Tầm quan trọng và lợi ích của việc xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ
MỤC LỤC
Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ
Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, với các phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt được kết quả. Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía những gì họ đang làm và họ đang không có một định hướng nào cho việc chi tiêu ấy. Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quan trọng, đỏng tin cậy để phõn tớch kết quả kinh doanh bằng cỏch theo dừi hoạt động thực tế, so sánh nó với kế hoạch.
Ngân sách chính là nguồn thông tin quan trọng để cụng ty cú thể theo dừi tỡnh hỡnh phỏt triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh đó thống nhất dựa trên hoạt động thực tế. Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở các công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân sỏch sẽ giỳp cỏc cỏ nhõn trong cụng ty nhận rừ trỏch nhiệm và quyền lợi của họ trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra.
Trong phần tiếp theo của chuyên đề sẽ tiếp tục đề cập một cách chi tiết hơn các bước còn lại của qui trình hoạch định ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
Vị trí và yêu cầu Vị trí
Bởi vì tương lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phải được xây dựng thường xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trường kinh doanh. Ngành dịch vụ vận tải như trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệp phải được lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần được soạn thảo với kì ngân sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày. Mặt khác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên.
Bởi chính họ mới là người trực tiếp tiếp xúc với công việc và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả năng phục vụ dịch vụ…Có như vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dưới của mình. Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách sẽ hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách thức để có được một doanh thu ấy. Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây dựng kế hoạch đầu tư đối với các doanh nghiệp nhà nước mà vốn đầu tư chính được cung cấp bởi cơ quan cấp trên.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt những thay đổi trong tương lai sau khi đã có những thông tin tốt về thị trường.
Phương pháp xây dựng
Họ sẽ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hướng cộng vào năm trước một tỉ lệ nào đó, thường là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tố khác như sự thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động. Phương pháp này thường được áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tưởng vào cấp dưới, hoặc doanh nghiệp đang phải đương đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuận hoặc tăng trưởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành. Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sách hành động cho phép tuân thủ các định hướng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, và trình bày các bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên.
Phương pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể các ngân sách, định hướng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp, tránh hiện tượng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩn trọng hơn. Theo đó các lựa chọn tổng quát sẽ được thực hiện ở cấp độ tổng thể, phần cần thực hiện ở cấp dưới sẽ được ước lượng và giao cho các cấp dưới dạng khung ngân sách, nhằm định hướng công việc lập ngân sách. Trên cơ sở các chương trình đã thông qua, và các định hướng đã nắm được, cấp dưới sẽ thiết lập các kế hoạch hành động bằng với việc tìm kiếm các giải pháp tiên phong cho phép thực hiện các mục tiêu tham vọng, và lượng hoá các kế hoạch này để trình cấp trên xem xét.
Phương pháp đúng đóng góp lớn vào sự thành công của ngân sách doanh nghiệp nhưng xây dựng theo đúng qui trình sẽ là cách đạt được ngân sách mong muốn một cách khoa học nhất.
Qui trình xây dựng
Doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ nên được phân chia thành các mục nhỏ, có thể theo phân khúc thị trường, loại hình phục vụ, vị trí địa lí thì công việc dự toán sẽ chi tiết và dễ dàng hơn. Có thể dự toán được điều này thông qua phòng kế toán xác định xu hướng thanh toán trước đây và thông qua phòng kinh doanh để biết được tình hình tài chính của từng khách hàng, cũng như khả năng thanh toán của họ. Dự báo sản lượng vận tải là công việc đặc trưng nhất và quan trọng nhất trong công tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệp nói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
Những doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ khác với các doanh nghiệp hàng hoá, họ nhận doanh thu từ việc vận tải hành khách và hàng hoá, dựa trên phương tiện của họ hoặc cho thuê người lái…. Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào kế hoạch vận tải, và chế độ bảo dưỡng kĩ thuật của từng mác xe, tiến hành tính toán cho từng loại( phương pháp này chính là phương pháp định mức) Còn việc sửa chữa- bảo dưỡng cho khỏch hàng ngoài cụng ty sẽ dựa trờn việc theo dừi cỏc số liệu hàng năm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ nhằm vào khách hàng sang trọng, cần thương hiệu mạnh thì giá cao lại là một trong những cách thức thể hiện khả năng của khách hàng.
Tùy theo loại hình và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp: phương pháp khối lượng công tác kì kế hoạch, hay phương pháp định mức tổng hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm vận tải, hay phương pháp định biên. Dt: Định mức giờ công cho một đơn vị sản lượng vận tải Qt: Số giờ công làm việc của một lao động trong một năm Sau khi dự tính được số lao động cho toàn kì kế hoạch, trên cở sở mức lương mà doanh nghiệp dự tính chi trả cho từng lao động theo từng loại, tổng hợp lại sẽ thiết lập được ngân sách chi phí lao động. - Căn cứ vào các dự án đầu tư dài hạn khác chưa tác động đến doanh thu theo kế hoạch đã đề ra, người sử dụng tiếp tục thêm vào các khoản mục trong phần tài sản tương ứng với phần tăng tài sản dự tính tăng từ dự án, và phần nguồn vốn tương ứng với phần tài trợ đã xác định.
Phê duyệt và tổng hợp ngân sách
Công việc này sẽ vẫn do người sử dụng mô hình dự toán như trong dự toán ngân sách cung cấp dịch vụ. - Xác định các khoản mục trong các báo cáo năm trước thay đổi theo doanh thu và không thay đổi theo doanh thu. Các công thức được thiết lập sẵn sẽ tính ra các giá trị của các khoản mục còn lại trên các báo cáo.
Lúc này trên bảng cân đối kế toán sẽ xuất hiện chênh lệch giữa phần tài sản và phần nguồn vốn. Chênh lệch này phát sinh từ việc doanh thu tăng khiến các phần tài sản tương ứng tăng theo và làm tổng tài sản tăng cao hơn nguồn vốn. Do vậy, người sử dụng mô hình sẽ lựa chọn nguồn vốn cần tăng để tài trợ cho lượng tài sản mới tăng thêm.
- Xác định các tỉ lệ theo mục tiêu, chính sách hay những biến động không thay đổi nhiều qua các năm của doanh nghiệp: tỉ lệ khấu hao, tỉ lệ trả lãi vay, tỉ lệ hàng tồn kho….