Quy trình quản lý nhập và bán sách trong nhà sách

Lập dự án

Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách hàng, chi tiết thông tin của mỗi đầu sách trong kho, các hoá đơn chứng từ, khả năng tính toán, chọn lọc thống kê, in ấn các thông tin đảm bảo sự chính xác, an toàn và tin cậy cao. • Hệ thống là một tập hợp các quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành lên một thể thống nhất. • Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ là hệ thống nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ.

Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh dịch vụ bao gồm hệ thống sau. Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm người, phương tiện phương pháp trực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra. Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định.

Hệ thống thông tin: Bao gồm người phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin.

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG .1 Biểu đồ phân cấp chức năng

• Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại những hồ sơ, chứng từ được lặp đi lặp lại và kiểm tra quá nhiều khâu sẽ tốn rất nhiều thời gian và nhân lực, nên cũng không tránh khỏi sai sót dữ liệu. • Quản lý hồ sơ sách: Khi nhập sách về nhà sách sẽ quản lý các đầu sách bằng cách nhập đầy đủ thông tin về sách như mã đầu sách, số lượng, giá nhập, năm xuất bản… để dễ tìm kiểm và quản lý khi bán. • Quản lý hồ sơ hoá đơn nhập kho: Khi nhập sách về nhà sách sẽ quản lý số lượng sách nhập về đó bằng việc lập hoá đơn nhập kho để thuận tiện trong việc quản lý và báo cáo số lượng sách nhập về cho nhà quản lý.

• Quản lý hồ sơ nhà xuất bản: Khi nhà sách nhập sách về thì thông tin của nhà xuất bản đó sẽ được nhập vào hồ sơ nhà xuất bản để thuận tiện cho việc nhập sách cho những lần sau. • Quản lý hồ sơ các hợp đồng: Các hợp đồng nhập sách được ký kết với đối tỏc sẽ được nhà sỏch quản lý để thuận tiện cho việc theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng của đối tác cũng như nhà sách. • Quản lý hồ sơ hợp đồng xuất quầy: Khi sách được bán cho khách hàng (chủ yếu là khách hàng mua sỉ) hợp đồng sẽ được lập và lưu lại trong hệ thống như thông tin về khách hàng, số lượng sách mua, tổng tiền phải thanh toán…để thuận tiện cho việc quản lý nếu khách hàng chưa thể thanh toỏn ngay, theo dừi những khỏch hàng thường xuyờn đến đặt mua sỏch để có một chế độ giảm giá, khuyến mại cho khách hàng đó.

• Quản lý hồ sơ quầy hàng: Khi bỏn để nắm rừ số lượng từng đầu sỏch cũn bao nhiêu, của nhà xuất bản, tác giả nào, năm xuất bản… nhân viên nhà sách sẽ tra cứu hồ sơ quầy hàng để nắm được thông tin. • Quản lý hồ sơ nhân viên: Mỗi nhân viên trong nhà sách sẽ được quản lý trong hệ thống bao gồm họ tên, mã nhân viên, ngày sinh… để thuận tiện trong việc bán sách và lập hoá đơn.

MÔ HÌNH QUAN HỆ THỰC THỂ LIÊN KẾT .1 Mô hình vật lý dữ liệu

• Mô hình tổ chức dữ liệu

Xét hai thực thể SACH và NHAXB ta thấy rằng một cuốn sách chỉ thuộc một nhà xuất bản, một nhà xuất bản thì có thể cung cấp nhiều cuốn sách. Một cuốn sách có thể được mua trong hoá đơn mua sách một lần và một hoá đơn mua sách có thể mua được nhiều cuốn sách khác nhau. Một cuốn sách có thể được bán đi một lần trong một hoá đơn và một hoá đơn bán sách có thể bán nhiều cuốn sách khác nhau.

- Mã khách hàng ( MA_KH ) : Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt giữa các khách hàng với nhau. - Mã hoá đơn nhập sách ( MA_HDMS ) : Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt các hóa đơn với nhau. - Mã hoá đơn nhập sách ( MA_HDMS ) : Đây là thuộc tính khoá dùng để phân biệt các hoá đơn nhập sách với nhau.

- Mã sách ( MA_SA ) : Thuộc tính này kết hợp với thuộc tính MA_HDMS tạo thành khoá chnhs của thực thể CTHDMS. - Mã hoá đơn bán sách ( MA_HDBS ) : Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt các hoá đơn bán sách với nhau. - Mã hoá đơn bán sách ( MA_HDBS ) : Đây là thuộc tính khoá để phân biệt hoá đơn bán sách này với hoá đơn bán sách khác trong thực thể HDB_S.

- Mã sách ( MA_SA ) : Thuộc tính này kết hợp với thuộc tính MA_HDBS tạo thành khoá chính của thực thể CTHDBS. - Đơn giá sách bán ( DGIAS_B ) : Lưu lại giá bán sách của cuốn sách tại thời điểm hoá đơn được lập. - Mã nhân viên ( MA_NV ) : Đây là khoá chính dùng để phân biệt nhân viên này với nhân viên khác.

- Mã nhà xuất bản ( MA_NXB ) : Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt nhà xuất bản này với nhà xuất bản khác. - Mã sách ( MA_SA ) : Đây là thuộc tính khoá chính, nhờ thuộc tính này ta phân biệt được từng cuốn sách với nhau. - MA_HDMS : Không được rỗng và phải có trong quan hệ HDMS - MA_SA : Không được rỗng và phải có trong quan hệ.