Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu để tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5
MỤC LỤC
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thường xuyên mà áp dụng phương pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian. Phương phỏp kiểm kờ định kỳ là phương phỏp khụng theo dừi một cỏch thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng hàng hoá tồn kho thực tế và lượng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.
Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính. Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152.
Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty
Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Như đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty từng bước xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trường bằng chính những sản phẩm ấy. Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nước, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đường xá, cầu giao thông, và hệ thống phương tiện giao thông trong nước, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nước.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
* Phòng kinh tế- thị trường (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trường như sự biến động về giá cả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm. * Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm. * Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động - tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lương, thưởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lương.
* Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lưu trữ các công văn, giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch.
Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại công ty
Phòng thiết kế ôtô và máy công trình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung của nhà nước. Như vậy, khi các phân xưởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật tư thì thống kê phân xưởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật tư do tổ trưởng phân xưởng, xí nghiệp đề nghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật tư. Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật tư còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty.
- Đối với NVL mua trong nước thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua.
Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng thiết kế máy công trình và thiết kế ôtô, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật tư. Trường hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trường thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường xuyên nên công ty lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo cách phân loại theo công dụng và vai trò của nguyên vật liệu.
Ở phòng kế toán: Định kỳ 5 hoặc 7 ngày nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập - xuất vật liệu, và tính giá cho từng phiếu nhập - xuất - theo giá hạch toán, ghi vào bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu (biểu 2.9).Cuối tháng tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến.
BẢNG KÊ SỐ 3 (BẢNG KÊ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU) Tháng 3 -2004
Các phiếu xuất sau khi được tính thành tiền theo giá hạch toán sẽ được phân bổ cho từng khoản mục chi phí chi tiết cho từng sản phẩm , phân xưởng, xí nghiệp. Cuối tháng cộng tổng cho từng khoản mục để vào bảng phân bổ số 2 theo giá hạch toán. Cuối tháng vào Bảng kê số 3 căn cứ vào Bảng tổng hợp nhập -xuất tồn kho, để ghi vào cột hạch toán của TK 152.
Từ đó tính hệ số giá và tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong tháng.
TRÍCH BẢNG KÊ SỐ 5
Mỗi tờ sổ mở cho 3 tháng, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, dư đầu năm, dư cuối tháng.
SỔ CÁI TK 152 - NVL
Có thể nói để sử dụng hiệu quả NVL như trên là do Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao NVL đúng hơn thế tình hình bảo quản , tình hình dự trử bảo quản NVL ở Công ty là khác tốt, vì thế dẫn đến hiệu quả sử dụng NVL năm 2003 cao hơn năm 2002, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm , tăng sức cạnh tranh trên thị trường và nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Thứ sáu là việc tổ chức kiểm tra chất lượng vật liệu, thành phẩm khi nhập kho nguyên vật liệu về tới Công ty chưa được nhập kho luôn mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của phòng KCS, phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng thông số kỹ thuật số, chung loại quy cách. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở Công ty luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như : phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác.
Bởi vì phòng điều hành sản xuất với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cức vào kế hoạch sản xuất vào định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lượng đã xuất của từng loại vật liệu phòng ĐHSX sẽ tính ra số lượng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất.
SỔ DANH ĐIỂM NVL- KHO 1 TT
-Đối với những nguyên vật liệu tồn kho quá lâu do nhập kho quá nhiều so với nhu cầu sản phẩm hoặc do không còn đáp ứng được yêu cầu về tính năng kỹ thuật để sản xuất sản phẩm… công ty cần tiến hành giải phóng ngay bằng cách bán hay trao đổi cho các đơn vị có nhu cầu để nhanh chóng thu hồi, tăng tốc độ chu chuyển của nguyên vật liệu, đồng thời giải toả được mặt bằng kho bãi, giảm bớt chi phí bảo quản. - Đối với những nguyên vật liệu nhập ngoại, giá trị lớn nên tìm hiểu, nghiên cứu mua nguyên vật liệu trong nước thay thế cho các nguyên vật liệu này mà vẫn đảm bảo chất lượng, giá cả lại rẻ hơn, giảm được các chi phí về vận chuyển,xăng, công tác phí cho nhân viên thu mua… Như vậy, giá thành sản phẩm sẽ hạ, nhưng chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo và không phụ thuộc qúa nhiều vào thị trường nước ngoài. - Ngoài ra để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần từng bước hiện đại hoá quy trình công nghệ tiên tiến, máy móc thiết bị sản xuất, đồng thời cần tiếp tục kết hợp và hợp tác với các nhà nghiên cứu, các trường kỹ thuật, các viện nghiên cứu để chế tạo ra các sản phẩm cải tiến có cùng tính năng công dụng nhưng chi phí thấp hơn, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu.
Thông qua vi tính hoá, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu, tiết kiệm được thời gian, số liệu được ghi chép chính xác đầy đủ, có thể kiểm tra, đối chiếu và phát hiện kịp thời, dễ dàng đồng thời thông tin kế toán được nhanh chóng cập nhật bất kỳ lúc nào cũng có thể xem.