Giải pháp cải thiện quản trị hoạt động xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu với Lào - VILEXIM

Lập phương án kinh doanh

Cùng với công tác tổ chức phân công nhiệm vụ cho nhân viên thừa hành nhà quản trị phải có những biện pháp điều khiển phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cũng như mỗi thành viểntong lực lưỡng tiêu thụ hàng hoá đều hướng vaò mục tiêu đã định trước, cố găqngs hết khả năng của mình, nỗ lực hoàn thành tốt công việc được giao với kết quả cao nhất từ đó thúc đẩy hiệu. Để việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động tiêu thụ đạt kết quả cao trước hết các nhà quản trị cần xác định các tiêu chuẩn về hoạt động tiêu thụ bao gồm các chỉ tiêu định lượng như: kim nghạch xuất khẩu, doanh số tiêu thụ hàng xuất khẩu, mức lợi nhuận hàng xuất khẩu, tốc độ chu chuyển hàng hoá, tổng mức chi phí cho hoạt động bán hàng và các chỉ tiêu định tính như mức độ an toàn trong kinh doanh, trình độ văn minh, uy tín, thế lực của doanh nghiệp trên thương trường.

Qúa trình hình thành và phát triển

Công ty không chỉ thực hiện thực hiện kinh doanh XNK với CHDC Lào mà mở rộng hoạt động kinh doanh với nhiều quốc gia trong khu vực và trên thế giới như: Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản và nhiều tổ chức kinh tế khác. Cũng trong thời gian này Công chính thức mang tên là Công ty xuất nhập khẩu với Lào, là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động với tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của nhà nước thông qua bộ Thương mại.

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

Quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đó, đảm bảo đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh, bù đắp các chi phí, cân đối giữa xuất và nhập, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước; phấn đấu thực hiện chỉ tiêu kế hoạch xuất nhập khẩu ngày càng cao. + Được ký kết hợp đồng với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các thành phân kinh tế, kể cả các đơn vị khoa học kỹ thuật trong việc kinh doanh, hợp tác đầu tư, uỷ thác và nhận uy thác xuất nhập khẩu trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện và các bên cùng có lợi.

Tổ chức bộ máy quản lý

+ Được dự hội chợ, triển lãm, giới thiệu các sản phẩm của công ty trong nước và ngoài nước, mời bên nước ngoài vào hoặc cử cán bộ ra nước ngoài đàm phán, ký kết hợp đồng, khảo sát thị trường, trao đổi nghiên cứu kỹ thuật. Trong đó ban giám đốc đứng đầu là giám đốc do Bộ trưởng Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm trực tiếp điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty sao cho có hiệu quả và là người chịu trách nhiệm cao nhất và toàn diện trước Bộ trưởng Bộ Thương mại và tập thể của Công ty về quá trình quyết định công việc của mình. Lập kế hoạch kinh doanh chung cho toàn công ty và đem cho giám đốc Công ty trình duyệt và phân bố kế hoạch kinh doanh cho từng phòng kinh doanh cụ thể và báo cáo lên ban lãnh đạo của Công ty tình hình thực hiện kế hoạch theo từng tháng, quí và năm.

Đặc điểm hoạt động kinh doanh

+ Đối với hàng nhập khẩu do chưa có các chi nhánh tại các thị trường cho nên khi nhập khẩu công ty phải qua trung gian thương mại là các tổ chức kinh doanh quốc tế trong nước có chi nhánh tại các thị trường mà công ty cần nhập khẩu và có sự thuận lợi hơn trong việc nhập khẩu hoặc là các tổ chức kinh doanh quốc tế của nước ngoài. Ngoài ra, Công ty cũng áp dụng các hình thức thu mua tạo nguồn hàng khác nhưng với không lượng nhỏ, không thường xuyên, chỉ chiếm một tỷ lệ khoảng 2,5% trong tổng số giá trị thu mua của Công ty chẳng hạn như hình thức thu mua tạo nguồn theo đơn đặt hàng kết hợp với ký kết hợp đồng, theo phương thức hàng đổi hàng. Sự tăng lên của kim nghạch xuất nhập khẩu trong năm 2000 do ảnh hưởng của của kim nghạch nhập khẩu tăng lên đáng kể bởi nhu cầu về các mặt hàng nhập khẩu tăng mạnh và sự giảm xuống của kim nghạch xuất khẩu nhưng so với kim nghạch nhập khẩu tốc độ giảm chậm hơn nhờ vậy tổng kim nghạch xuất nhập khẩu vẫn tăng lên.

Xét đối với lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng do ảnh hưởng của hai nhóm nhân tố là nhóm nhân tố làm tăng lợi nhuận thuần kinh doanh như: doanh thu tăng,chi phí quản lý giảm và nhóm nhân tố là giảm lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh như: các khoản giảm trừ tăng, giá vốn hàng bán tăng, chi phí bán hàng tăng. Năm 2001 là năm mà Công ty gặp nhiều khó khăn tuy nhiên kim nghạch xuất nhập khẩu cũng như doanh thu đều tăng do Công ty đã tiêu thụ được lượng hàng tồn kho lớn tuy nhiên do gặp phải sự cạnh tranh từ phía các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế buộc Công ty phải hạ giá bán nhằm tiêu thụ một lượng lớn hàng tồn kho trong khi đó giá vốn hàng bán tằn lên.

Công tác nghiên cứu thị trường

Để nghiên cứa thị trường Công ty chủ yếu dựa trên phương tiện thông tin đại chúng trong và ngoài nước thông qua Bộ Thương mại, phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam..Từ đó công ty có thể5 năm bắt được những thông tin về thị trường trong và ngoài nước và những chinhs sách xuất nhập khẩu của những quốc gia mà công ty theo đuổi. Thêm vào đó phương pháp nghiên cứu thị trường chỉ giới hạn là nghiên cứu tại văn phòng thông qua báo chí và tài liệu thu thập được trong và ngoài nước thông qua báo chí, tạp chí cũng như những thông tin thống kê từ cơ sở hành chính trong nước bà nhiều khi có thể những thông tin này đã lạc hậu rất. Để giữ vững nhu cầu thị trường đối với hàng hoá của mình và nâng cao kim nghạch xuất khẩu, công ty đã từng bướcnâng cao chất lượng hàng hoá và chuyển từ xuất khẩu sản phẩm thô sang xuất khẩu háng được tinh chế có giá trị cao hơn..Đồng thời tích cực khai thác thêm nhiều nguồn hàng mới để có thể lựa chọn những mặt hàng xuất khẩu có giá trị cao.

Đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu

*Làm thủ tục thanh toán, lấy ngoại tệ: Sau khi giao hàng hoá cho bên vận tải Công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán và gửi cho ngân hàng bên nhập khẩu để trong thời hạn qui định, ngân hang bên nhập khẩu chuyển ngoại tệ qua ngân hàng ngoại thương Việt nam và Công ty lấy ngoại tệ tại đó. *Kiểm tra trước: là việc kiểm tra việc xây dựng chính sách và phương án xuất khẩu bao gồm việc kiểm tra các nội dung như các thông tin về mặt hàng, giá cả, hình thức, phân phối, thanh toán, số vốn lưu động cần thiết, tổng chi phí cho kinh doanh và hiệu quả kinh tế hay lợi nhuận dự kiến, các biện pháp tổ chức thực hiện. Có được những thành tựu như vậy là do cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty và trước hết là sự nỗ lực của ban lanh đạo thể hiện: những mục tiêu đề ra đều mang tính khả thi,các chính sách và phương hướng kinh doanh được xay dựng có hiệu quả phù hợp với khả năng kinh doanh, trình độ lao động, tiền vốn và sự phù hợp với thị trường.

Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty

Những người trực tiếp lâu công tác xuất khẩu phải thực sự bám sát sản xuất để nắm rừ nhu cầu thị trường, cỏc yờu cầu khỏc biệt của từng khỏch hàng để đề ra hướng chủ đạo cho người tổ chức thu mua nhằm thu mua được những sản phẩm phù hợp với những quy định trong hợp đồng xuất khẩu, tránh để xẩy ra tình trạng thu gom không tiêu thụ đượcvgây thiệt hại cho Công ty và người cung ứng mất lòng tin với khách hàng. Trừ các mặt hàng phải thực hiện theo hạn nghạch, các mặt hàng khác có điều kiện hoặc phải thông qua trung gian, thương nhân đã đăng ký kinh doanh trong nước nếu có hàng có thị trường đều được quyền xuất khẩu trực tiếp, không phụ thuộc vào ngành hàng có trong đăng ký kinh doanh hay không. Để khuyến khích xuất khẩu bộ Thương mại đã có đề án đề xuất thành lập cục xúc tiến thương mại nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong công tác tìm kiếm thị trường , xây dựng và triển khai chiến lược phát triển thị trường phục vụ cho việc tăng kim nghạch xuất khẩu.Chính phủ cũng áp dụng các biện pháp thưởng phạt vật chất cho các doanh nghiệp có kim nghạch xuất khẩu lớn, sản phẩm xuất khẩu có chất lượng cao.

Các giải pháp đề xuất

Khi tham gia thị trường này công ty gặp phải khó khăn sau: hầu hết những quôc gia này đều dựng lên hàng rào thuế quan cao đối với những sản phẩm chế biến cao cấp của những quốc gia không thuộc khối kinh tế của họ và những hàng rào phi thuế quan như hạn nghạch và những qui định về điều kiện vệ sinh, an toàn và điều kiện sản xuất. Để làm được điwuf này công ty nên tiến hành ký kết hợp đồng dài hạn với các cơ sở sản xuất có danh tiếng, tạo những ưu đãi đặc biệt cho những cho các cơ sở sản xuất như cung cấp các thông tin về thị trường để sản xuất những sản phẩm có khả năng thích nghi cao, góp vốn vào các cơ sở sản xuất để giải quyết những khó khăn về vốn của nhà sản xuất hoặc ứng trước tiền hàng. Ngoảia, nhà nước nên thành lập cácbtrung tâm xúc tiến thương mại với đội ngũ cán nhân viên là những chuyên giacó năng lực giúp cho các doanh nghiệp trong công tác nghiên cứu và tiếp cận thị trường, năm bắt kịp thời các thông tin kinh tế xã hội trong và ngoài nước và những diễn biễn trên thị trường để giúp các doanh nghiệp tranh thủ được thời cơ.