Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại công ty vận tải giao nhận

Qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hang NK bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL tại công ty vận tải giao nhận

TH1: Khách hàng là các nhà nhập khẩu trong nước uỷ thác cho công ty giao nhận tiến hành nhận lô hàng Nhập khẩu. TH2: Khách hàng là những công ty giao nhận, hoặc hàng tàu ở nước ngoài làm hợp đồng đại lý với công ty giao nhận ở cảng đến ,yêu cầu theo dừi lụ hàng Nhập khẩu về đến cảng và tiến hành cỏc thủ tục cho người nhận hàng thực tế nhận hàng. Nếu đồng ý thì tiến đến kí kết Hợp Đồng.Sau khi đã kí kết Hợp đồng thì chuyển sang bước 2.

• Thanh toán các chi phí liên quan đến giao nhận như chí phí lưu kho,lưu bãi,bốc xếp,vận chuyển …. • Theo dừi kết quả nhận hàng của người nhận, giải quyết khiếu nại về hàng hoá nếu có.

Các chứng từ giao nhận

- Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở - Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hóa có thể chuyển từ người gửi hàng sang người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng. Sau khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu biển lên bờ, cảng phải cùng với thuyền trưởng ký kết một biên bản xác nhận sô ỳ lượng kiện hàng đã giao và nhận, biên bản này gọi là biên bản kết toán nhận hàng với tàu. Khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy thiếu hàng, cảng căn cứ vào biên bản kết toán nhận hàng với tàu để làm biên bản thừa, thiếu hàng nhằm xác nhận việc thừa, thiếu hàng.

Do cơ quan thú y cấp khi hàng hoá là động vật ( súc vật, cầm thú) hoặc có nguồn gốc động vật ( lông cừu, lông thú, len ,trứng…) hoặc khi bao bì của chúng có nguồn gốc động vật đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh. Do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hoá là thực vật,thảo mộc, hoặc có nguồn gốc thực vật ( hạt giống, bong, thuốc lá …. ) đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại là đối tượng kiểm dịch. Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch trên các cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra và xử lý về dịch bệnh- đối tượng kiểm dịch, chúng còn xuất phát từ vùng an toàn về dịch bệnh.

Do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng, sau khi đã kiểm tra hàng hoá ( là thực phẩm, đồ uống , đồ hộp….) và thấy trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người dùng.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP

+ Đối với việc vận chuyển nội địa :Phương tiện vận chuyển còn thiếu nên việc cạnh tranh với các đối thủ khác trong lĩnh vực này thường gặp nhiều bất lợi về giá cước cũng như điều động xe, đặc biệt vào mùa cao điểm ( từ tháng 10 đến tháng 3) Trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa, Công ty chỉ chú trọng đến một vài cơ sở chủ yếu để lựa chọn nh: giá cước, dịch vụ. Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn chưa giải quyết đ- ược thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc. Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan. - Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này.

Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn. Cách thứ loại hàng hoá đó thì nó sẽ dễ bị hư hỏng, biến chất, có thể không sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hoá đã được thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc về Công ty, do vậy Công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, không những thế đôi khi còn xảy ra tranh chấp và Công ty còn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của Công ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh. Ví dụ: Đối với loại hàng hoá đông lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay đối với một số lọai hàng hoá tươi sống khác khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu để đảm bảo cho hàng hoá không bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem khi hàng hoá chở trên tàu ngoài biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ lại không cao thì hàng hoá được giữ ở mức a0C chẳng hạn nhng khi vào bờ thì hơi nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên do thời tiết nắng nóng, liệu khi đó hàng hoá vẫn giữ ở mức a0C đó thì vẫn đảm bảo cho hàng hoá không?.

Hay đối với các loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện là nh thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hoá đó xe được phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hoá sẽ không bị vỡ..c sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì không phải là việc khó khăn. Ngoài ra có nhiều mặt hàng trong quá trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển nếu không được thực hiện đúng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định đối với Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hoá để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng NK, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc. Chuẩn bị nhân công, kho b i ph ương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Công ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.

Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khẩu Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho ngời vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng Container nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì Công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng uỷ thác.