Tổ chức bộ máy lưu trữ văn thư hiện đại trong thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc
MỤC LỤC
Thuận lợi
- Công tác giáo dục của nhà trường luôn được sự chỉ đạo của phòng giáo dục, sự giúp đỡ của ủy ban nhân dân huyện, các cấp chính quyền địa phương và các ban nghành khác. - Tập trung chỉ đạo tốt các chuyên đề bồi dưỡng kiến thức, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ giáo viên (CBGV), đa số học sinh hiếu học, cùng với sự nỗ lực của CBGV nhiệt tình, tâm huyết với nghề, khắc phục những khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ.
Khó khăn
- Tập thể CBGV là một tập thể đoàn kết, có ý thức vươn lên, nhiều giáo viên (GV) trong chi đoàn có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ. - Trường đã có các sản phẩm dự thi đạt giải cấp huyện, thành phố trong các Hội thi phần mềm sáng tạo và thi Đồ dùng tự làm.
Cơ cấu tổ chức
- Việc tự học, tự quản của HS còn nhiều hạn chế, một số em còn chưa tự giác học tập. Một số gia đình chưa thật sự quan tâm tới việc học tập của con em mình, gây ảnh hưởng đến việc học tập của các em.
Giới thiệu về thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B
Do sự quan tâm nghiên cứu nắm bắt một cách chủ động kịp thời, thường xuyên nhu cầu sử dụng thông tin của GV là một trong những hoạt động rất quan trọng của Thư viện để có thể cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện phù hợp với nhu cầu của họ. Họ không chỉ tiếp thu kiến thức do GV truyền đạt mà những kiến thức nền tảng đó họ phải tích cực chủ động tìm kiếm thông tin liên quan nhằm phát huy khả năng tư duy độc lập sáng tạo áp dụng kiến thức vào việc giải quyết vấn đề ký luận trực tiếp mà xã hội đang đặt ra.
Những vấn đề cơ bản của tin học hóa trong công tác thư viện
ỨNG DỤNG BỘ MÁY LƯU TRỮ HIỆN ĐẠI VÀO THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐÔNG NGẠC B. + Tổ chức hợp lý công tác bổ sung, quản lý bạn đọc, thống kê….Nhận các tài liệu nhanh từ tài liệu điện tử.
Khái quát chung về lưu trữ
Mục lục chữ cái: Trình bày theo thứ tự chữ cái các chỉ dẫn về tác giả hay tên tài liệu trong trường hợp tác giả khuyết danh hay có từ 3 tác giả trở lên. • Mục lục chủ đề hệ thống: Chỉ dẫn được sắp xếp theo một khung phân loại có trước hoặc theo tên hoặc theo chỉ dẫn tương ứng của với chủ đề. + Thư mục: Hiện nay, thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B đã và đang tiến hành xây dựng phục vụ cán bộ giáo viên, nhân viên và học sinh trong trường bao gồm: thư mục thông báo sách mới ( giới thiệu vốn tài liệu mới nhập về của thư viện ).
Phương tiện lưu trữ thông tin hiện đại chính là các thiết bị nhớ của máy tính điện tử, ( có thể là băng từ, đĩa từ hoặc đĩa quang ), CD – ROM, các phần mềm điện tử…. - Cơ sở dữ liệu (CSDL): là một tập hợp các tệp dữ liệu có liên quan với nhau, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng. - CD – ROM là thiết bị nhớ có khả năng ghi một lần nhưng có thể đọc nhiều lần, nó dùng để lưu trữ các thông tin với khối lượng lớn nhưng không có nhu cầu phải thay đổi hoặc cập nhập bởi người sử dụng.
- Là một thư viện trường học, với vốn tài liệu ngày càng được bổ sung thư viện đang cố gắng xây dựng bộ máy lưu trữ phù hợp với tình hình và đặc điểm của thư viện mình.
Ứng dụng phần mềm WinISIS vào Thư viện trường Tiểu học Đông Ngạc B
Cách sử dụng phần mền WinISIS
+ Sau khi cài đặt xong File Setup.exe tiếp tục mở Folder Winisis1.4 ra và mở Folder SYSPAR rồi copy file. Trên màn hình Desktop ta kích chuột phải chọn Properties xuất hiện giao diện Display Properties ta chọn Appearance và chọn Advanced. Trên giao diện ta kích chọn lần lượt Normal, Message Box, Message Text và chọn font chữ ở mục Font.
Ở mục Font ta chọn font .VnArial Sau khi chọn xong nhấn “OK” để thiết lập.
Giao diện thực hiện chương trình
Đó là các biểu thức logic bao gồm các thuật ngữ tìm (từ khóa) được liên kết bởi các phép toán ngôn ngữ. Ngôn ngữ tìm tin trong WinISIS được xây dựng trên cơ sở Logic Bool, nó cung cấp phương tiện thuận tiện để trình bày các phép toán logic. + Hộp hiệu đính các biểu thức tìm tin (câu hỏi): Chứa các biểu thức tìm tin hiện tại, cú thể gừ trực tiếp trờn bàn phớm mà khụng cần dựng đến cỏc nỳt toỏn tử.
+ Hộp lịch sử tìm kiếm (danh sách câu hỏi): Liệt kê các biểu thức tìm đã được thực hiện bao gồm các số hiệu biểu thức, tên CSDL, kết quả và nội dung của. Nút từ điển: Nút này có tác dụng chứa các từ điển thuật ngữ tìm tin, các thuật ngữ này cú thể chọn từ từ điển hoặc gừ trực tiếp vào biểu thức tỡm. Sau khi thực hiện các biểu thức tìm tại hộp hiệu đính các biểu thức tìm tin ta nhấn vào tìm tin sẽ nhận được kết tìm tin.
- Sau khi các thuật ngữ tìm và các toán tử đã được chọn ta có thể thực hiện tìm kiếm bằng cách nhấn vào nút để thực hiện.
Các thao tác cập nhật dữ liệu
Sửa dữ liệu
Thay đổi Format hiện hình
In ấn
- Format in: Nếu kích chọn mục format in định sẵn ta có thể chọn một format in thích hợp trong hộp danh sách các CSDL. Thư viện đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu thông tin của cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh trong trường, góp phần quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và phát triển trường Tiểu học Đông Ngạc B ngày càng lớn mạnh trong nghành giáo dục. Với vốn tài liệu phong phú và đầy đủ về các môn của trường Tiểu học do Bộ giáo dục & Đào tạo quy định và tổ chức các hình thức phục vụ, Thư viện đã đạt được những thành tích đáng ghi nhận góp phần vào việc phát triển giáo dục của trường.
Thư viện sẽ tiếp tục phát huy vai trò của mình, ngày càng hoàn thiện về mọi mặt, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của bạn đọc đến với thư viện. Việc áp dụng công nghệ hiện đại vào thư viện giúp cho CBTV quản lý tốt vốn tài liệu cũng như trong tông tác phục vụ bạn đọc của mình. - Thư viện đã luôn theo sát tình hình thực tế của nhà trường, nghiên cứu và áp dụng các phương pháp lưu trữ thông tin hiện đại vào thư viện.
- Ứng dụng phần mềm WinISIS vào thư viện trường tiểu học Đông Ngạc B là một bước đột phá lớn, nó giúp cho việc quản lý tài liệu trong thư viện dễ dàng, thuận tiện và không mất nhiều thời gian công sức.
Kiến nghị và đề xuất
- Phối hợp với tổ chức Đội thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh để tổ chức các cuộc thu giúp cho học sinh tích cực đọc sách báo, phát huy tính ham hiểu biết của học sinh. - Tập trung đầu tư về cơ sở vật chất thiết bị công nghệ thông tin (CNTT) làm cơ sở cho việc Tin học hóa công tác quản lý và ứng dụng CNTT phục vụ công tác giảng dạy và học tập. - Tổ chức thi xây dựng bài giảng điện tử và phần mềm giáo dục để tham gia thi Đồ dùng dạy học các cấp, chọn sản phẩm tiêu biểu tham dự Ngày hội công nghệ thông tin do phòng GD&ĐT huyện Từ Liêm tổ chức.
- Sử dụng các phần mềm quản lý: Quản lý học sinh và kết quả học tập, quản lý thư viện, quản lý nhân sự, phần mềm phổ cập giáo dục theo hướng dẫn của Phòng GD&ĐT huyện Từ Liêm. + Nhà trường tổ chức bồi dưỡng Tin học văn phòng, hướng dẫn soạn giáo án điện tử cho cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường, nhằm phổ cập các kỹ năng Tin học cơ bản (soạn thảo văn bản, khai thác Internet, sử dụng thư điện tử, phần mềm trình chiếu) cho cán bộ quản lý và giáo viên. + Bố trí sắp xếp các máy tính truy cập Internet thuận tiện cho cán bộ, viên chức, nhân viên trong đơn vị được truy cập Internet miễn phí nhằm khai thác, trao đổi thông tin nâng cao nhận thức và phục vụ chuyên môn công tác.
+ Thành lập các nhóm giáo viên quản lý kho học liệu điện tử của trường và khai thác tư liệu trên mạng, xây dựng các phần mềm dạy học theo từng bộ môn đưa vào kho tư liệu nhà trường; chủ động mua một số phần mềm dạy học, sách điện tử (e-book).