MỤC LỤC
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, từ một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt đông bằng vốn ngân sách cấp, làm ăn thua lỗ ngân sách cấp bù nhưng hiện nay chuyển sang cơ chế hạch toán kinh doanh công ty phải tính toán lấy thu bù chi và làm ăn có lãi. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, công ty tổ chức bộ phận thu mua- phòng kinh doanh nhập khẩu chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho quá sản xuất và phải chú ý đến giá cả NVL, phải làm sao để số chi phí bỏ ra ít nhất lại mua được lượng vật tư nhiều nhất nhưng chất lượng vẫn đảm bảo.
Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, có nguồn cung cấp tương đối ổn định. Bên cạnh đó công ty cần tổ chức bảo quản NVL tránh mất mát hư hỏng, giảm chất lượng NVL gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và gây thiệt hại đến sản xuất. Với khối lượng vốn có hạn, giá NVL lại luôn thay đổi công ty thường chỉ dự trữ NVL ở mức tối cần thiết và có thể dùng vật liệu ở đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán giá cao hơn mà chưa cần sử dụng đến.
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa phương tiện máy móc thiết bị như: Vòng bi, dây curoa. - Thiết bị XDCB: là những loại vật liệu dùng cho việc sửa chữa, xây dựng công trìn XDCB như: Xi măng, sắt, thép. - Ngoài ra, vì NVL được dự trữ và quản lý ở các kho khác nhau nên NVL cũng được phân loại theo kho để dễ quản lý.
- NVL kho Thuận: gồm những loại vật liệu dùng để sản xuất ra sản phẩm là các loại thuốc viên. - NVL kho Ngà: gồm những loại vật liệu dùng để chiết xuất ra các loại thuốc chống sốt rét.
- NVL kho Lâm: gồm những loại vật liệu dùng để sản xuất các loại rượu thuốc, rượu bổ. - Đối với NVL mua theo hình thức tự do trên thị trường trong nước: Trị giá thực tế NVL nhập kho =Giá mua ghi trên hoá đơn ( chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có). - Nếu vật liệu nhận luôn tại kho của công ty: chi phí vận chuyển tính luôn vào hoá đơn thì giá thực tế NVL là giá ghi trên hoá đơn.
- Nếu vật liệu mua ngoài, công ty phải chịu chi phí chuyên chở: giá thực tế NVL có thêm phần chi phí vận chuyển bốc dỡ. Giá thực tế NVL xuất kho tại công ty Dược liệu TWI được xác định theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo cách tính này ta biết được ngay giá thực tế của vật liệu xuất kho nên trong tháng khi xuất dùng NVL để sản xuất, kế toán theo dừi được về mặt số lượng và giỏ trị của số vật liệu đú.
Đơn giá vật liệu xuất kho được xác định căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu, trên cơ sở theo dừi chi tiết số lượng và đơn giỏ của từng lụ hàng nhập, xuất.
Khi cán bộ cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kinh doanh – nhập khẩu, trong hoá đơn bên bán ghi các chỉ tiêu: Tên vật liệu, chủng loại, đơn giá, số lượng, hình thức thanh toán. Sau khi có sự đồng ý của Ban kiểm nghiệm thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh- nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn của người bán và số lượng NVL thực nhập để lập Phiếu nhập kho. Trên phiếu nhập kho ghi cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị nhưng khi ghi vào thẻ kho thì thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, các loại NVL mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho.
Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho KT trưởng Giám đốc Khi hàng và hoá đơn về tới, phòng kinh doanh- nhập khẩu nhận các hoá đơn, Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm số hàng trên, kết quả kiểm nghiệm được ghi trên “Biên bản kiểm nghiệm”. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Sau khi có biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, thủ kho kiểm tra đối chiếu lại thực tế và tiến hành nhập kho NVL. Phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thành ba liên, có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, giám đốc, kế toán trưởng, người mua và thủ kho.
Hạch toán chi tiết NVL đáp ứng được yêu cầu này, bằng việc thực hiện kết hợp giữa phũng kế toỏn và kho nhằm theo dừi chớnh, phản ỏnh chớnh xỏc, kịp thời và đầy đủ sự biến động của NVL. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL sau khi đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất lên thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ , đối chiếu số liệu trên chứng từ với thẻ kho, đồng thời kiểm tra việc tính toán số dư cuối ngày trên thẻ kho, nếu thấy khớp đúng thì ký xác nhận vào các chứng từ và thẻ kho.
Các chứng từ nhập, xuất là căn cứ để kế toán vật liệu ghi vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, đồng thời nhập số liệu vào máy để làm cơ sở số liệu in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Căn cứ số liệu để ghi vào Bảng kê N- X – T kho vật tư là số liệu trên sổ chi tiết vật tư. - Cột tồn đầu kỳ: căn cứ vào dòng tồn đầu kỳ ở sổ chi tiết vật liệu. - Cột nhập, xuất trong kỳ: căn cứ vào dòng cộng phát sinh ở sổ chi tiết vật liệu - Cột tồn cuối kỳ: căn cứ vào số liệu trên dòng tồn cuối kỳ ở sổ chi tiết vật liệu Cũn trờn mỏy, để theo dừi tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn về lượng của từng loại, nhóm thứ vật liệu, máy tính sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết N- X- T trên cơ sở số liệu đã nhập vào, do chương trình phần mềm đã được cài đặt sẵn.
Đến cuối tháng, máy tính sẽ tự động cho ra Bảng tổng hợp tồn kho.
Các tài khoản này được mã hoá chi tiết để thuận tiện cho việc hạch toán trên máy. Ngoài ra, NVL của công ty còn có một bộ phận do CCDC chuyển sang, trong đó CCDC cũng được mã hoá chi tiết theo quy định là: TK 1531- Công cụ dụng cụ và TK 1532- Bao bì luân chuyển. Đồng thời, Công ty cũng đã xây dựng hệ thống mã vật tư cho từng thứ nguyên vật.
Tên vật liệu Mã vật tư Berberin CDBER 07 Dexstrose Monohydrate NLDEX 04 Analgin TDANA 01 Ampicilin TDAMP 04 Cloroxit TDCLO 04 Doxycylin TDDOX 04 Dexamethason VTDEX 05. Nguyên tắc mã hoá vật tư của công ty chủ yếu dựa vào tên của từng thứ, loại NVL, cách mã hoá bằng việc lấy 3 chữ cái đầu của NVL đó, gắn với 2 chữ cái đầu là mã hoá tên kho chứa vật liệu đó, sau cùng là 2 chữ số đánh số thứ tự từng thứ NVL trong danh sách. Từ các hoá đơn thuế GTGT và phiếu nhập kho, nhân viên kế toán hoặc nhân viên phòng kinh doanh- nhập khẩu sẽ mở máy, phần hành “Chứng từ hàng hoá”, cụ thể là Phiếu nhập ( Chứng từ nhập ).
Sau quá trình nhập dữ liệu trên máy, định khoản và thực hiện kế toán tự động, máy tính sẽ cho ra sản phẩm là Sổ kê công nợ chi tiết và Sổ Nhật ký Chung TK3310000- Phải trả cho người bán.
CHỨNG TỪ LUÂN CHUYỂN HÀNG HOÁ NỘI BỘ Loại C Từ: 156A- Phiếu luân chuyển nội bộ. Những định khoản này sẽ được máy tự động ghi vào Sổ Nhật Ký chung TK 152, Sổ Cái TK 152, chi tiết cho từng phân xưởng, cuối kỳ tiến hành tổng hợp cho toàn công ty. Để phản ánh tình hình xuất kho NVL và làm cơ sở cho việc hạch toán xuất NVL trên máy, kế toán sử dụng chứng từ là Phiếu xuất kho.
TK 152 được mã hoá chi tiết như phần kế toán tổng hợp nhập đã nêu. Ngoài ra NVL của công ty còn được xuất ra để dùng cho quản lý sản xuất, cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp, trong một số trường hợp còn xuất bán. Để nhập dữ liệu từ Phiếu xuất kho vào máy, kế toán sử dụng " Chứng từ xuất nguyên liệu và Thành phẩm" trên máy để tiến hành nhập nội dung trên chứng từ vào máy.