MỤC LỤC
Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Về nguyên tắc: quyền ra quyết định và kiểm soát hoạt động của cấp dưới chỉ thuộc về những người phụ trách trực tuyến còn tham mưu chỉ tham gia góp ý kiến tư vấn, nhưng khi người quản lý tổ chức giao cho một bộ phận hay người cán bộ tham mưu quyền ra quyết định đối với bộ phận khác thì đó gọi là quyền hạn chức năng.
Ngày nay, hoạt động của các tổ chức và của môi trường ngày càng phức tạp và do đó vai trò của các tham mưu ngày càng gia tăng. tuy nhiên khi sử dụng tham mưu rất dễ xảy ra một số nguy cơ như: lấn quyền hoặc giảm quyền của bộ phận trực tuyến, tính chịu trách nhiệm của bộ phận tham mưu thấp. Yêu cầu đối với việc sử dụng tham mưu có hiệu quả:. - Cần nhận thức đúng mối quan hệ giữa trực tuyến và tham mưu. - Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu. - Đảm bảo đủ thông tin cho tham mưu. - Cần có tham mưu toàn diện. c) Quyền hạn chức năng. Phạm vi quyền hạn chức năng cần phải được chỉ rừ cho người được uỷ quyền (phân quyền). Từ sự hạn chế về tầm quản lý của các nhà quản lý dẫn đến hình thành nên các cấp quản lý. Cấp quản lý phụ thuộc vào tầm quản lý, tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, ngược lại, tầm quản lý hẹp sẽ cần nhiều cấp quản lý. Tuỳ thuộc vào trình độ của mỗi nhà quản lý mà số cấp quản lý có thể khác nhau trong từng tổ chức. Số cấp quản lý còn phụ thuộc vào các biến số và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lý hiệu quả. Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý của tổ chức bao gồm:. - Trình độ của các cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận với tầm quản lý. Nhà quản lý có trình độ cao sẽ có tầm quản lý rộng và ngược lại, trong tình hình các yếu tố khác không thay đổi. - Tính phức tạp của hoạt động quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch với tầm quản lý. - Trình độ và ý thức tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới có quan hệ tỷ lệ thuận với tầm quản lý. - Năng lực của hệ thống thông tin. Một hệ thống có khả năng cung cấp và truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới. Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý. Có ba mô hình cơ cấu tổ chức căn cứ vào số cấp bậc quản lý. Đó là cơ cấu nằm ngang, cơ cấu hình tháp nhọn và cơ cấu mạng lưới. a) Cơ cấu tổ chức nằm ngang:. - Cơ cấu tổ chức nằm ngang là loại cơ cấu chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới một nền quản lý phi tập trung. - Được tổ chức theo những đơn vị tạo ra các sản phẩm và dịch vụ cuối cùng, hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường. - Cơ cấu tổ chức theo mô hình nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp, làm giảm sự ngăn cách giữa con người trong tổ chức, do xoá đi sự làm việc theo nhóm. - Mô hình tổ chức này mô tả công việc mang tính khái quát, cho phép nhân viên phát triển kỹ năng một cách tổng hợp, nhu cầu về cán bộ quản lý giảm do mọi người được khuyến khích tham gia vào quá trình quyết định. - Cơ cấu nằm ngang hoạt động có hiệu quả trong môi trường thay đổi nhanh chóng. b) Cơ cấu tổ chức hình tháp. - Có rất nhiều bậc quản lý. - Quản lý theo phương thức hành chính. - Được tổ chức dựa trên cơ sở chuyên môn hoá lao động theo chức năng, phân chia tổ chức thành các bộ phận mang tính độc lập cao. - Công cụ quản lý quan trọng trong cơ cấu là những bảng mô tả công việc chi tiết. - Cơ cấu tổ chức hình tháp hoạt động có hiệu quả trong môi trường ổn định và có thể dự báo được, không hiệu quả trong môi trường năng động. c) Cơ cấu tổ chức mạng lưới.
- Cho phép những cá nhân, bộ phận của tổ chức liên kết với nhau, cho phép tổ chức liên kết với khách hàng, những nhà cung cấp, những đối thủ cạnh tranh nhằm tăng cường sức mạnh tổng hợp. - Cơ cấu mạng lưới xoá bỏ ranh giới giữa những con người, bộ phận trong tổ chức và ranh giới giữa tổ chức với những nhà cung cấp, khách hàng hay đối thủ cạnh tranh.
Trong thời đại công nghệ luôn có sự thay đổi một cách nhanh chóng thì cơ cấu cần phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi đó. Những nhà lãnh đạo theo phương thức truyền thống thích sử dụng những mô hình tổ chức điển hình, tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, ít khi vận dụng các hình thức theo ma trận hay mạng lưới.
* Các điểm in báo còn lại trên cả nước: (tại Nghệ An, Bình Định, Đắc Lắc, Cần Thơ, Điện Biên) có nhiệm vụ khai thác các loại báo chí Trung ương được in tại địa phương và phục vụ nhu cầu báo chí của khách hàng trong nội tỉnh và các tỉnh thành khác trong khu vực.Các điểm in này công ty ký hợp đồng uỷ thác với Bưu điện tỉnh để khai thác giúp, các chi phí đếu do công ty trả cho Bưu điện tỉnh. Để đáp ứng với sự phát triển và yêu cầu thực tế, năm 1977 các bộ phận thuộc Cục Bưu chính đã được tách ra với các nhiệm vụ, chức năng riêng về khai thác báo chí, vận chuyển Bưu chính và báo chí, sản xuất-kinh doanh Tem Bưu chính..Từ đó hình thành lên các đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc Tổng cục Bưu điện đó là Trung tâm vận chuyển, Công ty Tem và Trung tâm PHBCTW.
Là một trong các tập đoàn kinh tế mạnh có gần 100 đơn vị trực thuộc với hơn 80.000 người, nắm trong tay nguồn lực lớn, sở hữu và kiểm soát 95% hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin, Tập đoàn BCVT VN sẽ thúc đẩy mạnh mẽ hơn tiến trình phát triển BCVT và CNTT đạt trình độ của các nước phát triển trong khu vực vào năm 2020, huy động được sự tham gia rộng rãi của các thành phần kinh tế trong và ngoài nước và qua đó đóng góp ngày càng lớn cho nền kinh tế trên cả 2 phương diện: gián tiếp thông qua sự phát triển các ngành KT- XH khác và trực tiếp nộp cho ngân sách Nhà nước. Phòng Kế toán-Thống kê- Tài chính ngoài chức năng giúp Giám đốc thực hiện đầy đủ chế độ kế toán của Nhà nước theo điều lệ “ Tổ chức Kế toán Nhà nước ” ban hành kèm theo Nghị định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng và các quyết định về chế độ kế toán của Ngành, phòng còn có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc đề xuất các chế độ chính sách về tài chính phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty trên cơ sở những quy định của Nhà nước và quyền hạn của Giám đốc….
Tầm quản lý của Giám đốc là tương đối rộng mà sự uỷ quyền lại không lớn sẽ làm giảm chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược.
Trong thời gian tới, khi mô hình tập đoàn Bưu chính-Viễn thông chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 58/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Công ty PHBCTW sẽ trở thành chủ dịch vụ phát hành báo chí, công ty sẽ có quyền tự chủ hơn trong hoạt động phát hành báo chí, có thêm một số chức năng mới, đồng thời cũng có trách nhiệm lớn hơn trong hoạt động, công ty chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ PHBC có hiệu quả trên cơ sở ký hợp đồng với các Toà soạn, các Bưu điện tỉnh, Thành phố và các đối tác khác để cung cấp dịch vụ PHBC tới khách hàng. + Chất lượng: Phải đáp ứng yêu cầu của cơ quan xuất bản, độc giả ( xây dựng chỉ tiêu toàn trình, xây dựng cơ chế thanh toán,hoa hồng linh hoạt phù hợp với từng thời điểm, địa bàn kinh doanh…).
Thứ hai, phòng TC-NS-HC có khối lượng công việc rất lớn, bao gồm nhiều mảng hoạt động như: tổ chức cán bộ cho toàn Công ty ( bao gồm trụ sở chính và các chi nhánh tại miền Trung và miền Nam, quản lý lao động tại 5 nhà in khác trong cả nước), lao động tiền lương cho toàn bộ CB, CNV của Công ty ( số lượng là gần 500 người), công tác thi đua, hành chính quản trị, phụ trách mảng y tế, bảo hiểm Xã hội cho CB, CNV, phụ trách về đời sống cho CB, CNV như bếp ăn, các chế độ phụ cấp, bảo hộ lao động, an toàn lao động, nghỉ ốm, sinh đẻ…Tổ chức tiếp đón khách đến làm việc với Công ty, thực hiện các nghĩa vụ ở địa phương nơi cơ quan đóng trụ sở, quan hệ với các cơ quan để giải quyết các nhiệm vụ được giao về lao động, hành chính quản trị của Công ty. Thị trường PHBC tại những nơi này có tính chất cạnh tranh quyết liệt và gay gắt nhất với mọi thành phần kinh tế tham gia do điều kiện thuận lợi về giao thông, nhu cầu tiên thụ báo chí lớn, chi phí phát hành thấp, lợi nhuận thu về cao.Với thị trưòng này, VNPT và Công ty PHBCTW cần xác định nâng cao sức mạnh cạnh tranh thông qua việc hoạch định chiến lược tổng thể nhằm phát huy cao nhất những thế mạnh của Ngành về uy tín, nguồn tài chính, năng lực phục vụ của mạng lưới Bưu cục, về chất lượng phục vụ và giá cả hợp lý để thu hút khách hàng từ các đối thủ khác về mình, đồng thời giữ ổn định lượng khách hàng truyền thống và dần đưa họ sang đối tượng khách hàng “ trung thành ” mang tính gắn kết không thể tách rời.