Đánh giá tình hình thực trạng công tác hành chính Văn phòng UBND huyện Kim Bôi

MỤC LỤC

Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Kim Bôi

Văn phòng đã chủ động phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn giúp Thường trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện tổ chức tốt các Đại hội, hội nghị, các cuộc họp..; giúp Thường trực HĐND- UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện thẩm tra các đề án dự thảo, hoàn chỉnh văn bản dự thảo cỏc quyết định; xõy dựng và theo dừi thực hiện cỏc chương trình làm việc của Thường trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện, hàng năm, hàng quý và từng tháng; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo của Thường trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện với Tỉnh uỷ, UBND tỉnh, thông báo với các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn trực thuộc theo định kỳ, đột xuất và chuyên đề; đã thực hiện khá tốt các nhiệm vụ về công tác thư từ - tiếp dân, công tác văn thư - lưu trữ, quản lý ngân sách Nhà nước; phát hành, lưu trữ văn bản quan lý nhà nước; có nhiều cố gắng, tiến bộ trong việc xây dựng và ứng dụng công nghệ thông tin; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật và làm tốt công tác phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND - UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện. - Trên cơ sở chương trình công năm của Thường trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện, văn phòng HĐND-UBND huyện đã chủ động phối kết hợp với các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn đồng thời căn cứ vào tình hình thực tiễn, yêu cầu nhiệm vụ công tác của Thường trực HĐND - UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện để xây dựng chương trình công tác, lịch sinh hoạt của Thường trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện hàng tháng, tuần.

Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm

Là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch và các phó Chủ tịch huyện, về tổ chức và điều hành công việc, lãnh đạo, chỉ đạo của UBND huyện, phối hợp điều hoà hoạt động của các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch và các phó Chủ tịch, Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi phải đi trước một bước so với các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn trong hoạt động giúp việc của UBND huyện trong những năm đất nước đổi mới. - Cần đổi mới Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng hiện đại, trong đó tập trung tới vấn đề cải thiện các phương tiện làm việc, trang bị các trang thiết bị hiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao và hiện đại hơn như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy phôtôcopy, máy huỷ tài liệu, mạng Internet- nối mạng cục bộ, mạng toàn cầu… cho Văn phòng, giúp công việc được giải quyết một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

QUY ĐỊNH CHUNG

    Nhiệm vụ của cán bộ Văn thư - Lưu trữ là quản lý văn bản và tài liệu hiện hành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng các loại dấu theo đúng Nghị định sô: 62/1993/NĐ-CP của Chính phủ, tiếp nhận công văn và các tài liệu khác chuyển đến và công văn đi theo địa chỉ của nơi nhận. Kinh phí cho công tác Văn thư - Lưu trữ được dự toán chung trong kinh phí hàng năm của Văn phòng HĐND - UBND huyện, trường hợp cần phải trang bị thêm máy móc, trang thiết bị, phương tiện bào quản tài liệu theo hướng dẫn của cấp trên, Văn phòng HĐND - UBND huyện lập dự trù, báo cao UBND huyện xem xét quyết định.

    CÔNG TÁC VĂN THƯ

      - Phó Chủ tịch và Ủy viên Thường trực HĐND - UBND, các Phó Chủ tịch UBND huyện được ký các văn bản khi Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND ủy quyền, trước khi ký phải ghi chữ ký thay (KT) trước chữ Chủ tịch. - Văn thư hoặc người được phân công (nếu văn thư đi văng) có trách nhiệm bóc bì, đóng dấu, và vào sổ văn bản đến sau đó chuyên đến người có thẩm quyền và theo dừi quỏ trỡnh xử lý văn bản cho đến khi kết thỳc và đưa vào lưu trữ.

      CÔNG TÁC LƯU TRỮ

      Chỉnh lý tài liệu

      - Chánh văn phòng HĐND - UBND, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra cán bộ Lưu trữ trong việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan, đơn vị. + Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;. - Cán bộ Lưu trữ chỉnh lý tài liệu phải thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.

      Xác định giá trị tài liệu

      Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

      + Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản + Danh mục tài liệu hết giá trị sử dụng. + Trưởng phòng Tư pháp - Phó Chủ tịch Hội đồng + Thủ trưởng các đơn vị có tài liệu - Ủy viên + Cán bộ phụ trách Lưu trữ - Ủy viên. + Từng thành viên của Hội đồng xem xét các văn bản, tài liệu theo quy định, đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cấn kiểm tra thực tế tài liệu.

      Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

      Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

      Thống kê tài liệu Lưu trữ

      Bảo quản tài liệu lưu trữ

      - Cán bộ Lưu trữ phải xác định đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành: Cá nhân trong cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan, các cá nhân có nhu cầu riêng chính đáng…. + Đối với cán bộ trong cơ quan việc khai thác, sử dụng tài liệu nhằm phục vụ thông tin cho công tác công vụ đạt hiệu quả tốt. + Đối với các cán bộ ngoài cơ quan muốn được khai thác, sử dụng tài liệu nhằm phục vụ công tác thì phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác và được Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện đồng ý mới được thực hiện.

      + Đối với các cá nhân, tổ chức muốn cung cấp thông tin tài liệu gián tiếp hoặc vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan hay chính quyền địa phương nơi cư trú. - Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành cơ quan do Chánh Văn phòng tổ chức, quy định trực tiếp cho cán bộ Văn thư.

      Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

      Thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

      Quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ

      Hiệu lực thi hành

        - Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện trực tiếp giúp việc cho Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, bố trí chương trình công tác, lịch tuần; chuẩn bị các hội nghị; kết hợp công việc của Văn phòng với các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn. Trực tiếp dự thảo các văn bản theo quy định; ký các văn bản của Văn phòng ban hành hoặc các văn bản khác khi được uỷ quyền của Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện. 01 Tóm tắt trách nhiệm công việc: Căn cứ Quy chế làm việc của Phụ trách điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ công tác của Văn phòng.

        Duyệt và ban hành các báo cáo công tác, các đề án của văn phòng trình Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện Phụ trách công tác tổ chức và cán bộ của Văn phòng. Được Thủ trưởng cơ quan UBND huyện (Chủ tài khoản UBND huyện) ủy nhiệm trực tiếp thực hiện và chỉ đạo các bộ phận liên quan thực hiện đúng các chế độ quản lý tài chính. Tổ chức công tác thông tin tổng hợp giúp Thường trực HĐND -UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của UBND huyện được nhanh chóng, chính xác.

        Đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động đề xuất ý kiến cho UBND huyện, đồng thời trực tiếp thực hiện công việc sau khi UBND huyện có ý kiến dề xuất phê duyệt, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí trang thiết bị của văn phòng. Kiểm tra việc tổ chức soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi và đến có hệ thống và đúng thể thức trình bày văn bản của cơ quan Kiểm tra việc thực hiện công tác thi đua khen thưởng của của cơ quan. Trình độ đào tạo tối thiểu cần thiết: Tốt nghiệp Đại học trở lên Chuyên ngành học: Quản lý Hành chính, Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị nhân sự, Quản lý nhà nước.

        Sơ đồ số: 01A
        Sơ đồ số: 01A