Đề xuất hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cô phần bánh kẹo Hải Hà

Những NVL được thu mua về, trước khi nhập kho còn phải được tiến hành kiểm tra chặt chẽ bới phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại, đảm bảo NVL đã đạt yêu cầu kĩ thuật không gây tình trạng ngộ độc cấp tính hay mãn tính, không chứa vi sinh vật mang mầm bệnh, gây hại tới sức khỏe của người tiêu dùng. Vì NVL của Công ty rất đa dạng và phong phú, có nhiều loại thuộc hàng thực phẩm, có thời gian sử dụng ngắn, rất khó bảo quản, hơn nữa lại còn phụ thuộc nhiều vào sản xuất,… do vậy, có thể lúc Công ty nhập kho là NVL đảm bảo tiêu chuẩn, nhưng qua thời gian chưa được sử dụng, có thể NVL bị hỏng, mà với những NVL bị hỏng, hay quá hạn sử dụng không những làm giảm chất lượng sản phẩm, mất hương vị mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe của người tiêu dùng.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán

Sau khi kiểm nghiệm vật tư, chỉ nhập những vật tư đáp ứng đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu, những vật tư không đáp ứng yêu cầu, Công ty sẽ lập biên bản và sẽ gửi biên bản này cùng những chứng từ có liên quan đến nhà cung cấp để trả lại hàng hoặc giải quyết theo thỏa thuận với nhà cung cấp. Đồng thời, khi nhận vật tư xuất từ cỏc kho, cỏc xớ nghiệp cũng theo dừi số lượng vật tư nhận trên “Sổ lĩnh vật tư” (Biểu số 2.5), sổ này được mở cho từng loại NVL mà xớ nghiệp nhận và theo dừi từng lần nhận vật tư trong tháng. Mặt khác, vào ngày cuối tháng, nhân viên thống kê tại xí nghiệp tiến hành tổng hợp lượng NVL tồn (nếu có) trong kho của xí nghiệp, tính ra số lượng NVL còn tồn kho sau đó ghi vào dòng “Tồn cuối tháng” trên sổ lính vật tư của từng NVL tương ứng.

Ngoài ra, trên sổ lĩnh vật tư có cột chữ ký của thủ kho và sổ xuất vật tư có chữ ký của cán bộ nhận hàng, việc ký chéo như vậy giúp cho Công ty theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện nhập, xuất, tồn vật tư và trỏch nhiệm của người thực hiện. Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập – xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập – xuất vào máy tính theo đúng quy định. Cuối tháng, khi các xí nghiệp gửi “Báo cáo vật tư” lên phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu: Định mức của từng loại NVL để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp với các định mức trên “Báo cáo vật tư”, cũng như so sánh tổng số lượng của từng loại NVL xuất kho cho sản xuất giữa “Phiếu xuất kho” và tổng số lượng NVL tiêu hao thực tế trên “Báo cáo vật tư” phải khớp với nhau.

Trong phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn công thức nên kế toán vật tư chỉ cần nhập dữ liệu: Số lượng từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, số lượng NVL thực tế xuất dùng (căn cứ vào phiếu xuất kho) máy sẽ tự tính ra giá trị NVL xuất dùng cho từng sản phẩm.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Công ty sử dụng phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp kê

Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC2001, đã mã hóa tên tất cả các loại NVL như: 46 BICH, 124 THAT,…Chính vì vậy, TK 152 của Công ty không chi tiết theo tiểu khoản mà khi phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bất cứ loại NVL nào thì kế toán chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn chính xác mã loại vật tư đó trong mục “ mã vật tư”. Khi thu mua vật liệu, có thể xảy ra các trường hợp như: Hàng và hóa đơn cùng về, hàng về nhưng hóa đơn chưa về, hàng thừa, thiếu, kém phẩm chất,. Cuối tháng, từ sổ chi tiết, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với cỏc nhà cung cấp” (Biểu số 2.18) để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ của từng nhà cung cấp và cũng được dùng để đối chiếu, kiểm tra.

Trong trường hợp này, kế toán vật tư chỉ phản ánh số vật liệu theo trị giá hàng thực nhập, còn số hàng thiếu thì treo trên TK 1381 “Phải thu khác” để tùy từng nguyên nhân xử lý, ghi giảm số tiền phải trả người bán, quy trách nhiệm bồi thường hoặc ghi tăng giá vốn. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu, kê toán vật tư lập bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (Biểu số 2.20). Sau khi xác định được nguyên nhân gây thất thoát, tùy thuộc vào nguyên nhân Công ty có quyết định xử lý: cá nhân bồi thường bằng tiền, hoặc chưa thu được cho vào khoản phải thu khác hoặc trừ vào lương, hoặc Công ty chịu, ghi tăng giá vốn,….

Số liệu trên bảng này là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái TK 152) đồng thời đối chiếu, kiểm soát số liệu trên các báo cáo tài chính.

Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương pháp hoàn thiện

Công tác kế toán trong Công ty đã được vi tính hóa, mỗi kế toán được trang bị một máy tính hiện đại, đặc biệt, không chỉ các máy tính trong phòng kế toán được nối mạng với nhau mà các máy tính của phòng Kế hoạch – thị trường, phòng vật tư và phòng tài vụ cũng được nối mạng với nhau phục vụ cho việc cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả. Nếu việc sử dụng NVL là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì Công ty sẽ tiến hành khen thưởng, ngược lại, nếu NVL bị sử dụng lãng phí, có mất mát, thất thoát, tùy theo nguyên nhân mà Công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thường. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, diễn ra hàng ngày, chu kỳ sản xuất ngắn, sản xuất ra nhiều sản phẩm một lúc, cho nên việc sử dụng hình thức nhật ký chứng từ là phù hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Bên cạnh đó cũng có một số mã lại được mã hóa theo công thức: số đếm + tên kho như 15 BICH, 57 THAT,…, giữa tên kho và số đếm khi được viết liền khi thì có dấu cách như THAT9, 7THU,…Phần mềm kế toán máy được thiết kế trước và chỉ thực hiện được khi có sự tác động của con người, đó là con người phải khai báo trước, quy ước trước, và phải nhập số liệu đúng như khai báo và quy ước thì máy mới hiểu và thực hiện đúng được. Thứ năm, để hạch toán NVL, Công ty chỉ sử dụng TK 152 để hạch toán chung, do vậy, ta chi biết được tổng NVL nhập, xuất, tồn chứ không biết được chi tiết đó là loại NVL nào, điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán cũng như công tác quản lý.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà

Ngoài ra, Công ty cũng nên xây dựng những NVL có thể được dùng để thay thế cho một số NVL mà Công ty đang sử dụng, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, đề phòng có sự bất chắc, giúp việc kinh doanh của Công ty luôn ở thế chủ động. Tất cả những tài khoản này sẽ được khai báo hết ở mục “Danh mục tài khoản” nên khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dựa vào số hiệu trên chứng từ kế toán chỉ nhập đúng mã vật tư thì hàng loạt thông tin về NVL đó đều được hiện ra: tên NVL, số lượng tồn đầu kỳ,…Có thể cho rằng công việc kế toán sẽ vất vả hơn và rắc rối hơn. Bỏo cỏo vật tư được dựng để theo dừi số lượng vật tư đó xuất dựng cho từng sản phẩm, trong đó cho biết cả định mức sử dụng và tỉ lệ hao hụt thực tế, báo cáo này được sử dụng làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.

Trong quá trình hạch toán công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng, phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ vảu hạch toán kế toán trên cơ sở luật kế toán, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Doanh nghiệp cần thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu, cập nhật thông tin các chế độ và chuẩn mực mới để áp dụng vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình và đưa ra những chính sách, biện pháp thích hợp để khắc phục những hạn chế còn tồn tại.