Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong

Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng

Chào hàng là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nội dung quy định về: Tên hàng, số lợng, chất lợng, giá cả, phơng thức thanh toán…Chào hàng có thể do ngời bán hoặc ngời mua đa ra, khi ngời bán đa ra thì gọi là chào bán hàng, khi ngời mua đua ra thì gọi là chào mua hàng. Hợp đồng ngoại thơng là sự thoả thuận giữa các đơng sự có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán ( xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua ( nhập khẩu ) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá.

Xin giÊy phÐp nhËp khÈu

- Hợp đồng phải đợc xây dựng trên cở sở pháp lý vững chắc, các cơ sở đó là: luật quốc tế, luật quốc gia, các quy tắc hoặc thông lệ quốc tế. Nếu hàng nhập khẩu thuộc danh mục hàng hoá phải xin phép nhập khẩu thì Công ty phải xin giấy phép nhập khẩu từ cơ quan nhà nớc có thẩm quyền.

Thuê phơng tiện vận tải

Trong vai trò là ngời thuê phơng tiện vận tải, dựa vào các đặc điểm của tàu chợ nh: khối lợng hàng hoá chuyên trở thờng không lớn, thờng là hàng khô, hàng có bao bì; tuyến đờng, thời gian, cớc phí biết trớc…thì ta sẽ lựa chọn sao cho việc thuê tàu có hiệu quả nhất. Khi nhà nhập khẩu thuê tàu chuyến thì họ tận dụng đợc một số u điểm của phơng thức này nh: giá cớc tàu chuyến rẻ hơn giá cớc tàu chợ; ngời thuê không bị ràng buộc về những điều kiện ràng buộc sẵn trong B/L mà đợc tự do thoả.

Mua bảo hiểm

- Xác định loại hình tàu để thuê: thuê một chuyến ( Single voyage ), thuê khứ hồi ( Round voyage ), thuê nhiều chuyến liên tục ( Consecutive voyage ), hay thuê bao cả tàu trong một thời gian ( Lumpsun ). Mặt trớc bao gồm các nội dung để trống, bao gồm: tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản ở ngân hàng của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm; tên hàng hóa đợc bảo hiểm, số lợng, trọng lợng, loại bao bì, cách.

Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu

Khi khai bỏo phải khai đầy đủ, rừ ràng, chớnh xỏc cỏc cột, mục trong tờ khai Hải quan nh:tên hàng, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế nhập khẩu, đơn giá và giá trị thanh toán, số lợng, trọng lợng hàng xuất xứ hàng hóa…. Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định nh: cho hàng đợc phép ngang qua biên giới, cho hàng đi qua một cách có điều kiện (nh phải sửa chữa, phải bao bì lại..) nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định đó.

Nhận hàng từ phơng tiện vận tải

Nhà nhập khẩu xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhập hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận. - Đến phòng điều độ của cảng nộp phí lu kho, phí xếp dỡ Container; nộp biên lai thanh toán các phí này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng ra khỏi cảng.

Kiểm tra, giám định hàng hoá

- Mọi công việc sẽ đợc bên giao nhận đảm nhiệm, nhà nhập khẩu chỉ cần khai báo Hải quan và mời Hải quan về kho của công ty để kiểm hoá. Trong những trờng hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng th giám định.

Làm thủ tục thanh toán

Khi thanh toán bằng L/C, trớc khi chấp nhận thanh toán cho “Ngân hàng mở L/C” hay “Ngân hàng phát hành” ( Issuing Bank) , nhà nhập khẩu cần cử ngời phối hợp với ngân hàng để kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, thông th- ờng ta áp dụng các điều khoản trong “Quy tắc chung về thống nhất tín dụng chứng từ” ( UCP-500). Thờng ta kiểm tra các chứng từ sau: Hối phiếu ( Draft- Bill of Exchange ), Vận đơn ( Bill of Lading ), Hoá đơn thơng mại ( Commercial Invoice ), Chứng từ bảo hiểm ( Insurance Policy, Insurance Certificate ), Phiếu đóng gói ( Packing List ).

Thực trạng quy trình nhập khẩu tại

Những vấn đề chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ng nghiệp (đã trình bày ở trên) nên tập khách hàng chính của Công ty TNHH Thanh Phong là các công ty kinh doanh thơng mại, các hộ kinh doanh..nhóm khách hàng tiêu dùng cuối cùng (tức là ngời mua máy móc về làm công cụ sản xuất cho chính mình) chiếm tỷ lệ thấp. Các nhà cung cấp chính của Công ty đó là : công ty TNHH Changfa, công ty cổ phần Diesel Nga mi Tứ xuyên, tập đoàn Giang động, nhà máy Diesel tỉnh An huy, nhà máy Diesel thành phố Rucao, tập đoàn Changchai..Ngoài ra, Công ty còn sử dụng linh kiện của một số cơ sở sản xuất trong nớc ( để tăng tỉ lệ nội địa hoá, góp phần thúc đẩy sản xuất trong nớc).

Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong

- Thông thờng, dựa vào sự phân tích nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong n- ớc, sự biến động và xu thế biến đổi của cầu, nhu cầu linh kiện phục vụ sản xuất của Công ty, lợng hàng tồn kho…mà Công ty chủ động gửi “th chào mua” ( hay còn gọi là “th hỏi hàng”- Letter of enquiry) tới các nhà sản xuất, cung cấp Trung quốc có khả năng đáp ứng nhu cầu của Công ty mà Công ty đã có quan hệ từ trớc. + Thanh toán: Công ty sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ, trong điều kiện thanh toán ghi rõ: tên ngời thụ hởng, ngân hàng thông báo, ngân hàng mở L/C,…Ví dụ: “ thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, trả tiền ngay từ ngày cấp vận đơn đờng biển cho tổng giá trị hợp đồng; ngời thụ hởng L/C: Nhà máy Diesel Thành phố Rucao, địa chỉ: Thôn Lộc kiều, xã Đặng nguyên, Thành phố Ru cao, Tỉnh Giang tô, Trung quốc; ngân hàng thông báo L/C: Bank of China Rugao Sub branch Jiangsu China; ngân hàng mở L/C: Sacombank; chứng từ thanh toán: việc thanh toán sẽ đợc thực hiện khi bên mua nhận đợc các giấy tờ sau đây: 3/3 vận đơn đờng biển xếp hàng hoàn hảo có ghi cớc trả trớc, 03 bản hoá đơn thơng mại, 03 bản phiếu đóng gói hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ, 01 bản thông báo của tàu về thời gian khởi hành, 1/3 bộ vận đơn đờng biển ( bản gốc ) ”.

Nhận xét về quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong

Chẳng hạn, Công ty thờng chỉ có những kế hoạch ngắn hạn cho việc nhập khẩu hàng hoá mà thờng thì đó là những quyết định dựa nhiều vào kinh nghiệm của Ban Giám đốc Công ty chứ không phải là những quyết định dựa trên sự nghiên cứu bài bản về: nhu cầu trong nớc, sự biến động về nguồn hàng từ các nhà cung cấp nớc ngoài. Thêm vào đó, Công ty cũng cha ý thức đợc tầm quan trọng của các điều khoản nh trọng tài, khiếu nại, miễn trách vì trên thực tế kinh doanh của Công ty thì điều này cha xảy ra, nhng theo em Công ty phải nghiên cứu và đa các điều khoản này vào trong hợp đồng vì nó là cơ sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp.

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thanh phong

• Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty

Do vậy, Công ty cần tận dụng lợi thế khi mà Trung quốc là thành viên của khối ASEAN+3 ( ASEAN, Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc ) để khai thác các thông tin về thị trờng Trung quốc từ các nguồn khác nhau nh: báo chí, thống kê thơng mại, thông tin từ Bộ Thơng mại ( Ministry of Commerce ), thông tin từ Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt nam ( Vietnam Chamber of Commerce and Industry- VCCI). Điều quan trọng là, Công ty phải nắm chắc và áp dụng linh hoạt kĩ thuật xây dựng nội dung của hợp đồng, các điều khoản của hợp đồng nh: Điều khoản tên hàng, điều khoản về phẩm chất, điều khoản về só lợng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về gia cả, điều khoản về thanh toán, điều khoản về trọng tài, điều khoản về khiếu nại…Hợp đồng phải đủ các điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng.

Lý luận chung về quy trình nhập

Với đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong“ em mong muốn và tin tởng rằng những nghiên cứu, suy nghĩ, tìm tòi của mình trong đề tài này sẽ có ý nghĩa thiết thực, hữu ích đối với bản thân em và đối với hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty. Một lần nữa, em xin cảm ơn Cô giáo Tiến Sĩ Nguyễn Thị Mão đã tận tình hớng dẫn em thực hiện luận văn tốt nghiệp này.