MỤC LỤC
Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp của Công ty trong tổ chức lao động sản xuất, góp phần nâng cao thương hiệu của Công ty, tăng tính cạnh tranh về sản phẩm trên thị trường. Tại phòng vật tư khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu), do quản đốc phân xưởng hoặc các nhân viên khác cho Công ty chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu) , kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng tứ đó. Khi các chứng từ gửi lên hợp lệ, theo đúng qui định của Công ty, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đó tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính.
Máy tính sẽ chạy theo chương trình đuợc thiết kế sẵn tự động vào sổ chi tiết từng loại vật tư liên quan. Trường hợp nguyên, vật liệu không đúng như ghi trên hợp đồng, kế toán vật tư tại phòng tài vụ sẽ ghi vào phiếu nhập kho số lượng thực nhập. Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn nhập dữ liệu vào máy với số lượng nhập như trên phiếu nhập kho và đơn giá như trên hoá đơn.
Trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về xảy ra ít, nhưng nếu xảy ra kế toán vật tư tại phòng tài vụ vẫn tiến hành lập phiếu giao nhận vật tư và chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư nhưng tại đây kế toán vật tư sẽ không tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính mà sẽ giữ lại phiếu nhập kho này chờ khi hoá đơn về mới tiến hành nhập dữ liệu. Khi kế toán nhập các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vào máy tính, máy tính sẽ tự động cập nhập dữ liệu vào các sổ chi tiết, vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá (Biểu 3: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá.) , sổ chi.
Trong đó do nguyên, vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại nên để thuận tiện cho việc kế toán Công ty chi tiết tài khoản 152 thành 4 tài khoản cấp 2. TK 642 không được sử dụng trong kế toán chi phí nguyên, vật liệu đó là do chỉ có một nguyên, vật liệu xuất kho phục vụ cho quản lý chung là mực laze phục vụ cho in văn phòng với số lượng ít không đáng kể. Do vậy chi phí về mực laze này Công ty định khoản vào TK 621, với đặc điểm về tính chi phí và lợi nhuận chung cho tất cả các đơn đặt hàng thì điều này không ảnh hưởng đến chi phí từng đơn đặt hàng nào.
Dựa trên hợp đồng ký kết với khách hàng, phòng vật tư tính toán số lượng nguyên, vật liệu cần dùng từ đó lên kế hoạch thu mua nguyên, vật liệu. Khi hàng đến kế toán vật tư của phòng tài vụ sẽ căn cứ vào hoá đơn tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu, lập phiếu giao nhận vật tư ( Biểu. Phiếu này được lập thành 2 liên có chữ ký xác nhận của thủ kho người giao hàng và kế toán vật tư tại phòng tài vụ, 1 liên do kế toán vật tư tại phòng tài.
Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ căn cứ vào 2 chứng từ gốc này nhập dữ liệu vào máy tính, số lượng và giá trị nguyên, vật liệu nhập được ghi đúng theo hoá đơn giao hàng của người bán. Tên nhà cung cấp( tên này đã được nhập sẵn trong danh mục nhà cung cấp, kế toán chỉ cần ấn phím F5 chọn nhà cung cấp trong đó), sau khi chọn tên nhà cung cấp máy tính sẽ tự động nhập nốt địa chỉ mã số thuế của nhà cung cấp. Nhập ngày tháng trên hoá đơn, số hiệu hoá đơn, ký hiệu hoá đơn hạn thanh toán những dữ liệu này đều được lấy từ hoá đơn ra.
Sau khi nhập xong các dữ liệu trên, ấn phím F3 máy tính sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi “ có chắc chắn nhập dữ liệu không?” chọn “ có”, việc nhập dữ liệu nghiệp vụ nhập kho hoàn tất. Từ dữ liệu được nhập trên phần mền sẽ dùng các dữ liệu đó vào các sổ chi tiết và tổng hợp liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá, sổ chi tiết công nợ phải trả, báo cáo tổng hợp tồn kho. Mã nhà cung cấp : ấn F5 chọn mã nhà cung cấp G_InTTX trong danh mục nhà cung cấp.Máy tính sẽ tự nhập tên nhà cung cấp địa chỉ, mã số thuế.
Kế toán vật tư tại phòng tài vụ vẫn tiến hành kiểm kê hàng nhập kho như bình thường và gửi 1 liên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư. Tuy nhiên tại phòng vật tư, kế toán vật tư không tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính mà sẽ lưu lại phiếu giao nhận hàng chờ đến khi có hoá đơn về mới. Khi cân phế liệu nhập kho có sự tham gia của thủ kho và nhân viên trong phân xưởng sản xuất, thủ kho và nhân viên đó sẽ ký xác nhận vào sổ phế liệu.
Xuất kho nguyên, vật liệu ở Công ty phục vụ cho sản xuất, hoặc quản lý chung. Nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất chiếm phần lớn, nghiệp vụ xuất kho cho quản lý chung là ít và không đáng kể. Đối với nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, tất cả các nguyên, vật liệu xuất kho đều được thực hiện theo qui trình giống nhau ngoai trừ giấy in cuộn.
Các nguyên, vật liệu khác khi xuất kho cho sản xuất thực hiện theo qui trình người yêu cầu xuất( là nhân viên trong Công ty) viết giấy đề nghị xuất( biểu 8 trang 40 ), sau đó gửi kế toán vật tư. Riêng đối với giấy in cuộn do là loại giấy sử dụng trong tất cả các loại sách báo ấn phẩm, nghiệp vụ xuất diễn ra nhiều trong cả ngày và đêm. Do vậy để đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục nhân viên làm việc tại phân xưởng in sẽ không cần làm phiếu đề nghị xuất kho mà thủ kho sẽ xuất giấy ngay cho phân xưởng khi có yêu cầu), hàng ngày Công ty tiến hành kiểm kê giấy cuộn vào buổi sáng để xác định số lượng giấy cuộn đã xuất kho, lập bảng kiểm kê giấy cuộn ( biểu 9 trang 41 ) gửi cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư sẽ dựa vào bảng này để nhập dữ liệu vào máy tính in ra phiếu xuất kho như các nguyên, vật liệu khác. Tuy nhiên việc định khoản trên thực tế chỉ được thực hiện vào cuối tháng khi mà máy tính đã tính ra được giá trị nguyên, vật liệu xuất kho.
Việc nhập dữ liệu vào máy tính được tiến hành như sau : kế toán vào phân hệ quản lý kho, chọn xuất kho. Phần đơn giá nguyên, vật liệu, kế toán bỏ trống đến cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu nhập kho xuất kho và tính ra đơn giá xuất nguyên, vật liệu bình quân và tự nhập vào. Mã nguyên, vật liệu xuất CO150-6586, máy tính sẽ tự nhập tài khoản kho và tài khoản chi tiết nguyên, vật liệu.
Sau khi nhập đầy đủ màn hình máy tính sẽ hiện ra như dưới (ở đây kế toán xuất nhiều nguyên, vật liệu một lúc và đơn giá đã được tính). Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất chung chủ yếu là nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu không qua kho, tức là nguyên, vật liệu mua về xuất ngay cho sản xuất. Như đã nói ở trên nghiệp vụ này diễn ra ít và giá trị không đáng kể.
Nên Công ty không định khoản vào tài khoản 642 mà định khoản vào tài khoản 621.
Việc áp dụng kế toán máy này ngoài tác dụng làm giảm khối lượng công việc còn có tác dụng làm tăng năng suất lao động, tránh được nhầm lẫn sai sót thường thấy trong quá trình lên sổ. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhât ký chung làm cho kế toán của Công ty trở nên đơn giản, dễ hiểu, dễ quản lý.
Kiểm kê hàng tồn kho là một yêu cầu tất yếu trong quản lý nguyên, vật liệu. Việc tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nói chung và quản lý nguyên, vật liệu nói riêng sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm được tình hình quản lý và sử dụng vật tư. Trên thực tế, kết quả kiểm kê luôn trùng khớp với số liệu ghi trên sổ sách hoặc sai lệch không đáng kể nên không có các nghiệp vụ kế toán điều chỉnh chênh lệch sau kiểm kê.