Tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ

Vị trí và yêu cầu Vị trí

Bởi vì tương lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phải được xây dựng thường xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trường kinh doanh. Ngành dịch vụ vận tải như trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệp phải được lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần được soạn thảo với kì ngân sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày. Có như vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh nghiệp khi đơn đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn.

Mặt khác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên. Bởi chính họ mới là người trực tiếp tiếp xúc với công việc và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả năng phục vụ dịch vụ…Có như vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dưới của mình. Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách sẽ hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách thức để có được một doanh thu ấy.

Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây dựng kế hoạch đầu tư đối với các doanh nghiệp nhà nước mà vốn đầu tư chính được cung cấp bởi cơ quan cấp trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt những thay đổi trong tương lai sau khi đã có những thông tin tốt về thị trường.

Phương pháp xây dựng

Họ sẽ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hướng cộng vào năm trước một tỉ lệ nào đó, thường là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tố khác như sự thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động. Phương pháp này thường được áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tưởng vào cấp dưới, hoặc doanh nghiệp đang phải đương đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuận hoặc tăng trưởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành. Theo phương pháp này từ các lựa chọn đã thực hiện và trên cơ sở chương trình hành động đã thông qua, cấp trên sẽ định ra cho mỗi bản ngân sách một giới hạn, phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sách hành động cho phép tuân thủ các định hướng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, và trình bày các bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên. Phương pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể các ngân sách, định hướng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp, tránh hiện tượng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩn trọng hơn. Theo đó các lựa chọn tổng quát sẽ được thực hiện ở cấp độ tổng thể, phần cần thực hiện ở cấp dưới sẽ được ước lượng và giao cho các cấp dưới dạng khung ngân sách, nhằm định hướng công việc lập ngân sách.

Trên cơ sở các chương trình đã thông qua, và các định hướng đã nắm được, cấp dưới sẽ thiết lập các kế hoạch hành động bằng với việc tìm kiếm các giải pháp tiên phong cho phép thực hiện các mục tiêu tham vọng, và lượng hoá các kế hoạch này để trình cấp trên xem xét. Sử dụng phương pháp này tận dụng được ưu điểm của việc định hướng tập trung các công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đưa ra một ngân sách vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán bộ đảm nhiệm với tinh thần hợp tác.

Qui trình xây dựng

Doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ nên được phân chia thành các mục nhỏ, có thể theo phân khúc thị trường, loại hình phục vụ, vị trí địa lí thì công việc dự toán sẽ chi tiết và dễ dàng hơn. Có thể dự toán được điều này thông qua phòng kế toán xác định xu hướng thanh toán trước đây và thông qua phòng kinh doanh để biết được tình hình tài chính của từng khách hàng, cũng như khả năng thanh toán của họ. Dự báo sản lượng vận tải là công việc đặc trưng nhất và quan trọng nhất trong công tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệp nói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.

Những doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ khác với các doanh nghiệp hàng hoá, họ nhận doanh thu từ việc vận tải hành khách và hàng hoá, dựa trên phương tiện của họ hoặc cho thuê người lái…. Sau khi có được tổng số phương tiện có ở kì kế hoạch, nhân với sản lượng bình quân mà mác xe có thể vận tải trong một tháng để tính ra tổng sản lượng vận tải của toàn bộ doanh nghiệp trong kì kế hoạch. Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào kế hoạch vận tải, và chế độ bảo dưỡng kĩ thuật của từng mác xe, tiến hành tính toán cho từng loại( phương pháp này chính là phương pháp định mức) Còn việc sửa chữa- bảo dưỡng cho khách hàng ngoài công ty sẽ dựa trên việc theo dừi cỏc số liệu hàng năm.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ nhằm vào khách hàng sang trọng, cần thương hiệu mạnh thì giá cao lại là một trong những cách thức thể hiện khả năng của khách hàng. Tùy theo loại hình và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp: phương pháp khối lượng công tác kì kế hoạch, hay phương pháp định mức tổng hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm vận tải, hay phương pháp định biên. Sau khi dự tính được số lao động cho toàn kì kế hoạch, trên cở sở mức lương mà doanh nghiệp dự tính chi trả cho từng lao động theo từng loại, tổng hợp lại sẽ thiết lập được ngân sách chi phí lao động.

- Căn cứ vào các dự án đầu tư dài hạn khác chưa tác động đến doanh thu theo kế hoạch đã đề ra, người sử dụng tiếp tục thêm vào các khoản mục trong phần tài sản tương ứng với phần tăng tài sản dự tính tăng từ dự án, và phần nguồn vốn tương ứng với phần tài trợ đã xác định.