Hoàn thiện quy trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Bưu chính Viễn thông
MỤC LỤC
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty ở công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây Dựng BCVT
Trình tự nhập kho NL vật liệu
Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoỏ đơn đó ghi rừ cỏc chỉ tiờu: chủng loại, quy cỏch vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 2 liên phiếu nhập kho. Ban kiểm nghiệm: Phạm Thanh (Trưởng ban), Lê Thanh An (Uỷ viên), Nguyễn Huy Hoàng (Uỷ viên). TT Tên, nhãn hiệu, quy. cách Đơn vị. tính Số lượng Giá đơn vị Chất. lượng Theo chứng. từ Thực nhập Thành tiền. Kết luận của hội đồng khiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban. Đơn vị bán có thể sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để thay cho hoá đơn bán hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu và người mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toán. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho. Đơn vị: Công ty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng. Bưu chính Viễn thông Mẫu 01-VT. Nhập tại kho: Công ty. Tên, nhán hiệu, quy. cách ĐVT Số lượng Đơn Thành TK hạch toán. c.từ T.tế giá tiền Nợ Có. 1 Cáp cống mỡ VNDS. Tổng giá trị vật tư đã nhập: Chín mươi chín triệu bẩy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn ./. TL Thủ trưởng đơn vị. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho. Tên đơn vị Diễn giải. Số NT Nợ Có. Người lập biểu Kế toán trưởng. b) Nhập do di chuyển nội bộ.
Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa từ kho đến nơi sử dụng.
Kế toán Chi tiết thanh toán với người bán
STT Diễn giải Chứng từ Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ. TT Nội dung Chứng từ Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ.
Kế toán tổng hợp NLVL và thanh toán với người bán
Mọi khỏch hàng cú quan hệ mua bỏn hàng hoỏ với Cụng ty đều được theo dừi qua TK 331(1), dù là thanh toán ngay để có thể tổng kết được nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên. Đầu tháng, các đơn vị trực thuộc được cấp chi phí sản xuất trên cơ sở kế hoạch tài chính quý đã được Công ty phê duyệt phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị trực thuộc. Cuối tháng, các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ phải quyết toán chi phí sản xuất với Công ty, kế toán sử dụng số liệu được duyệt trong báo cáo tài chính của đơn vị làm căn cứ hạch toán giảm khoản phải thu của các đơn vị.
Công ty thực hiện bút toán nhận và chuyển trả số dư TK 111, TK112, TK152 - nguyên liệu, vật liệu vào đầu kỳ và cuối kỳ nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ số tồn quỹ, TGNH, và nguyên vật liệu của toàn Công ty ( tại Công ty và tại từng đơn vị trực thuộc). (Quá trình hạn toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tại Công ty có thể được khái quát ở sơ đồ 1.4 trang 25).
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Ưu điểm
Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định.
Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám đốc qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình.
Hạn chế
- Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. Tương tự đối với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung có nhược điểm rất lớn: Địa bàn hoạt động công ty bây giờ hoạt động rải rác, việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép xử lý thông tin chưa nhiều, khi đó việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không được kịp thời, sát sao, bị hạn chế nhiều.
Như vậy mới chỉ có phản ánh số dư của TK tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chứ không phải là số dư của TK đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở 1 dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư thường không khớp đúng về thời gian nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. Hiện nay tại Công ty chỉ có định mức sử dụng vật tư, do vậy Công ty cần xây dựng định mức dự trữ tối đa và dự trữ tối thiểu để có hướng giải quyết các mặt hàng tồn đọng gây lãng phí chi phí bảo quản và ứ đọng vốn lưu động, đảm bảo dự trữ đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Đặc biệt, các chủng loại vật tư Công ty sử dụng là những loại chuyên dùng trong ngành, không sẵn có trên thị trường, luôn luôn phải dự trữ một khối lượng khá lớn nhiều chủng loại vật tư để đảm bảo cho tính cấp bách cho sản xuất khi giải quyết các sự cố do vậy có mất chất lượng của một số mặt hàng là khó tránh khỏi.
- Cuối năm tài chính DN căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31/ 12 tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước xác định số chênh lệch phải lập thêm hoàn giảm đi ( nếu có ). Để giải quyết được khối lượng công việc nhiều một cách nhanh gọn, chính xác trong công tác hạch toán vật tư thì Công ty cần nhanh chóng hoàn chỉnh công tác kế toán vật tư bằng phần mềm kế toán vật tư tại phòng kế toán- tài chính và tại các đơn vị trực thuộc có sử dụng nối.
