Hoàn thiện quy trình phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
MỤC LỤC
Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin 1. Các thông tin cần thu thập
- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: chế độ về thời gian làm việc; yếu tố môi trường tâm lý xã hội; vệ sinh lao động, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủi ro trong công việc…; thông tin về số lượng, tần suất sử dụng của các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc. Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau.
Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc
- Phòng nhân sự lập kế hoạch phân tích công việc: xác định các bước tiến hành phân tích công việc, xác định mục đích phân tích công việc và các công việc cần phân tích, lựa chọn phương pháp phân tích và thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin, lựa chọn người thực hiện công tác phân tích công việc và đào tạo họ…. - Phòng nhân sự tổ chức thực hiện, quản lý, điều phối quá trình thực hiện phân tích công việc: tổ chức, thu hút lực lượng người lao động tham gia vào công tác phân tích công việc, phân phát biểu mẫu thu thập thông tin, tiến hành thu thập, xử lý thông tin, viết văn bản phân tích công việc.
Tầm quan trọng của phân tích công việc
Với đánh giá thực hiện công việc: ứng dụng thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn, các mức độ cụ thể để đỏnh giỏ, so sỏnh, trỏnh việc khụng cú tiờu chuẩn đỏnh giỏ rừ ràng và rơi vào tình trạng chung chung, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn. Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực: sử dụng bản mô tả, bản yêu cầu để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; giúp xây dựng chương trình đào tạo thiết thực, hiệu quả hơn.
Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS 1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Chức năng hoạt động chính của Công ty: kinh doanh tour du lịch và các dịch vụ liên quan đến quảng bá, tổ chức tour du lịch; kinh doanh khách sạn, nhà hàng, hoạt động thể thao, nghệ thuật, giải trí; vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách; đại lý vé máy bay; bán hàng lưu niệm, hàng đan nát, hàng thủ công mỹ nghệ trong các cửa hàng chuyên doanh; cho thuê ô tô (du lịch)…. Ngoài ra, còn một số vị trí, chức danh làm không đúng với chuyên ngành được đào tạo như cử nhân Nghệ thuật làm thư ký Tổng Giám đốc, cử nhân Ngoại ngữ tại chức là nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự, trung cấp Kế toán làm nhân viên tạp vụ… Song số lao động được sắp xếp làm không đúng chuyên ngành đào tạo là không nhiều và đang có xu hướng giảm dần. Ngoài ra mục tiêu của Công ty PV-INCONESS là tiếp tục bán thẻ sân golf, thẻ các câu lạc bộ; tổ chức các tour du lịch nội địa, quốc tế và kinh doanh các hoạt động đi kèm: phòng vé máy bay, cho thuê xe du lịch, vận chuyển hành khách…Các hoạt động kinh doanh này nhằm đảm bảo cân đối tài chính, duy trì sự ổn định và phát triển của Công ty.
Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ
- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy văn phòng: máy tính, máy in, máy Fax, máy chiếu, máy photo, máy điện thoại..: khi mua sắm trang thiết bị máy văn phòng phải chịu trách nhiệm kiểm tra, so sánh mức giá của các nhà cung cấp để lựa chọn hợp lý; kiểm tra chất lượng của trang thiết bị trước khi mua, khi nhà cung ứng bàn giao sản phẩm; khi mua sắm trang thiết bị tài sản văn phòng theo đề xuất của phòng, ban hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc phải có tờ trình cụ thể, chỉ được mua khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc bằng văn bản (trừ trường hợp khẩn cấp hoặc cần thiết, có thể thực hiện theo mệnh lệnh miệng nhưng sau đó phải có tờ trình bằng văn bản); sau khi nhận bàn giao hàng hoá thì IT có trách nhiệm nhập hàng hoá vào danh mục tài sản của Công ty, lên chế độ bảo hành bảo dưỡng định kỳ;. - Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị mỏy văn phũng: Lập sổ theo dừi trang thiết bị máy văn phòng để xây dựng định mức bảo trì, bảo dưỡng kịp thời giảm độ khấu hao của máy; khi máy có hiện tượng hỏng hóc phải yêu cầu các phòng, ban hoặc cá nhân mô tả chi tiết để sửa chữa, nếu không tự khắc phục được phải gọi người sửa chữa nhưng phải biết được nguyên nhân hỏng hóc của máy hoặc bộ phận cần thay hoặc cần sửa để đảm bảo về giá thành và chất lượng sửa chữa;.
Tổ Hành chính - Điện nước: Đinh Văn Điều, Nguyễn Văn Thắng
- Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, giữ gìn trang thiết bị máy văn phòng: chịu trách nhiệm hướng dẫn người lao động các phòng, ban sử dụng trang thiết bị máy văn phòng, hướng dẫn cách sử dụng cụ thể, chi tiết (quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng) theo chất lượng, cấu tạo kỹ thuật của từng loại thiết bị; nhắc nhở người lao động của Công ty về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng;. Phần lớn lao động trong Công ty là lao động gián tiếp, quá trình thực hiện công việc không biểu hiện hành vi cụ thể, kết quả thực hiện công việc khó định lượng, Công ty lại chưa xây dựng được bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nên khó xác định ra các chỉ tiêu, tiêu chí, các mức độ cụ thể cho mỗi chỉ tiêu, tiêu chí để đánh giá, so sánh xem sự thực hiện công việc của người lao động ở mức độ nào.
Một số kiến nghị
Về vai trò của Ban lãnh đạo, phòng Tổ chức Nhân sự và các phòng, ban khác trong Công ty
- Tổ chức thực hiện và quản lý quá trình thực hiện phân tích công việc + Thông báo, giải thích cho người lao động hiểu vai trò, mục đích của phân tích công việc, thu hút mọi người cùng tham gia. Các phòng ban khác, mọi người lao động cần có thái độ hợp tác, tạo điều kiện cho cán bộ phân tích, phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nhiệm vụ của mình: cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin theo yêu cầu của cán bộ phân tích, tham gia vào việc viết văn bản phân tích, góp ý để hoàn thiện văn bản này, đặc biệt bản tiêu chuẩn thực hiện do chính họ viết.
Về xây dựng quy trình phân tích công việc
Ví dụ: phân tích công việc nhằm phục vụ cho đào tạo nên tìm hiểu sâu các thông tin về yêu cầu đối với người thực hiện; phục vụ cho tuyển dụng nên tập trung vào thông tin về nhiệm vụ, yêu cầu; phục vụ cho thù lao nên tập trung vào thông tin về tầm quan trọng, độ phức tạp của nhiệm vụ; phục vụ cho đánh giá thực hiện công việc thì tập trung vào thông tin về tiêu chuẩn thực hịên. Hiện nay công việc được thiết kế theo xu hướng mở rộng hơn, linh hoạt, sự thay đổi trong công việc diễn ra thường xuyên hơn, nên Công ty có thể định kỳ hai năm kiểm tra, rà soát các công việc và văn bản phân tích một lần để kịp thời có những thay đổi, cập nhật phù hợp với thực tế công việc.
Về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS
- Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích được đưa vào một chương trình định hướng giúp lao động mới vào Công ty hoặc lao động được bố trí vào một vị trí công việc mới biết mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, quyền hạn như thế nào, điều kiện làm việc ra sao, kết quả thực hiện công việc cần đạt được. Tiến hành so sánh giữa kiến thức, kỹ năng thực tế người lao động có với các yêu cầu người lao động cần có trong văn bản phân tích, từ đó xác định ra những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của người lao động, hoặc xác định sự chênh lệch, khoảng cách giữa thực tế và yêu cầu, để Công ty có biện pháp đào tạo bổ sung, nâng cao cho người lao động.