Ôn tập kiến thức về mạng máy tính, Internet và làm việc với bảng tính trong Excel
MỤC LỤC
MẠNG MÁY TÍNH VÀ INTERNET 3.1. Mạng máy tính
Mạng Internet 1. Khái niệm
• WWW (World Wide Web) - nói ngắn gọn Web: Dựa trên một kỹ thuật biểu diễn thông tin siêu văn bản (hypertext), trong đó các từ của văn bản có thể liên kết (link) tới các tài liệu khác nhau. Web là hệ thống thông tin toàn cầu, bao gồm thông tin văn bản tài liệu, âm thanh, hình ảnh.. • Sự tiến hoá của Web: ban đầu chỉ là giới thiệu về công ty, hoặc tổ chức. Hiện nay, Web phát triển rất nhanh cung cấp các dịch vụ đa dạng như thương mại điện tử, diễn đàn.. • Cấu trúc một tài liệu Web như sau:. VD: http: //www.mof.gov.vn /ttTinHoc/index.html Giao thức Domain name Tài liệu trên Server của Server. b) Truyền tệp (FTP) - File Transfer Protocol: Cho phép truyền các tệp từ một máy tính này đến một máy tính khác, với điều kiện các máy tính đều nối mạng và có cài đặt FTP. • Để gửi - nhận thư, hệ thống thư điện tử trờn Internet phải xỏc định rừ người sử dụng trên máy tính thông qua các hòm thư (địa chỉ). • Dạng tổng quát của địa chỉ E-mail là:. login-name@host-name Ví dụ: hoangtuyetmai@mof.gov.vn. Cấu trúc của một thư điện tử thường gồm 2 phần:. Phần đầu thư: chứa địa chỉ ngời nhận, chủ đề của thư,.. Phần thân chứa nội dung của thư. Minh hoạ một trang thư. •Truy cập khai thác thông tin trên Web: Có nhiều chương trình có thể truy cập Web, phổ biến nhất là chương trình Internet Explorer của hãng Microsoft hoặc Netscape Communicator của công ty Netscape. Kích đúp chuột vào biểu tượng Internet Explorer d) Một số nút chức năng trên trang Web:. Refresh : làm mới dữ liệu Home : trang chủ. e) Một số trang Web thông dụng.
Nhập và điều chỉnh văn bản 1. Nguyờn tắc gừ văn bản
Thước kẻ: Nằm ở phía trên và phía trái của vùng màn hình dành cho soạn thảo văn bản, nhằm cung cấp thông tin cho người dùng về vị trí tương đối khi thực hiện các thao tác định dạng, sắp xếp các đối tượng trong Word. Ctrl + Backspace Xoá cả từ phía trước dấu chèn (phím Num Lock phải tắt) Ctrl + Delete Xoá cả từ phía sau dấu chèn (phím Num Lock phải tắt) Ctrl + Z hoặc [Menu] > Edit >.
Định dạng văn bản
• Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên (Có thể sử dụng các nút lệnh:. trên thước kẻ ngang để thực hiện nhanh các thao tác này). Có một số Style có tên do Word định nghĩa sẵn như Normal, Heading 1… Người sử dụng có thể chỉnh sửa các style này để phù hợp với các yêu cầu, hoặc tạo thêm các style mới.
Các thao tác với với bảng (Table) 1. Tạo bảng
Khi sử dụng địa chỉ ô trong công thức, sử dụng dấu phảy để căn cách giữa các ô riêng lẻ và dấu hai chấm để ngăn cách giữ ô đầu tiên và ô cuối cùng của một vùng như minh hoạ trong hình bên. Bạn có thể tạo đồ thị trên bảng của Word hay các ứng dụng khác; Bạn cũng có thể mở Diagram, nhập trực tiếp dữ liệu vào phần bảng tính và tạo một đồ thị.
Thiết lập trang in 1. Đặt lề
+ Insert Number of Page: chèn tổng số trang của văn bản + Format Page Number: định dạng lại cách đánh số trang + Insert Date: chèn ngày hiện tại. Để tạo tiêu đề của trang đầu tiên khác với các trang còn lại, hoặc tiêu đề cho các chẵn riêng, các trang lẻ riêng, chọn nút Page Setup (hoặc chọn File Page Setup) chọn Layout.
In ấn
+ Odd pages: chỉ in các trang lẻ trong số các trang đã chọn + Even pages: chỉ in các trang chẵn trong số các trang đã chọn. Chú ý: Nếu chọn in nhiều bản, bạn lưu ý lựa chọn trong ô Copies để in theo thứ tự của văn bản hay in theo thứ tự của số trang.
Một số chức năng nâng cao 1. Chèn dữ liệu từ một file khác
Nếu nhiều người xem thực hiện các thay đổi và các lời bình chú trong các bản sao tách rời của tài liệu gốc, bạn có thể tiếp tục làm thay đổi tài liệu và gửi nó cho người khác xem, Word sẽ hiển thị tất cả những gì mà bạn đã bổ sung và những gì mà người xem đã thay đổi. Word cung cấp cho người dùng một thư viện đồ hoạ (Clip Gallery) chia làm các nhóm, từ con người (People), nhà cửa (Building) đến động, thực vật..để chèn một ảnh, trỏ vào Picture trên Insert, nhấn Clip Art, chọn ảnh cần chèn.
MICROSOFT EXCEL XP 5.1. Làm việc với bảng tính
Soạn thảo trong bảng tính .1. Chọn ô trong bảng tính
+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy bấm đúp vào Cell hiện hành đó hay bấm chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành. - Thay đổi tòan bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen tòan bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xóa (Chú ý: khi có con trỏ văn bản thì bôi đen mới được).
Kiểu dữ liệu trong Excel 1. Kiểu chuỗi
Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử(số học, logic, quan hệ). Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán cảu công thức chứ không hiển thị công thức.
Tính toán trong bảng tính
Với bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 và nhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE,FALSE), nhập xong nhấn Enter, ta được kết quả. Ví dụ: ta có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là: =$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính, địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau.
Định dạng bảng tính
- Bấm chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng ta chọn ô của cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng ta sẽ chọn ô kết thúc phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt đường Freeze cho các cột còn lại. Khi bấm chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện lên trên màn hình để bạn nhìn thấy được.
Quản lý cửa sổ bảng tính 1. Giấu cửa sổ bảng tính
Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng tính khác. - Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không chọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép.
Làm việc với dữ liệu 1. Định dạng Font chữ
- Curreney: Dùng để định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng này kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm (.) dùng để thể hiện số lẻ của các số. - Percentage: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô hiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần trăm theo sau.
Bảo mật và che giấu dữ liệu
Khi áp dụng lệnh này, bảng tính của bạn chỉ có xem mà không thể thực hiện được các lệnh trên bảng tính này. Bạn chỉ thực hiện được việc bỏ bảo mật khi đã thiết lập bảo mật cho bảng tính của mình theo các bước đã trình bày ở trên.
Một số tiện ích khác của chương trình 1. Kiểm tra lỗi chính tả
Khi bộ kiểm tra lỗi chính tả nhận dạng một từ không có trong từ điển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn trong hộp thoại này. Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác, trong hộp thoại Dictionary Language, bấm chọn ngôn ngữ mà bạn muốn thực hiện kiểm tra.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) 1. Khái niệm
Bạn phải tạo khoảng trống giữa CSDL với các ô chứa điều kiện, vì làm như vậy để Excel phân biệt đâu là vùng chứa dữ liệu và đâu là vùng chứa các điều kiện (Excel phân biệt một CSDL chỉ chứa các ô liên tiếp nhau không có khoảng trống trong các hàng và cột, nếu có khoảng trống thì Excel xem đó là hai CSDL). Excel sẽ chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3, từ đây bạn có thể chỉnh sửa hay thay đổi cách thể hiện các trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được áp dụng cho Pivot Table đã tạo ngay sau khi bấm Finish trong hộp thoại.
Các hàm thông dụng trong Excel 1. Một số khái niệm cơ bản về hàm
- Dấu ngoặc đơn bật “ ( “: Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng. đối số n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng ta có thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nói cách khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đã 7 mức hàm lồng nhau. - Category (X) Axis Labels: Cho phép bạn thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
In ấn trong Excel 1. Thiết lập trang in
Ngược lại không chọn chức năng này thì Excel điều khiển in trang đầu tiên của tài liệu với tất cả số bản sao của trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mới in tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đến trang thứ ba…. - Nhãn Page Setup: trong nhãn này cho phép bạn chọn khổ giấy chứa nội dung in ở Page Size và khổ giấy để in ra ở Output Size, chọn in lặp nhiều bản trong Copies, chọn kiểu giấy nằm ngang hay dọc trong Orientation, chọn kích thước nội dung in ra trong Manual Scaling nếu bạn muốn kích cỡ giấy tuỳ ý thì bấm vào nút Custom Paper Size và chọn các chức năng khác.
