Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Kế toán thu - chi ngân sách nhà nước bằng tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước Na Hang, tỉnh Tuyên Quang

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

• Phương pháp phát triển HTTT
• Các giai đoạn phát triển HTTT 1.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
• Công cụ thực hiện

Thông tin kế toán (Báo cáo tài chính NSNN, báo cáo kế toán quản trị). Như vậy, hệ thống thông tin kế toán NSNN có thể được hiểu là một hệ thống thông tin có sự ứng dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ động của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin về tình hình thu, chi NSNN, các loại tài sản mà KBNN đang quản lý và cỏc hoạt động nghiệp vụ KBNN. Nú cho phộp ghi chộp, theo dừi mọi biến động về NSNN và quá trình hoạt động của KBNN. Báo cáo tài chính có nhiệm vụ cung cấp những chỉ tiêu kinh tế, tài chính nhà nước cần thiết cho các cơ quan chức năng và chính quyền nhà nước các cấp; Cung cấp những số liệu để kiểm tra tình hình thực hiện NSNN, thực hiện chế độ kế toán, chấp hành các chế độ, chính sách của nhà nước và của ngành. Báo cáo tài chính còn cung cấp các số liệu chủ yếu làm cơ sở phân tích, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của NSNN các cấp, của từng đơn vị Kho bạc và của toàn bộ hệ thống NSNN và KBNN giúp cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động NSNN và hoạt động KBNN có hiệu quả. Báo cáo kế toán quản trị trong hệ thống KBNN là loại báo cáo phục vụ cho việc điều hành kịp thời NSNN các cấp và điều hành hoạt động nghiệp vụ của KBNN trên phạm vi từng đơn vị và toàn hệ thống. Báo cáo kế toán quản trị có thể được lập trên cơ sở số liệu sổ kế toán hoặc từ số liệu trên điện báo được tổng hợp trong hệ thống KBNN. Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán NSNN có:. - Phương pháp xử lý thông tin: Thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính. - Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp và cân đối. - Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng là lãnh đạo KBNN, cơ quan tài chính các cấp, các đơn vị sử dụng NSNN. Phương pháp phát triển HTTT. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một HTTT. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. •Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. •Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống. •Thực hiện HTTT liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. •Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển HTTT:. 2) Những yêu cầu mới của nhà quản lý. 3) Sự thay đổi của công nghệ. 4) Thay đổi sách lược chính trị. Phương pháp phát triển HTTT. Khái niệm: Phương pháp là một tập hợp các bước và công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Có nhiều phương pháp để pháp triển hệ thông thông tin nhưng phương pháp đề nghị sử dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT, đó là:. Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin từ những góc độ khác nhau, đó là mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phân, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Đó có thể là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung, tổng quát nhất về hệ thống rồi mới đi xem xét hệ thống ở các mức cụ thể hơn. Sự cần thiết để áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Phân tích được bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và khung cảnh của nó từ những người sử dụng, các tài liệu và quan sát, những nguồn dữ liệu này cung cấp chủ yếu ở sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Vì thế phân tích chính là chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc.Tuy nhiên, khi tiến hành thiết kế hệ thống mới thì vấn đề sẽ khác đi. Mục đích quan trọng nhất của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng, hóa hợp được vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển HTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước. Các giai đoạn phát triển HTTT 1.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Mục đích: Cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Vị trí: Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức. Đánh giá đúng yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho người chịu trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời giờ. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu:. 4) Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu 2. Giai đoạn: Phân tích chi tiết. Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đớch: Hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiờn cứu, xỏc định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt tới. Để làm được điều này phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. Vị trí: Đánh giá về tầm quan trọng của giai đoạn này James Mckeen đã nhận xét: “Những người có thành công nhất, nghĩa là những tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gíc”. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:. 1) Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2) Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 3) Nghiên cứu hệ thống thực tại. 4) Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 5) Đánh giá lại tính khả thi. Mục đích: Nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau:. 3) Thiết kế các luồng dữ liệu vào. 4) Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc. 5) Hợp thức hoá mô hình dữ liệu. 4.Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Mục đích: Thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng đạt các mục tiêu cũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất. Giai đoạn này gồm các công đoạn:. 1) Xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức. 2) Xây dựng các phương án của giải pháp. 3) Đánh giá các phương án của giải pháp. 4) Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Mục đích: Mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Vị trí: Đây là giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Một tài liệu bao chứa tất cả các đăch trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:. 1) Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 3) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. 4) Thiết kế các thủ tục thủ công. 5) Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, các thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các mô đun và toàn bộ hệ thống, hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng, cho thao tác viên cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin – đó chính là phần mềm. Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm:. 1) Lập kế hoạch triển khai. 2) Thiết kế vật lý trong. 5) Hoàn thiện hệ thống các tài liệu. 6) Đào tạo người sử dụng. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Sơ đồ luồng thông tin IFD. Phích Kho dữ liệu. Phích Xử lý. Phích Điều khiển. Các mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Để mổ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Các phích lô gic. Phích lô gic được sử dụng nhằm mục đích hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích loogic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu. Tên tiến trình xử lý. Tệp dữ liệu. Nguồn hoặc đích. Dòng dữ liệu. Tiến trình xử lý. Kho dữ liệu. Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD. Tên xử lý:. Tên DFD liên quan:. Các luồng dữ liệu vào:. Các luồng dữ liệu ra:. Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:. Mô tả logic của xử lý. Phích xử lý logic Tên luồng:. Tên DFD liên quan:. Các phần tử thông tin:. Phích luồng dữ liệu Tên phần tử thông tin:. Tên DFD có liên quan:. Các giá trị cho phép. Phích phần tử thông tin. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD. 1) Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2) Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất. 3) Xử lý luôn phải được đánh mã số. 4) Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 6) Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. 7) Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Tên DFD có liên quan:. Các xử lý có liên quan:. Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan:. Phích kho dữ liệu Tên tệp:. Tên DFD có liên quan:. Các phần tử thông tin:. Phích tệp dữ liệu. 9) Tất cả các xử lý trên một DFD phải cùng một mức phân rã. 10) Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. 11) Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy.

Khảo sát thực tế

Trường hợp trong tháng 1/N, các đơn vị dự toán cấp I và các đơn vị sử dụng ngân sách chưa gửi dự toán cho KBNN thì KBNN chỉ tạm cấp lương, các khoản có tính chất tiền lương, nghiệp vụ phí, công vụ phí và các khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy (trừ các khoản mua sắm trang thiết bị, sửa chữa), chi cho dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình mục tiêu quốc gia, chi bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dưới. Mức tạm cấp một tháng tối đa không quá mức chi bình quân 01 tháng của năm trước, đồng thời tổng hợp danh sách các đơn vị chưa có dự toán gửì KBNN báo cáo KBNN cấp trên, cơ quan tài chính đồng cấp để xem xét xử lý theo quy định. Kho bạc nhà nước chỉ thực hiện chi trả, thanh toán các khoản chi NSNN khi có đủ các điều kiện sau:. 1) Đã có trong dự toán chi NSNN được giao, trừ các trường hợp sau:. - Dự toán và phương án phân bổ dự toán NSNN chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước theo quy định. - Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán NSNN được giao và từ nguồn dự phòng NSNN theo quy định của cấp có thẩm quyền để khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn…; các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt, nhưng không thể trì hoãn được. 2) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. 3) Đã được cơ quan tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền quyết định chi. Kế toán ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ như: cấp ngân sách, niên độ ngân sách, loại kinh phí (kinh phí thường xuyên, kinh phí ủy quyền), tên, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, loại dự toán (dự toán ban đầu, dự toán bổ sung, dự toán điều chỉnh), mã tính chất nguồn kinh phí, cơ cấu phân bổ ngân sách (chương, loại, khoản, nhóm mục), số tiền, ngày hạch toán…;sau đó ký xác nhận trên chứng từ theo chức danh quy định.

Phân tích chi tiết HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt 1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống

Hệ thống phục vụ 3 đối tượng khách hàng: Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, chủ đầu tư và đối tượng nộp tiền vào ngân sách tại KBNN. TK Thông tin dự toán Giấy rút dự toán, chứng từ, hồ sơ thanh toán Chứng từ đã hạch toán chi.

Thiết kế logic HTTT kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt 1. Thiết kế CSDL lôgíc

Để có thể đáp ứng được yêu cầu đặt ra của nhiều bài toán, đôi khi phải kết hợp một số hoặc cả bốn phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu với nhau chỉ để tạo ra một cơ sở dữ liệu duy nhất phù hợp với hệ thống thông tin. Chuẩn hoá mức 2 quy định là nếu có sự phụ thuộc hàm (tức là phụ thuộc vào một phần của khoá) thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới, lấy bộ phận của khoá đó làm khoá cho danh sách mới, và đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp.