Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán trong quan hệ với người mua, người bán tại Công ty Tuyết Lụa (TNHH)
MỤC LỤC
ĐẶC ĐIỂM QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN CỦA CÔNG TY TUYẾT LỤA (TNHH)
Chứng từ thanh toán bao gồm
* Tài khoản kế toán sử dụng: kế toán sử dụng TK “131 – phải thu của khỏch hàng” để hạch toỏn, tài khoản này dựng để hạch toỏn, theo dừi khoản phải thu của khách hàng và tình hình thanh toán của từng đối tượng khách hàng phát sinh trong kỳ của Công ty. Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào bảng kê hàng bán bị trả lại kế toán tập hợp ghi doanh thu hàng bán bị trả lại trừ váo số nợ phải thu của khách hàng, kế toán ghi.
Kế toán chi tiết với người mua
* Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi chép vào sổ cái. Giải thích: Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ: Phiếu thu, giấy báo Có, hoá đơn GTGT kế toán nghiệp vụ ghi vào các sổ nhật ký thu tiền, nhật ký bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua, đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung.
PHIẾU THU
Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tết thanh toán với người mua, phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng và tập hợp vào sổ cái TK131. Căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền, sau đó ghi vào sổ cái TK 131. Căn cứ vào giấy báo Có kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ nhật ký thu tiền và vào sổ cái TK 131.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ nhật ký bán hàng và tập hợp vào sổ cái TK 131. Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Hương Gia vị Sơn Hà Địa chỉ: Đình Bảng - Từ Sơn - Bắc Ninh. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ nhật ký bán hàng và tập hợp vào sổ cái TK 131.
Tổng số tiền tính theo thời điểm hiện tại trên hoá đơn là: 333.604.370đ; khách hàng nước ngoài chưa thanh toán.
COMMERCIAL INVOICE
KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
* Tài khoản kế toán sử dụng: TK”331 – Phải trả cho người bán” , Tk này dựng để theo dừi toàn bộ cỏc khoản thanh toỏn cho người bỏn, cho người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ. Nghiệp vụ 1: Mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ chưa trả tiền cho người bán về nhập kho hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho, căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho. Nghiệp vụ 7: Chiết khấu thanh toán mua hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, kế toán hạch toán.
Nghiệp vụ 9: Trường hợp người bán chấp nhận giảm giá cho số hàng hoá doanh nghiệp đã mua vì không đúng chất lượng, quy cách mà hàng hoá vẫn còn trong kho, kế toán hạch toán. - Để thuận tiện cho việc theo dừi và phản ỏnh chớnh xỏc, kịp thời số lượng, giá trị hàng hoá, kế toán đã mở sổ chi tiết tới từng đối tượng khách hàng, hơn nữa do Công ty có nhiều đối tượng cung cấp hàng hoá do vậy công tỏc kế toỏn theo dừi rất cần tỉ mỉ, chi tiết. - Công dụng: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tiêu chuẩn phát sinh trong niên độ kế táon theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khảon kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
Hàng ngày các kế toán nhận các chứng từ làm căn cứ ghi sổ nhật ký chung và các chứng từ, sổ quỹ, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, kế toán tập hợp vào từng sổ một cách chặt chẽ về việc sử dụng tài sản đó.
PHIẾU NHẬP KHO
* Trích tài liệu kế toán về tình hình thanh toán với người bán trong tháng tại Công ty. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người giao hàng Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký tên). - Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi vào sổ nhật ký chi tiền, sau đó ghi vào sổ cái TK331.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT này kế toán ghi vào sổ nhật ký mua hàng và tập hợp vào Sổ cái TK331. Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Năm trăm ba mươi sáu triệu, hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. - Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ nhật ký mua hàng sau đó vào sổ cái TK331.
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi năm triệu, năm trăm năm mươi mốt ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người giao hàng Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký tên). - Căn cứ vào hoá đơn GTGT này kế toán phản ánh ghi vào sổ chi tiết với người bán, sổ nhật ký mua hàng và vào sổ cái TK331.
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG
- Đối với những mặt hàng phải thu gom nhỏ lẻ như quế, hoa hồi, công ty đã gửi cán bộ chuyên quản trực tiếp tham gia vào quá trình thu gom,tạo điều kiện về phương tiện vân tải để cán bộ có thể đi đến tận các hộ gia đình của người bán để thu mua nhằm thu mua được số lượng lớn, đáp ứng nhu cầu về nguồn hàng để công ty có khả năng cung ứng cho các khách hàng trong và ngoài nước. - Đối với khách hàng chuyên mua hàng của công ty, vì có uy tín nên việc khách hàng thanh toán cho công ty cũng khá nhanh gọn và kịp thời, hơn nữa đối với khách hàng trong nước, việc thanh toán thường được thanh toán theo hình thức tiền mặt và chuyển khoản và thời gian mà khách hàng thanh toán của khách hàng trả tiền cho doanh nghiệp cũng thường chỉ trong vòng một tháng. - Đối với khách hàng trong nước, di những hợp đồng kinh tế đều được công ty quy định theo hình thức thanh toán bằng L/C (thanh toán dưới hình thức thư tin dụng) hoặc thanh toán theo hình thức T.T.R (thanh toán bằng điện) do vậy thời gian thanh toán rất nhanh, vì vậy vốn của công ty được quay vòng nhanh hơn, tạo ra nhiều lợi nhuận hơn, giảm đi được các khoản vay vốn và chi phí lãi vay một cách đáng kể.
- Đối với kế toán quá trình thanh toán với người mua nên tránh việc thanh toán bắng tiền mặt nên chuyển sang hình thức thanh toán bằng chuyển khoản, điều này vừa đảm bảo độ an toàn cho đồng tiền, đồng vốn của đơn vị, lại giảm được những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra khi số lượng lớn tiền mặt tại quỹ của đơn vị quá lớn, và lại đảm bảo đúng nguyên tắc, chế độ kế toán. Ví dụ: Nhiều khi trong hợp đồng hoặc L/C không quy định doanh nghiệp phải làm chứng nhận xuất xứ hoặc chứng thư khử trùng mà vẫn đủ điều kiện để thanh toán thì bộ phận kế toán bán hàng không nhất thiết phải đòi hỏi bộ phận nghiệp vụ làm đầy đủ các thủ tục giấy tờ như trên mới làm cơ sở để thiết lập chứng từ và làm cơ sở đòi tiền, giảm bớt được những chứng từ gì không cần thiết thì nên giảm vì vừa giảm được chi phí và lại tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, giảm bớt được thời gian. Tại doanh nghiệp, cuối quý do yêu cầu của lãnh đạo, kế toán các bộ phận căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp, tổng hợp báo cáo nhanh cho lãnh đạo đơn vị một số chỉ tiêu quan trọng như nguông vốn, các khoản nợ, các khoản phải thu..Xong các số liệu này do thời gian yêu cầu phải nhanh vì vậy thường không được chính xác điều này ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vỡ cú thể giỏm đốc quỏ nhiều việc khụng thể theo dừi hết cụng việc nên căn cứ vào các số liệu báo cáo của kế toán mà đưa ra các quyết định sai lầm, không kịp thời dẫn đến một loạt hậu quả kem theo đó.
Trong thời gian thực tập em đã đựơc sự giúp đỡ và hướng dẫn của Thầy giáo PGS.TS – Nguyễn Ngọc Quang và cán bộ phòng kế toán của công ty Tuyết Lụa (TNHH) đã giúp em hoàn thành báo cáo này và hình dung một cách tổng quan về bộ máy quản lý, bộ máy kế toán cùng các nghiệp vụ kế toán của Công ty.Trong đó có nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán.