Phân tích và đề xuất biện pháp cải thiện công tác lập kế hoạch phân phối và quản lý kho thành phẩm xe máy tại Honda Việt Nam
MỤC LỤC
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH PHÂN PHỐI VÀ QUẢN LÝ KHO
Như vậy, quan hệ giữa lập kế hoạch và kế hoạch là quan hệ nhân - quả: Kế hoạch là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch vì vậy để có một kế hoạch đúng đắn và phù hợp thì quá trình lập kế hoạch phải coi là một quá trình cần phải quản lý. Vì thế, việc lập kế hoạch chính là cây cầu quan trọng hỗ trợ nhà quản lý ra được những quyết định tối ưu hơn.Tuy vậy, ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kế hoạch là vẫn cần thiết vì các lý do: Các nhà quản lý luôn phải tìm mọi cách tốt nhất để đạt mục tiêu; Thuận lợi hơn cho các bộ phận triển khai và thực thi nhiệm vụ. Nó thay thế những hoạt động manh mún, không được phối hợp thành một hợp lực chung, thay thế những hoạt động thất thường bằng những hoạt động đều đặn, thay thế những quyết định vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng.
Quy trình quản lý hoạt động FIFO (First-in First-out) Nguồn: Phòng Vận tải nội địa (DLG) Nguyên tắc FIFO giúp cho nhân viên kho có thể quản lý hoạt động tồn kho dễ dàng hơn, tránh các tồn kho lâu ngày cũng như tồn kho lâu dài. Nguồn: Phòng Vận tải nội địa (DLG) Tuy vậy, số liệu tồn kho hàng ngày nhân viên kho vẫn phải kiểm kê, 1 ngày 1 lần, đặc biệt tại kho tại công ty do 3 kho tại công ty có ảnh hưởng đến kế hoạch phân phối cùng tồn kho của các kho địa phương. - Tính toán sai năng lực nhà vận tải: cũng giống như phần kế hoạch phân phối, do có sự sai sót trong khâu đánh giá năng lực vận tải cũng như năng lực nhập xuất hàng của nhà vận tải, nhóm kế hoạch của phòng vận tải công ty đã làm kế hoạch khiến cho nhà vận tải không thể phân bổ nguồn lực kịp, dẫn đến nhà vận tải bị quá tải, có lúc lại không có hàng để xuất, nhưng kaij có lúc, đặc biệt vào cuối tháng, lại bị quá tải năng lực, dẫn đến việc phải làm việc quá giờ, ảnh hưởng đến sức khỏe nhân công cũng như máy móc phương tiện của nhà vận tải.
Ké hoạch phân phối cùng với kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân bổ xe liên kết cùng nhau như mà một chuỗi kế hoạch, chuỗi cung ứng xe máy, tạo ra một chuỗi như dây chuyền trong nhà máy, các chức năng đều hoạt động suôn sẻ thì máy mới hoạt động trơn tru được. Thông tin giữ vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, nếu như thông tin không chính xác có thể dẫn đến việc đặt mục tiêu quá cao hoặc quá thấp, không nắm chắc được năng lực sản xuất dễ dẫn đến bố trí thiếu khả năng hoặc thừa khả năng. Chính vì kế hoạch phân phối liên kết cùng với kế hoạch sản xuất và phân bổ xe cho các đại lý, nên việc xác định lượng phân phối cùng tình hình kế hoạch trở nên bị SVTH: Nguyễn Duy - Qu n lý công nghiả ệp 1 – K5979.
Chính vì vậy, có ngày nhà vận tải khá nhàn rỗi, có ngày nhà vận tải lại thực sự bị quá tải, ảnh hưởng đến kế hoạch phân phối, thậm chí là ảnh hưởng đến cả tồn kho khi kho không chứa đủ dẫn đến việc phải thuê thêm kho ngoài. Kế hoạch chưa thực sự sát sao tớ các đại lý, tình hình cập nhật kế hoạch có thể tổng hợp qua hệ thống, nhưng để biết nguyên nhân thì thường là nguyên nhân khách quan từ các đại lý, không thể xử lý tận gốc rễ được.Ngoài ra,việc lập kế hoạch tuy là trên hệ thống, song các cách lập kế hoạch vẫn còn khá thủ công, chưa được linh động. Cần phải xem xét lại công tác lập kế hoạch và dự báo tồn kho cho chuẩn xác, đa phần vẫn dựa vào kinh nghiệm và chưa hợp lý dẫn tới tình trạng có những ngày tồn kho lên cao, có những ngày tồn kho xuống thấp, không theo dự báo.
Cũng như công tác lập kế hoạch phân phối, năng lực của nhà vận tải chưa được đánh giá đúng mực, năng lực về nhân công, về phương tiện vận chuyển cũng như về tiêu chuẩn thời lượng công việc, tất cả đều chưa có một tiêu chuẩn hoặc sự thống nhất nào dẫn đến một vài sự trì hoãn trong công việc.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ KHO THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY HONDA VIỆT
File quản lý phân phối hàng ngày theo các đại lý Nhìn trên hình, ta có thể thấy các số liệu liên quan đến đại lý bao gồm: Payment (thanh toán), Invoice (hóa đơn), Delivery (Giao hàng), Arrival (Tình trạng trên đường). Rừ ràng, khi nhỡn vào file, ta cú thể dễ dàng cú cơ sở để phõn tớch nguyờn nhõn làm cho leadtime bị kéo dãn, đồng thời làm cho việc quản lý, điều chỉnh kế hoạch phân phối chủ động hơn, không cần phải xác nhận thông tin từ bộ phận bán hàng, giờ khi làm kế hoạch phân phối, nhân viên có thể giải quyết luôn với các đại lý. Một trong những vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến năng suất trong kho, đó là tiêu chuẩn cụng việc khụng được rừ ràng, cụng nhõn vẫn cũn dựa nhiều vào kinh nghiệm nên đối với những công nhân mới thì chưa thể quen ngay đối với công việc, sẽ mất thời gian thích nghi với công việc và đôi khi sai thao tác sẽ làm cho tỷ lệ xe xây xát bị gia tăng.
- Người dắt xe đứng về phía bên tay trái của xe, tay trái nắm vào tay lái bên trái , tay phải nắm vào tay dắt sau của xe , sau đó gạt chân chống chính lên , sau đó chuyển tay phải lên nắm vào tay lái bên phải của xe. - Tay trái nắm vào tay lái bên trái, tay phải nắm phần tay dắt sau , hướng cho xe song song thẳng hàng , dùng chân gạt chân chống chính xuống đồng thời tay phải dùng lực kéo tay dắt sau để dựng xe lên. Sau khi có được bảng tiêu chuẩn công việc cùng thời lượng như thế này, bươc tiếp theo chúng ta cần đào tạo công nhân, phối hợp cùng với đó là giới thiệu layout kho, đào tạo cách nhận biết vị trí line song song với đó kết hợp với thực hành, tận dụng môi trường kho, nhân viên kho hướng dẫn đào tạo và cho thực hành tại hiện trường để công nhân dần quen tay nghề, từ đó sẽ hạn chế thao tác thừa, thao tác sai giúp cho năng suất trong kho hiệu quả hơn.
Sự bố trí này làm gia tăng sự tập trung xuất hàng của công nhân và mật độ xuất hàng, tăng năng suất, giảm thời gian vận chuyển trong kho, rút ngắn khoảng cách trong một lần xuất hàng. Mọi sản phẩm phải được xếp đặt vào đúng chỗ của mình bố trí các vị trí lưu giữ dựa trên tần xuất sử dụng: Sắp xếp gọn gàng, cú thứ tự, phõn loại vật tư thành từng ngăn ụ cú nhón mỏc rừ ràng, nờn để vật tư nặng ở dưới, nhẹ trên cao, sắp xếp từ trong ra ngoài, những thứ thường xuyên sử dụng được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc, tránh xáo trộn. Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.
Để có thể hợp tác với nhau theo tinh thần hỗ trợ lẫn nhau, cũng như để dòng chảy thông tin được thông suốt, tránh tình trạng thông tin chậm dẫn đến những sai sót không đáng có, cũng như nắm bắt thông tin một cách chính xác nhất, việc họp mặt giữa nhà vận tải và bộ phận vận tải của công ty là cần thiết. Việc họp định kì như thế này giúp cho thông tin giữa nhà vận tải về kho, về năng lực giữa hai bên cũng được thống nhất, góp phần cho kế hoạch của công ty không làm cho nguồn lực của nhà vận tải bị quá tải, hoặc là bị thừa thãi. Đây cũng sẽ là một phần để nhóm nhân viên làm kế hoạch lưu ý trong quá trình thực hiện kế hoạch, vừa đảm bảo việc kế hoạch có theo đúng lộ trình không, vừa đảm bảo nguồn lực của nhà vận tải luôn ở trong tình trạng tốt nhất.
Về phía công ty nói chung và phòng DLG nói riêng, các nhân viên trong phòng phải nắm được thực trạng kho cũng như nguồn lực hiện có của nhà vận tải tại kho ra sao, để từ đó là một mấu chốt để lập kế hoạch phân phối sao cho phù hợp với nguồn lực của nhà vận tải tại thời điểm đó.
