Phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin quản lý tiền lương hiệu quả tại các doanh nghiệp

Sự cần thiết của việc phát triển một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới.

Phơng pháp phát triển HTTT

Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế.

Các giai đoạn phát triển một HTTT

Những mục đớch chớnh của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt đợc. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs).

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

Tơng ứng mỗi giai đoạn có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con + Nhà phân tích cần xác định mức nào là thấp nhất, tức là ở đó việc phân tích tiếp không cần thiết nữa. Nh vậy đòi hỏi phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ mức cao nhất của toàn công ty, thông thờng từ việc xem xét kế hoạch của công ty.

Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Trong những hệ thống nhỏ hoặc độ phức tạp không cao có thể thông qua khảo sát để xác định các chức năng một cách trực tiếp. Trong một chức năng đang khảo cứu, để làm rõ ta có thể thể hiện các chức năng không liên quan trong khung không liền nét.

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. + Thông thờng một xử lý mà logic xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.

Các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp

Do những hạn chế trên, khi áp dụng hình thức tiền lơng theo thời gian cần thực hiện một số biện pháp phối hợp nh: giáo dục chính trị t tởng, động viên khuyến khích vật chất, tinh thần dới các hình thức tiền thởng, thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao. - Tiền lơng tính theo sản phẩm có thởng là tiền lơng tính theo sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với chế độ khen thởng do doanh nghiệp qui định nh thởng chất lợng sản phẩm – tăng tỷ lệ sản phẩm chất lợng cao, thởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu Tiền l… ơng tính theo sản phẩm có thởng đợc tính cho từng ngời lao động hay cho một tập thể ngời lao động. Cách tính lơng này có tác dụng kích thích ngời lao động không phải chỉ quan tâm đến số lợng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu Khoản tiền th… - ởng này trích từ lợi ích kinh tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lợng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm đợc….

Tuy nhiên để hình thức tính lơng theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi và phát huy đầy đủ những u điểm của hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng đợc một hệ thống định mức lao động thật hợp lý, xây dựng đợc đơn giá tiền lơng trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc lao vụ một cách khoa học hợp lý.

Khảo sát, đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống

Do công ty mới đợc thành lập vẫn đang trong quá trình tự hoàn thiện và mở rộng qui mô, ban lãnh đạo muốn khuyến khích thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bằng việc tính lơng phải dựa trên công sức lao động thực thụ của từng nhân viên trong công ty. Trong hệ thống thông tin quản lý lơng, bộ phận quản lý về chấm công có trách nhiệm tổng hợp thông tin chấm công của tất cả các phòng ban rồi từ đó làm cơ sở cho bộ phận tính lơng. Mỗi phòng ban đều có bảng chấm công riêng để ghi chép lại toàn bộ thông tin về thời gian lao động của nhân viên nh: tổng số ngày công làm việc, số ngày nghỉ phép có lơng, số ngày nghỉ phép không lơng, số giờ làm thêm.

Đề tài đợc áp dụng tại công ty Thiết bị điện Cửu Long dự kiến không chỉ phù hợp với các chính sách về nhân sự mà còn có thể giúp nhà quản lý thực hiện tốt hơn công việc quản lý của mình.

Phân tích chi tiết hệ thống

Mô tả logic của xử lý: Sau mỗi ngày, kế toán viên tiến hành kiểm tra và tổng hợp ngày công rồi mới nhập vào máy. Mô tả logic của xử lý: Sau khi đã tổng hợp ngày công, kế toán tiến hành nhập liệu vào các màn hình phù hợp. Mô tả logic của xử lý: Dựa vào điều kiện lọc, xuất dữ liệu, máy tự động xử lý dữ liệu và tính lơng sao cho phù hợp với yêu cầu.

Mô tả logic của xử lý: Dựa vào yêu cầu lập báo cáo và mẫu báo cáo, kế toán viên sẽ lập báo cáo cung cấp cho lãnh đạo và các đơn vị khác.

Thiết kế logic

Bộ phận quản lý sẽ chịu trách nhiệm về cập nhật cũng nh chỉnh sửa thông tin nhân viên mỗi khi có thay đổi. Thực thể BANGLUONG lu trữ thông tin về tính lơng của nhân viên theo từng tháng, sau đó dựa vào số liệu này để đa ra các báo cáo lơng. Bộ phận quản lý chấm công sẽ có trách nhiệm tổng hợp thông tin và cập nhật vào hệ thống.

Thực thể KHENTHUONG lu thông tin về bậc thởng của từng nhân viên trong mỗi tháng.

Các phơng án của giải pháp

Hàng ngày bộ phận chuyên trách cập nhật dữ liệu trên giấy, cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp sau đó nhập vào hệ thống để từ đó làm căn cứ tính l-. Mức độ hiểu biết tin học cũng cần phải nắm rừ ớt nhất là tin học văn phũng, cú thể sử dụng đợc phần mềm khi đã đợc hớng dẫn kỹ. - Phần mềm: hệ thống máy tính tại công ty đã đợc cài đặt sẵn phần mềm kế toán, phần mềm Microsoft Office và ch… a dùng một hệ quản trị cơ.

Khi đó, các thông tin liên quan đến nhân viên sau khi đợc nhập vào hệ thống thông qua màn hình nhập liệu sẽ đ- ợc tự động xử lý để lên các báo cáo về lơng đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.

Thiết kế vật lý ngoài

Với các báo cáo về lơng thì vật mang tin là bằng giấy khổ A4, nhng trớc khi in ra giấy cho phép ngời sử dụng xem trớc báo cáo trên màn hình. Lựa chọn phơng tiện nhập: ở đây, phơng thức nhập đợc lựa chọn cho hệ thống là nhập trực tiếp lên các thiết bị vào (bàn phím, chuột). Tức là nhân viên nhập liệu thực hiện nhập thủ công những dữ liệu đã đợc ghi trên một tài liệu nguồn vào máy tính thông qua một thiết bị cuối.

Hệ thống thông tin tiền lơng sử dụng cách thức giao tác với phần tin học hoá chủ yếu bằng các phím trên bàn phím và qua thực đơn, trong nhiều trờng hợp phải dùng đến tập hợp lệnh.

Triển khai hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý lơng có nhiệm vụ chính là tự xử lý các thông tin liên quan đến việc tính lơng cho nhân viên và đa ra các báo cáo khi cần thiết. Những báo cáo về tiền lơng là một trong nhiều báo cáo kế toán không quá phức tạp song đòi hỏi độ chính xác cao. Mặt khác, do Công ty thiết bị điện Cửu Long có qui mô không quá lớn nên dữ liệu về hệ thống tính lơng không nhiều nên không cần đến một hệ quản trị cơ sở dữ liệu lớn mà chỉ cần một hệ quản trị cơ sở dữ liệu ở mức trung bình.

Từ những lí do trên cùng với những u điểm nổi bật của Visual Foxpro mà em đã trình bày ở chơng I, nên em quyết định lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro làm công cụ để phát triển hệ thống.

Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống

Khi ngời sử dụng đa ra các yêu cầu, họ chỉ việc theo các menu để đi vào chi tiết rồi từ đó, phần mềm sẽ tự động tính toán và xuất thông tin ra theo đúng yêu cầu của ngời sử dụng. Với các kế toán tham gia trong hệ thống tính lơng, việc nắm rõ các kiến thức cơ bản về máy tính là đã có nh sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng, các kiến thức nghiệp vụ kế toán tiền lơng thành thạo. Tuy nhiờn, cần giỳp ngời sử dụng nắm rừ đợc một số cõu lệnh cơ bản của ngôn ngữ Visual Foxpro để khi cần có thể dùng để điều khiển hệ thống.

Trong quá trình thử nghiệm hệ thống, ngời sử dụng tuy đã làm quen đ- ợc với hệ thống song vẫn có nhiều vớng mắc cần tháo gỡ.