Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Card Visit – Leaflet theo yêu cầu

Phương pháp luận về hệ thống thông tin .1 Định nghĩa HTTT

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức là : Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và phân loại theo cách lấy nghiệp vụ mà HTTT đó phục vụ. VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dừi khỏch hàng, theo dừi nhà cung cấp, đăng kớ mụn theo học của sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế. + HTTT trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System ) Hệ thống này cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xỏc định rừ tỡnh hỡnh mà một quyết định cần phải cú, cú khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.

Ngoài những kiến thức, kinh nghiệp của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị những thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau, hệ thống có thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực. Mô hình logic : mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó cần phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình vật lý ngoài : chú ý tới các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống….

Chẳng hạn, thông tin trang thiết bị, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý và dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình & ngôn ngữ thể hiện. Mỗi một mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau : Mô hình logic là góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kĩ thuật.

Phương pháp luận về phân tích HTTT .1 Các phương pháp thu thập thông tin

Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống là sơ đồ chức năng kinh doanh ( BFD ) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). - Khái niệm BFD: Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống của chúng ta cần phải làm gì chứ không ra là phải làm như thế nào?. Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết.

Trên cơ sở đó phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó. + Lựa chọn: khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó. Nếu một quá trình nào đó bị loại khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại lợi ích thì nên đánh dấu bằng một dòng đậm vào khối chức năng.

+ Tờn gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cỏch đầy đủ, rừ rang để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau. Ở cấp này, hầu hết các kho dữ liệu đều xuất hiện, các tiến trình thường đã cú thể hiểu rừ chỉ qua cỏc luồng dữ liệu vào ra và tờn tiến trỡnh.

Phương pháp luận về thiết kế HTTT .1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Đặt giữa cỏc tiờu đề và xếp đặt các thông tin theo trục trung tâm. - Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đỏnh số thứ tự. - Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, gạch chân và ngắt câu hợp lý.

- Đặt tiêu đề cho mỗi cột, chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng. Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót. - Khi nhập tài liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc.

- Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. - Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được các công ty phần mềm lập sẵn và bán trên thị trường. Một vài hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DS, Oracle, Microsoft Access, Microsoft Visual Foxpro và Microsoft SQL Server.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

+ Trình độ cán bộ : thành thạo tin học văn phòng, đáp ứng được nhu cầu công việc. - Chức năng quản lý dữ liệu : quản lý thông tin trong các danh mục dữ liệu. - Chức năng lập báo cáo : Tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo theo yêu cầu của giám đốc và nhân viên quản lý các cấp.

- Chức năng cập nhật số liệu : tự động cập nhật dữ liệu giữa các bảng dữ liệu có quan hệ. + Các máy tính có cấu hình vừa phải phù hợp với yêu cầu xử lý công việc văn phòng. + Yêu cầu về bảo mật : phần mềm phải có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn.

+ Yêu cầu về giao diện: giao diện tiếng Việt chuẩn, các màn hình xử lý cơ bản phải cú sự tương đồng về hỡnh thức, cỏc tiờu đề thụng bỏo phải rừ ràng, dễ hiểu. Phần mềm giúp người dùng đơn giản hóa các thao tác để người sử dụng có thể thực hiện một cách dễ dàng nhất. Đặc biệt, công việc mà nhân viên quản lý phải thực hiện thủ công nay sẽ được tin học hóa.

Phần mềm sử dụng tiếng Việt, có giao diện thân thiện với người dùng, kể cả nhân viên có trình độ tin học trung bình. Trong quá trình thiết kế phần mềm có sử dụng một số công cụ hỗ trợ thiết kế giao diện đảm bảo tính thẩm mĩ và tiện lợi khi sử dụng.

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Khi chọn tên đăng nhập, người sử dụng có thể chọn tên trên hộp danh sỏch hoặc gừ trực tiếp tờn đăng nhập. Chỉ những người dựng được admin phõn quyền mới cú thể đăng nhập thành cụng vào chương trỡnh khi gừ đỳng mật khẩu đăng nhập hệ thống.