Quản lý chi phí hàng hóa tại Chi nhánh Xăng dầu Vĩnh Phúc

Chứng từ sử dụng

- Các chứng từ gốc phản ánh tình hình thu hồi nh phiếu thu, bảng kê nộp séc, giấy báo nợ, có của ngân hàng. - Biên bản giao nhận hàng hoá, hợp đồng bán hàng đại lý và các chứng từ khác có liên quan.

Tài khoản sử dụng

- Những sản phẩm, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ, nhng vì lý do về chất lợng, về quy cáchh kỹ thuật ng… ời mua từ chối thanh toán, gửi trả lại ngời bán hoặc yêu cầu giảm giá và đợc doanh nghiệp chấp nhận, hoặc ngời mua hàng với khối lợng lớn đợc hởng chiết khấu thơng mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này đợc theo dừi riờng biệt trờn TK 531 – Hàng bỏn bị trả lại, hoặc TK 532 – Giảm giá hàng bán, TK 521 – Chiết khấu thơng mại. - TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan tới số hàng hoá đã nhập trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lợng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (kể cả tồn kho và hàng gửi bán nhng cha đợc chấp nhận thanh toán, hàng gửi đại lý, ký gửi).

Kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá

- Nếu hàng hoá chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ đợc xuất tiêu dùng nội bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT. Theo hình thức bán hàng này doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ là khoản tiền theo giá hóa đơn, phần lãi trả góp đợc hạch toán vào TK 3387, và phân bổ vào doanh thu tài chính mỗi kỳ.

Kế toán chi phí lu thông và chi phí quản lý 1. Phân bổ chi phí mua hàng hoá

Chi phí mua hàng đợc tập hợp trực tiếp hoặc gián tiếp cho số hàng mua thuộc kỳ báo cáo, cuối kỳ phân bổ cho hàng hoá bán ra kỳ báo cáo 100% mức chi thực tế hoặc phân bổ cho giá vốn hàng bán theo tỷ lệ hàng bán ra và hàng tồn cuối kỳ. + Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí thời kỳ, chi phí này đợc bù đắp bằng các khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh hàng hoá, hoạt động tài chính thuộc kỳ xác định kết quả.

Sổ sách kế toán

- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng - Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua. Cuối tháng kết chuyển số liệu tổng cộng vào bảng kê và nhật ký chứng từ số 8.

Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá

Hóa đơn (GTGT)

Khách hàng Ngày 05 tháng 01 năm 2005

Hàng ngày, các cửa hàng căn cứ vào hóa đơn xuất bán để lập Bảng kê bán hàng rồi chuyển cho phòng Kinh doanh của Chi nhánh để cập nhập số liệu. Các đại lý bán lẻ và các Tổng đại lý sau khi mua hàng của Chi nhánh sẽ tiền hành thanh toán tiền hàng cho Chi nhánh. Khi các đơn vị nộp tiền kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền căn cứ vào số tiền thực nhập vào két.

Phiếu thu tiền mặt

Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc hiện nay có 19 cửa hàng bán lẻ nằm rải rắc trên địa bàn của tỉnh. Việc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt gặp rất nhiều khó khăn, nên hình thức nộp tiền chủ yếu đợc áp dụng là nộp tiền qua ngân hàng gần nhÊt. Định kỳ nhân viên cửa hàng nộp Hóa đơn GTGT, Bảng kê hàng hóa và Giấy nộp tiền vào ngân hàng cho phòng Kế toán tại Chi nhánh để tiền hành ghi sổ sách.

Giấy nộp tiền

Căn cứ vào doanh thu bán lẻ, doanh thu bán đại lý bán lẻ, lợng hàng hóa bán ra để lập lên bảng kê tính chiết khấu đại lý bán lẻ. Căn cứ vào định mức hao phí của Công ty mà Chi nhánh xác định mức hao hụt cho phép của toàn Chi nhánh. Đến cuối tháng, căn cứ vào lợng hàng hóa bán ra trong tháng, cửa hàng trởng lập Báo cáo hao hụt gửi lên phòng Kinh doanh để cập nhập số liệu, sau đó sẽ chuyển sang cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ sách.

Hàng ngày, tại các cửa hàng bán lẻ trởng cửa hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn cho số lợng hàng hóa bán ra cha đợc lập hóa đơn sau đó ghi nhận toàn bộ số lợng hàng hoá bán ra trong ngày vào Thẻ kho và Bảng kê hàng hóa. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Bản kê hàng hóa do các cửa hàng bán lẻ gửi lên phòng Kinh doanh sẽ tiến hàng cập nhập số liệu vào máy rồi chuyển những chứng từ này cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Thẻ kho

Tính toán giá vốn hàng bán ra theo giá hạch toán rồi cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết thống kê theo phơng thức xuất giá vốn. Thực chất Sổ chi tiết thống kê hàng hoá theo phơng thức giá vốn là tổng hợp các bảng kê hàng hoá chi tiết cho từng sản phẩm, theo từng phơng thức bán với mục đích lập các báo cáo tiêu thụ, Bảng xuất-nhập-tồn một cách dễ dàng.…. + Tính toán số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo từng loại hàng hóa.

+ Cộng tổng giá hạch toán của từng loại hàng hóa trên sổ chi tiết thống kế theo phơng thức xuất giá vốn.

Nhật ký chứng từ số 8A

Nhật ký chứng từ số 10

Cuối tháng, các cửa hàng căn cứ vào định mức hao hụt lập Bảng kê xuất khác. Căn cứ vào Bảng kê xuất khác này kế toán sẽ tiến hành tính giá vốn theo giá.  Đối với phơng thức bán buôn trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý.

Hàng ngày, căn cứ vào số lợng hàng hóa bán ra phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập Hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, đối với phơng thức bán đại lý Chi nhánh sẽ đợc hởng phần chiết khấu do Công ty cấp (khoản chiết khấu này đúng bằng khoản thù lao mà Chi nhánh trả cho khách hàng là các đại lý bán lẻ. Sau khi số liệu đã đợc phán ánh hết lên các NKCT và các sổ chi tiết, Kế toán sẽ tiến hành cộng số liệu từ NCKT và các sổ chi tiết để ghi chép lên Sổ cái của từng tài khoản.

Theo thờng kỳ, thờng là vào cuối tháng kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số liệu lên các báo cáo nộp về cho Công ty.

Báo cáo tiêu thụ

Các cán bộ, công nhân viên trong Chi nhánh đợc hởng bao gồm: những ngời trong bộ máy điều hành công ty (giám đốc, trởng phòng, phó phòng, nhân viên các phòng ban), những ngời lao động bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ (trởng cửa hàng, nhân viên bán hàng), thủ kho, bảo vệ .…. Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lơng và các chứng từ khác (giấy báo nghỉ ốm, ) kế toán tiến hành kiểm tra, ghi chép sổ sách và đ… ợc tập hợp trên TK641 (chi tiết cho từng nhóm hàng hóa). Chính vì vậy việc trích khấu hao là cần thiết nhằm giúp cho Chi nhánh tính đúng, tính đủ chi phí sử dụng TSCĐ và thu hồi vốn đầu t để tái tạo TCSĐ khi chúng bị h hỏng hoặc thời gian kiểm soát hết hiệu lực.

Đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh nào thì đợc hạch toán cho hoạt động kinh doanh đó, còn đối với những tài sản dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ đợc tập hợp và thực hiện phân bổ cho từng loại hoạt. + Chi phí bảo quản: Là những khoản chi phí nhằm đảo bảo chất lợng của hàng hóa đã nhập kho, chở đi tiêu thụ nh chi phí chống cháy nổ, chi phí vệ sinh kho hàng, rửa bồn bể, chi phí chống h hao hàng hóa, chi phí vệ sinh môi trờng, chi phí độc hại .…. + Chi phí lãi vay: Là các khoản chi phí về tiền vay, là khoản tiền Chi nhánh phải trả cho ngân hàng, các tổ chức tín dụng tài chính về các khoản vay ngắn hạn, khoản tiền lãi vay phải trả cho Tổng công ty về các khoản nhận thanh toán tiền hàng nội bộ và khoản lãi vay vốn để đầu t XDCB mà tổng công ty đã cho vay.

Ngoài ra, các chi phí kể trên Chi nhánh còn nhiều các chi phí khác cũng đợc coi là chi phí kinh doanh trong kỳ nh chi phí hoa hồng môi giới, chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí dự phòng….  Căn cứ vào các Hóa đơn, chứng từ nh Phiếu chi, Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài (điện, nớc) phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, Bảng tính khấu hao TSCĐ Kế toán tiến hành ghi số liệu vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, Bảng… tổng hợp chi phí bán hàng, Bảng kê chi phí bán hàng và cuối tháng ghi số liệu tổng cộng vào Sổ cái TK641.

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh

Nhật xét của giáo viên hớng dẫn

Nhật xét của giáo viên phản biện