Hệ thống quản lý kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Giao thông 18
MỤC LỤC
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan tới hoạt động kinh tế tài chính ghi trong hoá đơn. Phải có chữ ký của kế toán trưởng- người kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính, chữ ký của thủ trưởng đơn vị- người phê duyệt và đóng dấu của đơn vị. - Nội dung túm tắt cỏc hoạt động mua bỏn cần diễn đạt gọn, rừ ràng, chớnh xác. - Các đơn vị đo lường cần thiết: Mỗi loại hàng hoá cần sử dụng đơn vị đo lường thống nhất. - Ngoài ra một số hoá đơn có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thức thanh toán, thuế.. - Các yếu tố này cần bố trí, sắp xếp hợp lý, đảm bảo cho việc ghi chép thuận tiện. - Nội dung của hoá đơn thể hiện ý nghĩa tính hợp pháp, hợp lý của hoạt động kinh tế tài chớnh, bởi vậy cần diễn đạt gọn, rừ ràng, chớnh xỏc giỳp cho việc kiểm tra, thanh tra nội dung hoạt động kinh tế tài chính và ghi sổ kế toán hoạt động đó được đúng đắn. d) Phương pháp ghi chép. Các chứng từ liên quan đến quá trình hoạt động của đơn vị nảy sinh ở những thời điểm khác nhau, thời gian khác nhau đều phải được tập trung về bộ phận của kế toán của đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ để sử lý và sử dụng trong công tác kế toán, công tác quản lý. - Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định mà nhà nước đã ban hành tránh gây hư hỏng, mất mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.
(Bằng chữ: Bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.). Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị. 2, Phiếu nhập kho. - Phiếu nhập kho phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó. Nó là cơ sở để ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. - Lập phiếu nhập kho để xác định số lượng, chất lượng, giá cả của vật tư mua vào thực tế nhập kho, để ghi vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng. - Ghi đầy đủ tên người nhập, ngày nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá , thành tiền. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Bắt buộc phải có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của đơn vị. - Phiếu nhập kho được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Cần phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý. d) Phương pháp ghi chép:. - Phiếu nhập kho đươc ghi thành 3 liên cụ thể như sau:. + Cột B: Ghi tên vật liệu, Công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hoá. Ghi tổng số tiền của các loại vật tư. - Ghi rừ tổng số tiền bằng chữ trờn phiếu nhập kho. - Căn cứ phiếu nhập kho ghi:. e) Công việc của nhân viên kế toán. - Gúc bờn trỏi của phiếu xuất kho phải ghi rừ tờn của đơn vị( hoặc đúng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho, phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. - Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu). - Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá công cụ dụng cụ thực tế đã xuất kho. - Dòng “ tổng số tiền bằng chữ”: Ghi tổng số tiền bằng chữ trên phiếu xuất kho. e) Công việc của nhân viên kế toán.
- Theo định kỳ, nhân ciên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho( Cột G). - Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định. - Kế toán dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất để vào thẻ kho. Nhập số liệu vào thẻ kho chỉ nhập phần số lượng. Trên thẻ kho ghi rừ số lượng tồn cuối ngày. - Sau đó dựa vào số lượng ghi trong thẻ kho để vào sổ chi tiết vật liệu. Số hiệu chứng. từ Diễn giải. Ngày nhập xuất. Số lượng Ký xác nhận của kế. Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán. Cộng cuối kỳ. Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc. Số hiệu chứng. từ Diễn giải. Ngày nhập xuất. Số lượng Ký xác nhận của kế. Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn. Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc. - Dựng để theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh nhập, xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. - Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng chi tiết vật liệu phải chính xác, trung thực, đúng với thực tế tình hình hoạt động của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán. Từ đó giúp cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá đúng đắn tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. d) Phương pháp ghi chép:. - Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá. - Cột C: Ghi diễn giải nội dung của chứng từ để ghi sổ. - Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. - Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhập kho. e) Công việc của nhân viên kế toán.
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18
Như vậy công tác kế toán không chỉ dừng lại ở việc phản ánh trên sổ sách, chưng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, mà còn phải hiểu biết tính năng, công dụng của nó trong quá trình sản xuất, để từ đó lựa chọn những chủng loại vật liệu thích hợp có thể thay thế nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất. Từ những quan điểm đổi mới hiện nay và những vấn đề còn tồn tại trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần XDGT 18, trên cơ sở kiến thức đã học và sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Lợi, em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. - Do điều kiện hoạt động của công ty, cần có sự quản lý tất cả các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán theo trình tự thời gian diễn ra hoạt động và theo trình tự thời gian bộ phận kế toán nhận được chứng từ kế toán phản ánh hoạt động kinh tế tài chính.
Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận, tuy nhiên theo thực tế của công ty hiện nay là hầu hết tất cả các trường hợp vật tư mua về đều có hoá đơn của bên bán do vậy chỉ cần căn cứ vào hoá đơn đó để kiểm nhận, như thế sẽ thuận tiện hơn. Vì vậy để phục vụ cho viện quản lý và bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn, công ty nên lập biên bản kiểm kê vật tư hàng tháng để xác định khối lượng, chất lượng vật tư làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và để kế toán vật tư hạch toán phần thiếu hụt này. Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ khâu mua vật tư về, trong quá trình thu mua và nhập kho vẫn còn xảy ra trường hợp thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phép, những khoản thiếu hụt này được hạch toán vào chi phí mua theo số tiền của số hàng đủ theo hợp đồng.
Trường hợp vật liệu mua về nhập vào kho nhưng bị phẩm chất kém so với chất lượng vật liệu ghi trên hợp đồng,kế toán vẫn hạch toán theo giá trị của vật liệu đủ tiêu chuẩn là chưa đúng, vật liệu kếm phẩm chất dẫn đến công trình thi công có chất lượng giảm sút nhưng giá thành lại không giảm làm cho uy tín của công ty giảm sút.