Thực trạng quản lý vật liệu tại Công ty Cơ khí may Gia Lâm

Đặc điểm chung và phân loại vật liệu ở công ty

Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại phụ tùng, thiết bị ngành may và da giầy nên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, với tính năng lý, hoá, cũng rất khác nhau. Điều này càng chứng tỏ vật liệu chiếm một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất , do đó quản lý tốt vật liệu sẽ là một biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. + Vật liệu phụ: là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm như dầu mỡ, que hàn , ốc vít, giẻ lau , bao bì….

Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụ thẻ là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất. Việc quản lý vật liệu tai công ty được thực hiện ngay từ khâu thu mua vật liệu .Vật liệu mua về sau khi đã đựoc kiểm nghiệm về số lượng chất lượng, quy cách, mẫu mã sẽ được phép nhập kho. Vật liệu vào cổng phải có giấy duyệt mua cuả giám đốc hoặc người được uỷ quyền, vật liệu ra cổng phải có phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng với đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm.

Tính giá vật liệu tại công ty

Nếu mua vật tư với số lượng lớn thì phòng kinh doanh làm hợp đồng mua bán vật tư theo phương thức mua tại cửa kho, người bán sẽ chở vật tư đến cửa kho của công ty và giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa hai bên. Khi bộ phận mua hàng thực hiện xong việc mua vật liệu, vật liệu về đến kho thì căn cứ trên hoá đơn của người bán hoắc hợp đồng mua bán làm cơ sở, ban kiểm nghiệm vật tư của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm (đối với những vật liệu quan trọng) trước khi nhập kho. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liêu thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất như trên hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng, ban kiểm nghiệm phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết để có biện pháp xử lý kịp thời.

Trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phong kinh doanh biết. Phiếu nhập kho sau khi đã có đủ chữ kí của người phụ trách phòng kinh doanh, nguời giao hàng, người nhận hàng, thủ kho giao cho người giao hàng một liên kèm theo hoá đơn bán hàng để lảm thủ tục thanh toán, 1 liên dùng làm căn cứ. Vật liệu của công ty sau khi được mua về được sử dụng cho mục đích sản xuất (là chủ yếu) và quản lý quá trình sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất , lệnh sản xuất , bộ phận sản xuất bộ phận sử dụng vật tư làm thủ tục xin lĩnh vật tư bằng sổ xin lĩnh vật tư chuyển trưởng phòng kinh doanh duyệt. Sổ này được để tập trung tại phòng kinh doanh , khi có nhu cầu lĩnh vật tư các bộ phận sử dụng ghi vào sổ trình trưởng kinh doanh duyệt rồi chuyển cho bộ phận viết phiếu.Tuỳ thuộc vào định mức vật tư được duyệt, nhu cầu sử dụng vật tư có hợp lý không và lượng vật liệu tồn kho, bộ phận viết phiếu phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho gồm 3 liên đặt giấy than viết một lần)) và chuyển xuống cho thủ kho ghi số lượng vật liệu thực xuất.

Sau đó thủ kho chuyển một liên lên phòng kinh doanh giữ và làm căn cứ để thống kê vật tư ghi thẻ kho, một liên bộ phận lĩnh vật tư giữ còn một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Trường hợp lắp đặt công trình ở xa trụ sở của công ty: chủ đề taì(người nhận khoán công trình-cán bộ kỹ thuật ) căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết lập dự toán vật tư cho công trình, sau khi đã được giám đốc duyệt, tiến hành mua vật tư tại nơi thuận tiện nhất cho việc vận chuyển cũng như đảm bảo về chất lượng rồi vận chuyển thẳng đến công trình để tiến hành sản xuất, lắp ráp.

Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu ở cụng ty cũng mở 1 thẻ kho để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Đồng thời kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật liệu để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn vật liệu cho cả chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết vật liệu theo chương trình trên máy và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp phải kiểm tra lại.

Đồng thời cuối tháng, thống kê vật tư, thủ kho, kế toán vật liệu cùng đối chiếu 3 thẻ kho với nhau cho từng loại vật liệu để kiểm tra phát hiện chênh lệch nếu có. Số liệu trên sổ chi tiết vật liệu được máy tự động tổng hợp vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng kho chi tiết cho từng loại vật liệu cả về số lượng nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Số liệu trên bảng này được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.