Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Quốc tế Chiến Thắng

Qui trình giao nhận hàng xuất khẩu

 Giao Danh mục hàng hoá XK ( Cargo List) và đăng ký với phòng điều phối để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.  Chủ hàng liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hoá với cảng.  Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng,.  Giao hàng vào kho, bãi của cảng. ii) Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu. • Chủ hàng sẽ giao container cho tàu tại bãi container quy định trong thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chở của tàu. • Sau khi container đã được xếp lên tàu thì mang biên lai này đến hãng tàu để đổi lấy vận đơn. ii) Gửi hàng lẻ (LCL - Less than Container Load).

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu a) Hàng không phải lưu kho bãi tại cảng

Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp với nhau và phù hợp về mặt hình thức với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C. • Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập). Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá. Nếu hàng không có niêm phong kẹp chì phải có hải quan áp tải về kho. Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập. Vận chuyển hàng về kho hoặc phân phối ngay hàng hoá b) Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng. • Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, Ðiều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng;.

Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet;. • Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu. • Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản;- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O; – Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.

• Khi chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời như phân bón, xi măng, clinker, than quặng, thực phẩm…thì chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L, lệnh giao hàng( D/O). Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hoá Manifest, cảng sẽ lên hoá đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu để nhận hàng.Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hoá đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Ðối với tàu vẫn phải lập Tally sheet và ROROC như trên. c) Đối với hàng nhập khẩu đóng trong container. • Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá 9 chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt;. • Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.

Kiến nghị và giải pháp

Trong bối cảnh hoạt động vận tải giao nhận toàn cầu đang phát triển lên một nấc thang mới nhờ những tiến bộ vượt bậc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các công ty trong ngành đang tích cực phấn đấu phát huy những điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu của riêng mình để nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức, dự đoán và sẵn sang đón nhận xu hướng phát triển mới. Việc áp mã tính thuế của Hải quan chưa chuẩn xác do trong Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, một số mặt hàng có đến 2-3 mức thuế khác nhau do mục đích sử dụng, ngoài ra giá tính thuế hiện nay có 3 loại: loại tính theo hóa đơn, loại tính theo giá tối thiểu do Bộ Tài chính quy định và loại giá do cửa khẩu hải quan xây dựng. Việt Nam tuy không thể bắt chước một cách máy móc nhưng việc tăng cường thu hút đầu tư vào ngành giao nhận vận tải để hiện đại hoá ngành này là cần thiết vì đội tàu của ta trọng tải còn hạn chế, các cảng còn quá nông, tàu mẹ chưa thể vào, gây khó khăn cho việc xếp dỡ hàng hóa, kho bãi ở cảng còn nhỏ hẹp, thường xuyên gây ùn tắc hàng, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp giao nhận còn nhỏ lẻ, cung cách làm việc còn chưa chuyên nghiệp.

Với những dịch vụ bắt buộc phải thực hiện tại Việt Nam (đại lý tàu biển, lai dắt, vệ sinh, kiểm đếm hàng), chỉ thực hiện giá quy định của các hiệp định song phương (nếu có), còn lại cần thiết phải quy định giá tối thiểu để tránh việc cạnh tranh hạ giá giữa các doanh nghiệp trong nước làm thiệt hại đến thu nhập của từng doanh nghiệp và thất thu ngân sách. Cũng như việc mở rộng thị trường, việc phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ cũng rất quan trọng, giúp công ty đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế được tính thời vụ trong đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng được quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng. VICT INT CO., LTD cần chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng vì đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cước của các chủ hàng lẻ vì đã có người giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container, người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên.

Xét hai yếu tố là sự thiếu đa dạng trong khả năng cung cấp các dịch vụ của công ty Chiến Thắng và yêu cầu của khách hàng đối với công ty khá đơn giản (điều mà các công ty giao nhận khác hoàn toàn có thể làm được) thì trọng tâm làm nên sự khác biệt, điều khiến khách hàng chọn công ty Chiến Thắng chính là chất lượng phục vụ, sự tận tình của nhân viên, sự quan tâm sâu sắc và sẵn sàng chia sẽ khó khăn. Công ty có thể cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế, thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Qua các Hiệp hội mà VICT INT CO., LTD tham gia, cần cử cán bộ ra nước ngoài học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia các khoá học do các hiệp hội này tổ chức như khoá học về hàng nguy hiểm của FIATA, khoá học nghiệp vụ của VISABA,…Đây cũng là cơ hội để các cán bộ của công ty có điều kiện cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng mới.

Tuy nhiên khi dịch vụ công ty cung cấp phát triển đa dạng hơn, phức tạp về chủng loại, rộng về địa bàn, đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, báo giá, hợp đồng, các bản sửa lỗi bổ sung, hóa đơn…rất nhiều thì hệ thống thông tin trên không còn phù hợp, phải có sự giúp sức của máy tính. Một hãng vận tải thân quen, có mối quan hệ tốt sẽ thường tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng của mình, giúp công ty giải quyết tốt nhu cầu của mình Tóm lại, trong điều kiện hội nhập, cạnh tranh diễn ra trong mọi ngành mọi lĩnh vực; ngành vận tải cũng không là ngoại lệ với sự cạnh tranh khốc liệt cả về giá cước, lẫn chất lượng dịch vụ cung cấp.