Nghiên cứu hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng Đông Á - chi nhánh An Giang

Mục tiêu nghiên cứu

• Thứ nhất, sự khác biệt của từng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đang được sử dụng ở Việt Nam hiện nay. • Thứ hai, tìm hiểu từng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và mô tả cách thức hạch toán của nghiệp vụ này được Ngân Hàng thương mại cổ phần Đông Á An Giang áp dụng.

Phương pháp nghiên cứu

Cơ cấu tổ chức

Từ khi hoạt thành lập đến nay Chi nhánh không ngừng lớn mạnh, kinh doanh đạt hiệu quả cao, luôn vượt chỉ tiêu do Hội sở giao. Đồng thời Hội sở cũng giao cho chi nhánh quản lý 3 chi nhánh cấp 2 tại Long Xuyên, Châu Đốc và Cao Lãnh, làm tăng qui mô hoạt động của chi nhánh.

Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban

Quản lý toàn bộ các hoạt động có liên quan đến cán bộ công nhân viên, đảm bảo tiến độ hoạt động của chi nhánh được trôi chảy như: bố trí nhân viên phù hợp, tham mưu cho ban giám đốc việc bố trí nhân sự các phòng ban. Ghi nhận, tổng hợp, phân tích các vi phạm phát sinh, báo cáo cho Trưởng phòng Kiểm soát nội bộ (Hội sở) về tình hình thực hiện của Chi nhánh và đề xuất hướng giải quyết phù hợp và kịp thời cho Chi nhánh.

Tổ chức kế toán

- Giám sát tình hình huy động vốn bằng cách kiểm soát chứng từ có liên quan, từ đó phản ánh vào sổ sách thích hợp tình hình huy động vốn tại Ngân hàng, giúp lãnh đạo Ngân hàng có kế hoạch, phương hướng sử dụng nguồn vốn đạt hiệu quả cao. - Giám sát tình hình cho vay và thu nợ, thông qua việc kiểm soát chứng từ cho vay, thu nợ, từ đó phản ánh vào sổ sách thích hợp tình hình cho vay và thu nợ, giúp lãnh đạo Ngân hàng có kế hoạch, phương hướng đầu tư tín dụng ngày càng có hiệu quả hơn.

Khái niệm

Ý nghĩa

• Nhờ công tác thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện chủ yếu bằng chuyển khoản nên đã giảm đi rất nhiều chi phí về vận chuyển, lưu thông tiền mặt, tiết kiệm được cho nền kinh tế xã hội phần lớn chi phí phát hành tiền mặt cho lưu thông. • Do mở tài khoản cho khách hàng mà Ngân hàng có điều kiện để cung cấp thêm các dịch vụ khỏc để được hưởng hoa hồng, đồng thời theo dừi được phần nào hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, từ đó tạo điều kiện giúp đỡ hoặc hạn chế những tiêu cực từ hoạt động sản xuất kinh doanh của họ.

Những quy định chung

Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt trong Ngân hàng

• Thanh toán bằng Séc
• Thanh toán bằng Ủy nhiệm chi
• Thanh toán bằng Ủy nhiệm thu
• Thanh toán bằng Thư tín dụng
• Thanh toán bằng Thẻ ngân hàng

Người mua có nhiệm vụ duy trì số dư trên tài khoản tiền gửi sau khi đã nhận hàng hóa để Ngân hàng thanh toán cho đơn vị bán khi Ủy nhiệm thu gửi đến, nếu tài khoản khụng đủ số dư ngõn hàng lưu Ủy nhiệm thu và theo dừi cho đờn khi đủ sẽ thanh toán cho đơn vị bán, hoặc trả lại cho đơn vị bán. * Đối với bên thụ hưởng, khi nhận được giấy mở thư tín dụng do Ngân hàng gửi đến phải đối chiếu với hợp đồng hay đơn đặt hàng, kiểm soát giấy ủy nhiệm nhận hàng, giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng nếu đúng thì giao hàng và yêu cầu người nhận hàng ký tên vào hóa đơn giao hàng.

Nguyên tắc thanh toán

Trong phương thức thanh toán bằng thẻ, Ngân hàng đóng một vai trò rất quan trọng, đó là vai trò của người tổ chức và thực hiện các khoản thanh toán. Ngoài hai hoặc nhiều đơn vị tham gia trong quá trình thanh toán thì Ngân hàng được xem là bên thứ ba không thể thiếu trong thanh toán chuyển khoản.

Tổ chức công tác kế toán không dùng tiền mặt

Trước năm 2008, DAB sử dụng chương trình quản lý kế toán cũ, số hiệu tài khoản tiền gửi thanh toán có mang số hiệu 4211 do NHNN ban hành, nhưng từ năm 2008 trở đi, chương trình quản lý kế toán của DAB được nâng cấp, các tài khoản tiền gửi thanh toán của những khách hàng cũ được cấp mới. Báo cáo kế toán được lập định kỳ, báo cáo này được thực hiện theo quy định của NHNN nên sử dụng số hiệu tài khoản do NHNN quy định, do đó, chương trình kế toán của DAB tự động tổng hợp tất cả các tài khoản tiền gửi khách hàng lại và kết chuyển vào 4211.

Thanh toán bằng Séc

Nếu số tiền còn lại trong tài khoản nhỏ hơn số tiền chi Séc thì giao dịch viên trả Séc lại cho người thụ hưởng và yêu cầu người thụ hưởng thông báo cho đơn vị chi trả nộp thêm tiền vào tài khoản. Trường hợp khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiền gửi thanh toán trong 3 ngày mà rút ra thì DAB – AG sẽ thu phí sử dụng tiền từ tài khoản trong vòng 3 ngày với mức phí là 0,022%/tổng số tiền rút.

Thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Đồng thời, trên lệnh thanh toán gửi đi, bao giờ giao dịch viên cũng phải diễn giải đầy đủ các thông tin được thể hiện trên ủy nhiệm chi: Tên đơn vị hưởng, số TK đơn vị hưởng, Ngân hàng đơn vị hưởng, Chi nhánh EAB chuyển, Tỉnh đơn vị hưởng, Nội dung chuyển, Tên đơn vị gửi, số TK đơn vị gửi, Ngân hàng đơn vị gửi. Đây là trường hợp một tổ chức tín dụng khác mở tài khoản tại DAB – AG, hai bên đồng ý với nhau khi có lệnh thanh toán mà đơn vị hưởng có TKTGTT tại tổ chức tín dụng đó thì DAB – AG sẽ chuyển giấy báo Có đến tổ chức tín dụng này với nội dung chuyển khoản cho đơn vị hưởng có tài khoản tại tổ chức tín dụng này.

Thanh toán bằng thẻ ngân hàng

• Các loại thẻ sử dụng trong thanh toán
• Những đối tượng liên quan đến thẻ ngân hàng
• Một số quy định khi sử dụng thẻ ngân hàng
• Tài khoản sử dụng

+ Có quyền áp dụng các biện pháp cần thiết mà không cần thông báo trước cho chủ thẻ khi xảy ra một trong các trường hợp sau: phát hiện có giao dịch không do chủ thẻ thực hiện; phát hiện thẻ giả; chủ thẻ không thực hiện đúng các quy định của DAB về việc sử dụng thẻ; phát sinh giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền; theo yêu cầu của tổ chức thẻ quốc tế; theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. DAB là Ngân hàng thương mại có mạng lưới thanh toán thẻ rộng khắp trên toàn quốc, dịch vụ thẻ của DAB chiếm được nhiều ưu thế hơn so với các Ngân hàng thương mại khác bởi DAB đã và đang xây dựng các trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại, đặc biệt là hệ thống máy giao dịch tự động ATM được lắp đặt ở hầu hết các chi nhánh, phòng giao dịch và khu vực đông dân cư.

Đánh giá công tác kế toán tại DAB – AG

Việc luân chuyển chứng từ của DAB – AG vẫn đảm bảo nguyên tắc: thu tiền trước ghi sổ sau, ghi sổ trước chi tiền sau, ghi nợ trước ghi có sau, luân chuyển trong nội bộ Ngân hàng; luân chuyển giữa các ngân hàng đều phải qua mạng của Ngân hàng hoặc qua cơ quan chuyên ngành. * Về vận dụng hình thức kế toán: DAB - AG vận dụng hình thức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động tại đơn vị, đó là hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ bởi đây là hình thức lưu trữ chứng từ theo từng ngày phát sinh, đồng thời phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của tài khoản.

Một số kiến nghị và giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán

* Về trình độ nghiệp vụ, trình độ quản lý: Trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán được đánh giá cao, ngày càng chuyên nghiệp hơn, được thể hiện qua việc xử lý nghiệp vụ theo yêu cầu của khách hàng chính xác, kịp thời và đầy đủ, cung cấp đúng chứng từ cho khách hàng. * Về trình độ nghiệp vụ, trình độ quản lý: DAB – AG nên quan tâm đến chất lượng phục vụ của các Giao dịch viên, sự niềm nở và phục vụ tận tình của các Giao dịch viên sẽ khiến khách hàng cảm thấy thoải mái và có ấn tượng tốt đối với DAB - AG bằng cách Ngân hàng nên tổ chức cho Giao dịch viên tham gia lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và huấn luyện kỹ năng giao tiếp.

Một số kiến nghị khác

* Về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Báo cáo kế toán không chỉ được sử dụng trong nội bộ ngân hàng nên sự thống nhất về số hiệu tài khoản có thể giúp DAB tránh được những sai sót trong quá trình lập báo cáo. Để khắc phục, DAB – AG có thể thực hiện bằng cách đầu tư nâng cấp máy móc, hệ thống đường truyền và hệ thống mạng để khắc phục tình trạng gián đoạn giao dịch về nghiệp vụ do sự cố kỹ thuật, phân công cụ thể nhân viên phòng IT kiểm tra máy móc, thiết bị định kỳ.