Tăng cường công tác quản lý văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty GPT

Những nhận xét và đánh giá chung

Luận văn tốt nghiệp Chế độ quản lý dân chủ, vai trò công đoàn đợc coi trọng, việc phân phối thu nhập đợc công khai trong quy chế quản lý sản xuất kinh doanh đã làm toàn thể cán bộ công nhân viên gắn bó với Công ty. Phòng làm việc đợc bố trí theo luồng công việc, theo quy trình giải quyết công việc văn phòng, sự hợp lý đó giảm đợc thòi gian đi lại, nâng cao năng suất làm việc của cán bộ công nhân viên trong cơ quan. +Do hoạt động mang tính đặc thù nên các cuộc họp trao đổi của Chánh văn phòng Công ty với cán bộ lãnh đạo cấp trên và với các đối tác bên ngoài cần phải đợc đảm bảo bí mật, không lộ thông tin ra ngoài.

Do áp dụng xây dựng văn phòng theo mô hình mở nên Chánh văn phòng không có phòng làm việc riêng biệt, kín đáo ngay tại mặt bằng hoạt động của văn phòng, chính vì vậy yếu tố bảo mật cha đợc bảo đảm một cách toàn vẹn. Tồn tại thứ hai phải nhắc đến chính là khối lợng của công việc quá nhiều mà ngời làm việc thì ít nên dẫn đến tình trạng hiệu quả công việc cha cao, nhân viên làm việc quá tải. +Bộ phận văn th - lu trữ: Cán bộ văn th làm các nhiệm vụ soạn thảo văn bản, sao chụp tài liệu, tiếp nhận và phân phối các loại công văn và th từ, quản lý và lu trữ, cấp phát văn phòng phẩm, cung cấp các tài liệu công chứng cho Công ty, tham gia hội thảo, hội nghị.

Khối lợng công việc rất nhiều đòi hỏi thông tin luôn cập nhật và công việc phải đợc giải quyết nhanh chóng, nhng biên chế chỉ có 1 ngời nên cán bộ văn th phải làm việc rất vất vả và thờng phải làm quá giờ. Nguyên nhân khách quan: Trụ sở hiện nay của Công ty FPT nằm trên vị trí giao thông thuận lợi nhng do diện tích còn nhỏ nên Công ty khó mở rộng thêm diện tích văn phòng và Chánh văn phòng không có đợc phòng riêng.

Một số biện pháp nhằm tăng c ờng công tác quản lý văn phòng Công ty FPT

Luận văn tốt nghiệp. Những tồn tại này đã làm ảnh hởng không nhỏ đến các dịch vụ hỗ trợ của văn phòng Công ty khiến công việc của bộ phận này cha thật sự đạt đợc hiệu quả cao. Nguyên nhân của những thực trạng trên. Nguyên nhân khách quan: Trụ sở hiện nay của Công ty FPT nằm trên vị trí giao thông thuận lợi nhng do diện tích còn nhỏ nên Công ty khó mở rộng thêm diện tích văn phòng và Chánh văn phòng không có đợc phòng riêng. Nguyên nhân chủ quan: Trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng cha cao do đó khả năng giải quyết nhiều công việc một lúc còn hạn chế.. Một số biện pháp nhằm tăng c ờng công tác quản lý văn phòng. Luận văn tốt nghiệp +Xử lý những tình huống phức tạp. +Phân quyền có hiệu quả hơn. Trong thời gian qua, việc kiểm tra các hoạt động văn phòng của Công ty diễn ra thờng xuyên, đều đặn, các nhân viên thuộc cấp có thể báo cáo trực tiếp cho Chánh văn phòng. Nửa tháng, phòng hành chính họp một lần để đánh giá. kiểm tra lại việc thực hiện các kế hoạch vừa qua, tuy nhiên hiệu quả cha cao. vậy, cán bộ quản lý văn phòng cần thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ hơn, thông qua việc kiểm tra, đôn đốc nhân viên trong quá. trình công tác. áp dụng nghiêm túc, thờng xuyên các hình thức khen thởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của văn phòng. Đồng thời, sử dụng hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng nhằm. đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. Xây dựng công cụ hoạch định thời gian. Thực tế cho thấy có một số nhân viên trong văn phòng phải làm việc trên tám tiếng mỗi ngày. Tình trạng này diễn ra khá nhiều , có thể mang lại hiệu quả. không cao trong công việc. Mặc dù để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lợng của công việc cũng nh của việc kiểm tra, Công ty FPT đã lập ra các bản quy trình công việc về việc tiêu chuẩn hoá một số chức năng văn phòng. Trong bản quy trỡnh cụng đú đó nờu rừ cụng việc cho mối chức danh, phạm vi công việc, trách nhiệm, quyền hạn, công việc phải làm, yêu cầu và tiêu chuẩn hoá hoàn thành công việc. Tuy nhiên, để thực hiện các công việc này, Công ty nên đề ra các bảng kế hoạch và lịch công tác hàng ngày. +Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay, kèm theo các cuộc hẹn và ô kiểm tra xem đã thực hiện nh thế nào vào ngày hôm sau. Luận văn tốt nghiệp +Bảng danh sách công việc làm trong tuần, xếp theo thứ tự tầm quan trọng và các ô phải làm ngay, có cột ghi mục u tiên và cột ghi ngày đến hạn. Ngoài ra, mỗi nhân viên trong văn phòng sẽ nhận đợc các tờng trình các công việc của mình để tiện cho Chánh văn phòng kiểm soát và là thông tin hữu Ých. Vd: 1) Loại tờng trình kiểm tra hệ thống văn th và lu trữ hồ sơ. 2) Bản tờng trình về việc cung cấp văn phòng phẩm và thiết bị về việc tiêu chuẩn đo lờng, đánh giá công tác quản trị lơng bổng.. 3) Bản tờng trình phân tích chi phí những công việc hành chính nh th từ, điện tín, điện thoại.. 4) Bản tờng trình hàng năm của mỗi bộ phận. Cuối mỗi tuần, các bản tờng trình này đợc nộp lên Chánh văn phòng, từ đó Chánh văn phòng sẽ có những xem xét, điều chỉnh, nhắc nhở để toàn bộ cán bộ, nhân viên trong văn phòng hoàn thành tốt hơn công việc của mình. Do tính chất của công việc đợc bố trí theo luồng và theo quy trình , Văn phòng cần bổ sung thêm 01 cán bộ phụ trách tổ chức lao động thực hiện nhiệm vụ tổ chức và quản lý lao động của văn phòng.

- Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn: trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời, đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Với một số biện pháp trên, văn phòng Công ty FPT sẽ có thể hoàn thiện thêm một bớc về công tác tổ chức quản lý văn phòng, nâng cao chất lợng và hiệu quả công việc, hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ hỗ trợ cho các bộ phận chức năng khác trong toàn Công ty. Bản nội quy bao gồm từ giờ giấc làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng cho đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi chức danh, sẽ nhắc nhở mọi ngời nâng cao ý thức tự giác, làm tăng hiệu quả và chất lợng công việc lên một phần đáng kể.

- Thống kê, báo cáo, đề xuất hình thức khen thởng, kỷ luật đối với những ngời có công hoặc có thiếu sót trong công tác bảo vệ an toàn cơ quan nhằm phát huy u điểm và khắc phục khuyết điểm của cán bộ công nhân viên. - Lãnh đạo các phòng ban có trách nhiệm phối hợp với nhân viên bảo vệ triển khai hớng dẫn cán bộ, công nhân viên bộ phận mình thực hiện nghiêm chỉnh, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên bảo vệ hoàn thành nhiệm vụ, thực hiện đúng bản quy định đã đề ra.

Một số kiến nghị để tiến hành tăng c ờng công tác quản lý về cơ

- Ai chấp hành tốt sẽ đợc khen thởng thoả đáng, ngợc lại ai vi phạm sẽ bị xử lý tuỳ theo mức độ sai phạm. - Các bản quy định trớc đây về công tác bảo vệ cơ quan trái với bản quy. Bởi lẽ, công tác hoàn thiện không chỉ là trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo đơn vị, mà còn là trách nhiệm của cả tập thể.

−Phối hợp với Ban tổ chức cán bộ - Đào tạo, các đơn vị liên quan để đa ra các phơng thức tiến hành thích hợp để có hiệu quả cao. −Cuối cùng, việc tiến hành công tác hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải thận trọng, không ồ ạt, đảm bảo thống nhất và hiệu quả.