giám đốc ra các quyết định quản lý có hiệu quả. Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo quy định. - Phú phũng kế toỏn: Giỳp việc kế toỏn trưởng, trực tiếp theo dừi một khâu kế toán trong công việc chuyên môn được giao. - Phòng được chia thành:. + Tổ quản lý số liệu bưu điện phí. Phòng tài chính kế toán là đơn vị chức năng thuộc Trung tâm Dịch vụ Khách hàng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt công tác:. - Quản lý toàn bộ vốn tài sản của trung tâm. - Hạch toán, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm. - Lập và thực hiện các kế hoạch tài chính của trung tâm - Lập báo cáo tài chính kế toán theo định kỳ. - Theo dừi, quản lý số liệu và số tiền bưu điện phớ ghi nợ thu được của các thuê bao trên địa bàn Hà Nội. - Là đầu mối thực hiện việc phân chia doanh thu cho các đơn vị cùng tham gia kinh doanh dịch vụ viễn thông trong Bưu Điện Hà Nội. - Kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tài chính các đơn vị trực thuộc trung tâm. ♦ Bộ phận kế toỏn: chịu trỏch nhiệm kiểm tra, đối soỏt, theo dừi việc sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra và hạch toán kịp thời các khoản thu từ hoạt động phát triển thuê bao và thu cước phí Bưu Điện. Tập hợp, đối soát để hoạch toán doanh thu, chi phí theo đúng quy định của Bưu Điện Hà Nội. ♦ Bộ phận quản lý số liệu: quản lý toàn bộ số liệu thu Bưu Điện phí, thu phát triển thuê bao trên mạng đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên sổ sách và máy tính. Chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu chuẩn trên mạng dùng chung cho tra cứu nợ đọng, xử lý tạm dừng thông tin và chăm sóc khách hàng. - Hướng dẫn các đơn vị tập hợp các hồ sơ nợ cước đã thực hiện đòi nhiều lần nhưng không đòi được để phục vụ việc lập dự phòng và thuê thu nợ đọng. - Làm việc với các công ty luật, văn phòng luật sư để thuê thu nợ đọng. - Khởi kiện các thuê bao nợ cước tại các toà án nhân dân +) Quyền hạn. Phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tại Trung tâm đang áp dụng là phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), do đó khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá vật liệu ngay trên phiếu xuất kho theo đơn giá đã có ghi sẵn trên thẻ khi nhập kho. Để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua và dự trự NVL, tăng cường công tác quản lý và kế toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình SXKD đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua.Nguyên vật liêu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua. Sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đạt yêu cầu thủ kho xác nhận số lượng thực nhập vào hoá đơn. Thông thường, Trung tâm thường mua hàng của những khách hàng quen, có độ tin cậy cao nên khâu này được bỏ qua, hoặc được thực hiện đối với những khách hàng mới. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng việc quản lý kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ.Nguyên vật liệu được thu mua theo đúng tiến độ, thời gian nhằm hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho để giảm lượng vốn ứ đọng và quay vòng vốn được nhanh hơn. Hạch toán thu mua và nhập kho vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng. Quy trình hạch toán ban đầu:. Trong công tác kế toán vật liệu, Trung tâm có sử dụng các chứng từ hạch toán chi tiết sau:. - Kế hoạch mua vật liệu - Phiếu nhập kho. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều được lập chứng từ kế toán đầy đủ kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu. Những chứng từ này được coi là cơ sở để thực hiện việc ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán. nhằm kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại vật liệu. Trung tâm áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Công tác hạch toán kế toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho vật liệu tại Trung tâm được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Thủ tục nhập kho:. *) Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán. Khi kế toán vật tư thực hiện xong việc viết phiếu nhập kho. Căn cứ vào chứng từ gốc. Kế toán vật tư sắp xếp, phân loại trình ký kế toán Trưởng và chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán vật tư sẽ định khoản như sau:. Khi trả tiền ghi:. Vì trung tâm dịch vụ khách hàng là đơn vị hạch toán phụ thuộc Bưu Điện Thành phố Hà Nội, hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ theo mã số thuế thống nhất của Bưu Điện Hà Nội nên theo quy chế tài chính Trung tâm được khấu trừ thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội thông qua TK 13635 - Phải thu về thuế giá trị gia tăng giữa các đơn vị trực thuộc. *) Trường hợp mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng.
CHI TIẾT CÔNG NỢ THEO TÀI KHOẢN
Kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho được tiến hành 06 tháng một lần theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu.Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản kiểm kê kho. Thực tế cho thấy: Tại Trung tâm, nhờ có hệ thống kho tàng tốt và phương pháp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, có hiệu quả nên số chênh lệch giữa sổ sách và kiểm kê là không đáng kể, hao hụt đều nằm trong định mức.