Kỹ năng giao tiếp thành công và giải quyết xung đột nơi công sở

Kỹ năng và thái độ giải quyết xung đột giữa nhiều người

Kỹ năng phản ánh lại: Sau khi nghe người đối thoại trình bày một vấn đề nào đó, chúng ta có thể diễn đặt câu hỏi về nội dung vừa nghe được theo cách hiểu của bạn như “Theo tôi hiểu thì ý anh là… có phải không?”. “anh nên làm như thế này, nên làm như thế kia”, tránh thắc mắc “tôi không hiểu tại sao anh lại làm như vậy”, đánh giá “Trời ạ, có thế thôi mà cũng phải cãi nhau” hoặc không được kích thích sự xung đột như “Tôi mà là anh thì tôi cho nó vỡ mặt”.

Kỹ năng và thái độ giải quyết xung đột của bản thân

Bước 5 (cười vang): Chúng ta tìm kiếm một bức ảnh hài hước, suy nghĩ về câu chuyện cười hoặc nghe bản nhạc yêu thích; và ngừng cố gắng giải quyết mâu thuẫn. Khi đó, chúng ta sẽ lấy lại bình tĩnh và trở nên phấn chấn hơn để có thể duy trì sự bình tĩnh và đưa ra lựa chọn lành mạnh về cách để đối phó với sự khó chịu.

Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Nên bắt đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời: chúng ta mở đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời sẽ làm cho người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin và muốn trả lời những câu hỏi tiếp theo của bạn. Loại câu hỏi này được dùng khi mới bắt đầu gặp gỡ, thường đi kèm với lời chào để tạo không khí thoả mái, cởi mở, tự tin lẫn nhau cho cuộc tiếp xúc.

Những lưu ý khi đặt câu hỏi trong giao tiếp

Khi bạn muốn kết thúc câu chuyện mà không làm phật ý người đối thoại, bạn có thể dung câu kết thúc vấn đề. Ví dụ: Chúng ta đã gặp nhau và tâm sự với nhau rất nhiều điều thật bổ ích, thỉnh thoảng chúng ta lại gặp nhau nhé.

Giọng nói

Nếu đang thuyết trình, nên điều chỉnh tốc độ tùy vào nội dung những gì đang nói – nói chậm có thể giúp nhấn mạnh một ý, trong khi nói nhanh hơn có thể gây ấn tượng về sự say mê và nhiệt thành. Cố gắng hít thở sau mỗi câu nói – nếu áp dụng phương pháp thở sâu, bạn sẽ có đủ không khí để nói hết câu kế tiếp mà không phải dừng lại để thở. Mọi người sẽ ưu ái hơn khi đánh giá bạn và những lời bạn nói nếu giọng của bạn cởi mở, thân thiện và khích lệ (ngược với giọng hung hăng, mỉa mai hoặc đơn điệu).

Chúng ta không nên cười toe toét, nhưng chỉ cần hai mép hơi nhích lên là giọng nói của bạn sẽ nghe hấp dẫn hơn (ngay cả khi nói qua điện thoại).Tuy nhiên, không mỉm cười khi đang thảo luận về một vấn đề nghiêm túc.

Nụ cười, nụ hôn trong giao tiếp

Nguồn: http://www.wikihow.vn Suy nghĩ về kỷ niệm hạnh phúc hoặc về sự yêu mến một người nào đó: Hãy dành một vài phút để nhớ về kỷ niệm hạnh phúc hoặc về gương mặt của người mà chúng ta yêu mếm. Tìm kiếm sự trợ giúp của người khác: Với mục đích luyện tập nụ cười, người bạn sẵn sàng giúp đỡ chúng ta có thể là người yêu, bạn thân hoặc đồng nghiệp gần gũi. Lựa chọn tác nhân kích thích nụ cười: Tác nhân kích thích nụ cười có thể là một câu nói hoặc một từ ngữ cụ thể (như "làm ơn" hoặc "cảm ơn"), một mẩu giấy ghi chú được dán trên màn hình máy vi tính, mặt cười, tiếng chuông điện thoại hoặc tiếng cười của người khác.

- Dành thời gian mỗi ngày để làm một việc tốt sẽ khiến chúng ta cảm thấy tốt hơn về bản thân như đóng góp nhỏ cho quỹ từ thiện, giữ cửa thang máy cho ai đó, mua cà phê cho người khác,….

Giao tiếp mắt

Laura Benyik (chuyên gia ngôn ngữ cơ thể đến từ Phần Lan) đã phân chia việc giao tiếp bằng mắt thành 3 kỹ thuật ánh mắt khác nhau (ánh nhìn trong giao tiếp xã hội, ánh nhìn trong giao tiếp kinh doanh và ánh nhìn trong giao tiếp thân mật). Nếu chúng ta cảm thấy hơi bất an và nghi ngờ đối phương thiếu nghiêm túc, hãy cố gắng áp dụng kiểu ánh nhìn này thường xuyên hơn và nhận thấy thái độ của họ thay đổi tích cực một cách đáng kể. Khi nhìn vào môi của người đối diện, chúng ta thể hiện rằng mình cảm thấy rất hứng thú khi trò chuyện với người đó và mong muốn tìm hiểu nội dung đang được đề cập.

Nếu chúng ta không có ý định thể hiện sự quan tâm đặc biệt với ai đó thì hãy cố gắng kiểm soát các chuyển động của mắt và sử dụng ánh nhìn trong giao tiếp xã hội hay giao tiếp kinh doanh.

Giao tiếp nét mặt

Gương mặt có thể thể hiện những trạng thái cảm xúc phức tạp như vui buồn lẫn lộn, tâm lý vừa yêu vừa ghét, cảm giác căng thẳng pha lẫn phấn khích,… Tất cả những trạng thái này được tạo nên qua sự biến đổi của sắc mặt, sự co giãn cơ mặt và chuyển động của mắt, mi, mũi, miệng. Cử động của lông mày: Sự thay đổi trạng thái của lông mày có tác dụng tăng cường hay giảm nhẹ thông tin được truyền đạt qua ánh mắt. Thông điệp của nụ cười: luôn giúp việc giao tiếp được xúc tiến nhanh chóng, hài hòa, tạo nên "hiệu ứng cộng hưởng".

Miệng khép hay mở, khóe miệng trễ xuống hay hướng lên có thể truyền đạt những thông tin khác nhau, trong đó nụ cười được coi là biểu hiện ngôn ngữ cơ thể có sức hấp dẫn và sinh động nhất.

Tư thế trong giao tiếp

- Khi được mời ngồi, trước khi ngồi chúng ta nên dùng từ "Xin phép", đồng thời khẽ xích nhẹ ghế một chút (nếu là ghế riêng lẻ), cử chỉ này chứng tỏ bạn tự sửa soạn chỗ ngồi, biểu hiện thái độ nhã nhặn, hạ mình, khiêm tốn. - Tư thế đứng đúng nhất cần phải ngẩng cao đầu, rướn ngực lên, thót bụng, hai đùi hơi mở ra để hai bàn chân rộng ngang hai vai, kết hợp với vẻ mặt tự tin;. - Dáng đi còng lưng để lại cho người khác ấn tượng không tốt, như là một người không có lý tưởng rộng lớn, ít hy vọng vào tương lai, đối với chung quanh thiếu nhận thức tỉnh táo.

Muốn tập cho hai chân khép lại khi bước đi, sửa tật xấu “hai hàng”, bạn lấy một quyển vở kẹp giữa hai chân, từ từ bước đi sao cho cuốn vở không bị rơi xuống.

Kỹ năng chào hỏi, bắt tay, giới thiệu và trao danh thiếp

- Trong hoàn cảnh có nhiều người gặp gỡ, nếu chúng ta là cấp trên hay người nhiều tuổi, bắt tay tất cả mọi người lần lượt từ người cương vị cao xuống đến cương vị thấp hoặc theo độ tuổi từ già đến trẻ;. Nếu muốn mọi người đối xử tốt với người được mình giới thiệu, chúng ta nên giới thiệu kèm theo mức độ của mối quan hệ với chúng ta, cảm tình dành cho người được giới thiệu và những ưu thế của người đó. Khi bạn nhận danh thiếp do người khác đưa, chúng ta nên đứng dậy, mỉm cười, nhận danh thiếp bằng hai tay, kết hợp giữa ngón cái và ngón trỏ nhận danh thiếp, nên cầm vào hai góc bên dưới của danh thiếp, đồng thời nói cảm ơn họ.

Sau khi nhận, không nên cất ngay danh thiếp, cũng không nên tùy ý nghịch danh thiếp, chúng ta đọc những thông tin trên đó (như họ tên, chức vụ, tên chức vụ của chủ nhân danh thiếp) và gửi đến người đưa danh thiếp lời chào (như “chào …, rất vui khi được gặp bạn”).

Không gian giao tiếp và vị trí ngồi

Khi đọc danh thiếp, nếu chỳng ta vẫn chưa rừ về những thụng tin ghi trờn đú thỡ có thể hỏi lại họ, sau đó mới cất tấm card vào túi áo, túi xách tay hoặc sổ kẹp danh thiếp. Sau khi nhận được danh thiếp, chúng ta không mang theo danh thiếp thì chúng ta xin lỗi họ và giải thích lý do. Hai người ngồi bên cạnh nhau và cùng quay về một hướng, nó không cho phép họ quan sát tất cả các dấu hiệu phi ngôn ngữ của nhau.

Cách bố trí như vậy thường thấy trong thư viện, hay trong cửa hàng ăn uống giữa những người không quen biết.

Trang phục trong giao tiếp

Đánh giá mức độ trang trọng tương ứng với vị trí và môi trường làm việc: Trang phục công sở chuyên nghiệp thường là đồ vest may sẵn hoặc đầm kèm theo áo khoác vest. Trang phục công sở đơn giản áo sơ mi có cổ hoặc áo len dài tay đi kèm váy hoặc quần vải bông, hoặc đầm hoặc váy công sở chuyên nghiệp và áo choàng (phải dài đến gối hoặc hơn). Sau khi tìm hiểu những nội dung trên và luyện tập theo những phương pháp đã được trình bày, sinh viên sẽ tự tin trong các mối giao tiếp trong các mối quan hệ.

Hãy vận dụng kỹ năng xử lý xung đột, kỹ năng lắng nghe và kỹ năng sử dụng ngôn từ trong trường hợp những người bạn xung đột với nhau trong quá trình phân công công việc.