Hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn
MỤC LỤC
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn
Tuy các sản phẩm của Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn đã khẳng định được vị trí trên thị trường nhưng với sự nhận thức tầm quan trọng của việc cải tiến chất lượng, tớnh năng cụng dụng của sản phẩm là yếu tố cốt lừi để cạnh tranh, Công ty đã không ngừng nghiên cứu thị trường quốc tế, nhập khẩu về thị trường những sản phẩm mới ưu việt hơn, có hàm lượng dinh dưỡng và giá trị sử dụng cao. Bộ phận quản lý chất lượng: bộ phận này chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng sản phẩm ở tất cả các khâu: nhập khẩu, bảo quản tại kho, xuất kho, giao hàng cho khách hàng: trước khi nhập kho, sản phẩm nhập khẩu phải được xác nhận bởi bộ phận kiểm tra chất lượng; sau khi loại bỏ những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được đóng gói và được chuyển đến kho làm thủ tục nhập kho; khi xuất hàng giao bán sản phẩm được kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo chất lượng của sản phẩm khi giao bán, đủ về số lượng, và đúng về chủng loại.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỮU NGHỊ VIỆT HÀN
Kế toán doanh thu 1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Kế toán bán hàng căn cứ vào HĐ GTGT và Phiếu xuất kho và Bảng kê xuất kho hàng để sau đó tập hợp vào sổ chứng từ kế toán xuất hàng hóa, ghi nhận doanh thu tiêu thụ đồng thời hạch toán gián vốn hàng bán đã tiêu thụ. Khi Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn bán lẻ trực tiếp cho khách hàng, tùy thuộc vào từng trường hợp mà kế toán lập Hóa đơn cho từng lần, với các trường hợp không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất hóa đơn vào cuối ngày kèm theo bảng kê. Nếu khách hàng ở xa hoá đơn (gồm 2 liên) sẽ được gửi tới đại lý đưa cho chủ đại lý ký, sau đó đưa lại hoá đơn đỏ cho khách hàng, liên còn lại mang về nộp tại Phòng kế toán để làm chứng từ kê khai thuế.
Hóa đơn mua hàng
Ngày 01/09/2014, Công ty nhập mua 217 hộp Trà khoai lang từ nhà cung cấp Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu DOMESCO để phục vụ kế hoạch kinh doanh trong tháng.
Hóa đơn bán hàng
Trong trường hợp bán hàng không thu tiền ngay, Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn cho khách hàng chịu thì kế toán dựa vào hóa đơn GTGT ghi vào sổ nhật ký chung theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn của khỏch hàng. Trong trường hợp bán hàng không thu tiền ngay, nếu Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn thu bằng tiền mặt thì kế toán tiền hành thu tiền và viết phiếu thu. Công ty sử dụng mẫu phiếu thu theo mẫu đã được in sẵn của Bộ tài chính gồm: Số chứng từ, ngày tháng, họ tên người nộp ký tiền, lý do nộp, chứng từ kèm theo.
Phiếu thu
Trích sổ chi tiết phải thu khách hàng
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu
Là số hàng hoá đã tiêu thụ khỏi Công ty nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm hợp đồng kinh tế, kém phẩm chất, sai quy cách, nhầm lẫn so với đơn đặt hàng…. Trong tháng 9, hàng bán bị trả lại của Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn rất ít, chủ yếu là Cao hồng sâm do giao hàng sai với các đơn hàng là Nước hồng sâm. Sau khi hàng về đến kho Công ty TNHH MTV Hoàng Hà, Công ty TNHH MTV Hoàng Hà đã phát hiện ra sự nhầm lẫn trên và trả lại hàng cho Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn ngày 13/09/2014.
Hóa đơn GTGT người mua phát hành cho việc trả lại hàng HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Khi trả lại hàng, Công ty TNHH MTV Hoàng Hà phát hành hóa đơn GTGT trả lại hàng. Hàng bán bị trả lại được kế toán bán hàng phản ánh đầy đủ vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 531- hàng bán bị trả lại và các sổ kế toán liên quan.
Sổ chi tiết TK 531
Kế toán tổng hợp tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung ghi vào sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng và các sổ cái liên quan khác. Đối với từng đại lí, từng khách hàng cuối mỗi tháng kế toán lập bảng theo dừi doanh thu bỏn hàng và cụng nợ phải thu để cú những chớnh sỏch bỏn hàng và thanh toỏn phự hợp. Mỗi một đại lớ, khỏch hàng được theo dừi trờn một sổ chi tiết riêng.
Trích Nhật Ký Chung
Trích Sổ Cái TK 511CHI
Kế toán giá vốn hàng bán 1.Chứng từ và thủ tục kế toán
Khi có nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất kho, tiến hành nhập liệu vào chứng từ phiếu bán hàng hoặc phiếu xuất kho trên phần mềm, phần mềm sẽ tự động kết chuyển giá vốn. Giá vốn hàng bán được xác định là giá thực tế xuất kho của một số sản phẩm (đã bao gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá dịch vụ đã bán ra trong kỳ - đối với doanh nghiệp thương mại) hoặc là giá. Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì, do đó trong phiếu xuất kho trị giá vốn hàng bán không được phản ánh, việc tính giá vốn hàng xuất bán trong kì sẽ được thực hiện vào cuối kì sau khi đã tổng hợp được tình hình nhập- xuất- tồn của từng mặt hàng trong kì đó.
Phiếu xuất kho
Khi nhận lại hàng bán bị trả lại, thủ kho tiến hàng nhập kho và viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm với các thông tin chi tiết về mã hàng, số lượng xuất bán, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiết TK 632 – giá vốn hàng bán.
Sổ chi tiết TK 632
Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn
Trích nhật ký chung –TK632
Trích sổ cái TK632
Kế toán chi phí bán hàng 1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng là các khoản chi phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa trong kỳ,như: chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, dụng cụ, bao bì phục vụ cho quá trình bán hàng; chi phí điện nước; chi phí quảng cáo,… Chi phí bán hàng là các khoản chi có tính thời kỳ nên phát sinh đến đâu kết chuyển hết vào chi phí ngay kỳ đó. Hàng ngày, dựa vào Phiếu chi tiền mặt (chi phục vụ cho hoạt động bán hàng), hoặc hóa đơn tiền điện nước, fax, hoặc tập hợp các khoản thanh toán tạm ứng, chi phí dịch vụ mua ngoài để ghi vào Phiếu kế toán, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Cuối tháng, kế toán dựa vào Sổ Cái TK 641 – chi phí bán hàng, kế toán tính tổng phát sinh trong kỳ, sau đó lập Phiếu kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng sang bên Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.
Sổ chi tiết TK641 – Cửa hàng bán sản phẩm
(1) Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán bán hàng tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 641 – chi phí bán hàng cho từng khoản mục chi phí.
Sổ chi tiết TK 641 – Vận chuyển hàng bán
Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ gốc như: Phiếu chi, phiếu xuất kho,…và các chứng từ liên quan khác để tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 641 – chi phí bán hàng và các sổ có liên quan. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành kết chuyển sang TK 911 – xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh của Công ty.
Trích nhật ký chung TK 641
Sổ cái TK641
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỮU NGHỊ VIỆT HÀN
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
- Mọi nghiệp vụ kinh tế về bán hàng đều được kế toán ghi nhận doanh thu một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ, là cơ sở quan trọng để từng bước xác định kết quả kinh doanh, đánh giá hiệu quả kinh tế của Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn. - Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các nhân viên kế toán và thủ kho tại Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn là tương đối đúng trình tự, tuy nhiên giữa các phòng ban không có biên bản giao nhận chứng từ nên khi xảy ra mất chứng từ thì sẽ không biết quy trách nhiệm cho ai. Yêu cầu này đặt ra nhằm đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong quản lý từ lãnh đạo Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn tới các bộ phận, đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính do nhà nước ban hành và phù hợp với bản thân doanh nghiệp.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng của Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn
Đây là một hạn chế lớn, khoản trích lập dự phòng là khoản tiền được trích lập để dự phòng cho những tổn thất có thể xảy ra do giảm giá trị hàng tồn kho, do khách hàng không có khả năng thanh toán nợ… Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng, Công ty TNHH Hữu. Để thúc đẩy lượng hàng tiêu thụ trong năm Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn cần xây dựng được các chính sách bán hàng cụ thể bao gồm: Chính sách giá cả, điều kiện bán hàng, địa bàn được chuyển giao quyền, những dịch vụ hậu mãi sau bán hàng. Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn nên dành một khoản chiết khấu thanh toán bằng 1% - 1,5% số tiền thanh toán đúng và trước hạn cho các khách hàng tiêu thụ, với mức chiết khấu này chắc chắn sẽ kích thích lượng khách mua hàng, vừa đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ vừa tạo điều kiện cho Công ty TNHH Hữu Nghị Việt Hàn nhanh chóng thu hồi vốn.