Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội: Một số vấn đề cần quan tâm

PHIẾU NHẬP KHO

Đối với những NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, trước khi tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng nào đó, phòng kế hoạch của Xí nghiệp tiến hành tính toán từ đó tính ra mức tiêu hao giấy, bản in và các chỉ tiêu khác. Cơ sở cho nghiệp vụ xuất kho của giấy và bản in là Lệnh sản xuất, còn các NVL khác thì cơ sở của nghiệp vụ xuất kho là Giấy xin lĩnh vật tư do phân xưởng sản xuất có nhu cầu viết (Quản đốc phân xưởng viết), trong đó liệt kê tất cả các NVL cần dùng tại phân xưởng. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, một liên giao cho thủ kho ghi Thẻ kho và liên này được chuyển lên phong kế toán để kế toán NVL ghi sổ.

Vì đây là thời điểm cuối tháng nên Xí nghiệp đã tính ra được trị giá của NVL xuất, căn cứ vào Phiếu xuất kho này để thủ kho ghi Thẻ kho và làm căn cứ để lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Đối với NVL là giấy và bản in được phản ánh một cách tổng hợp tình hình xuất kho trên bảng Tổng hợp xuất giấy + bản in, căn cứ để lập là các Lệnh sản xuất do phũng kế hoạch lập, đối với cỏc NVL cũn lại được theo dừi trờn bảng Bỏo cáo tình hình sử dụng vật tư, căn cứ để lập là các Giấy xin lĩnh vật tư. Với một tài liệu (sản phẩm) cụ thể nào đó thì sẽ cần xuất giấy và bản in với số lượng là bao nhiêu, NVL còn lại khác tương ướng là như thế nào, đó hợp lý chưa?.

Cuối tháng, kế toán NVL tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán chi tiết NVL với Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết NVL, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp về NVL. Kế toán điền đơn giá và thành tiền vào mỗi Phiếu nhập kho còn các Phiếu xuất kho thì kế toán không thực hiện được ngay mà phải chờ đến cuối tháng khi tính được đơn giá xuất của từng NVL kế toán mới ghi vào. Sau đó, kế toán NVL tiến hành nhập máy cả về mặt hiện vật và giá trị của từng loại NVL đối với những Phiếu nhập kho, còn những Phiếu xuất kho chỉ nhập số lượng.

Trong đóT: ghi hàng ngày; ghi cuối tháng; đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hoá đơn mua hàng kế toán tiến hành nhập vào máy tính. Vì phương pháp tính giá NVL xuất kho tại Xí nghiệp là phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ nên các chứng từ ghi sổ loại này chỉ được lập một lần mỗi tháng,. Nhưng do Xí nghiệp có rất nhiều đơn đặt hàng trong một kỳ, nhiều đơn đặt hàng thời gian sản xuất kộo dài chớnh vỡ vậy việc lập Bảng cõn đối số phỏt sinh được lập để theo dừi sự biến động của tất cả các TK theo quý chứ không lập theo tháng.

Trong trường Xí nghiệp có nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi, nghiệp vụ này làm giảm chi phí NVL trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung thì chứng từ ghi sổ vẫn được lập tương tự như trường hợp mua ngoài nhập kho. Do chưa tính được giá NVL xuất kho ngay trong tháng mà phải chờ đến cuối tháng mới tính được nên việc lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ xuất kho được thực hiện một lần vào ngày cuối cùng của tháng. Kỳ kế toán của Xí nghiệp là theo quý chính vì vậy mà kế toán chưa phân bổ chi phí NVL cho từng khoản mục chi phí theo tháng mà chỉ đến cuối quý kế toán tập hợp tất cả các chứng từ xuất kho NVL để phân bổ chi phí.

Việc kiểm kê NVL tại Xí nghiệp thường được tiến hành định kỳ cứ một năm hai lần vào cuối quý hai và cuối quý bốn để xác định lượng tồn kho của từng loại NVL theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng của từng loại NVL, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. Nếu phát hiện thiếu thì kế toán phải lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ giảm NVL, với chứng từ ghi sổ này cách lập tương tự như các nghiệp vụ xuất kho NVL, và chứng từ gốc được sử dụng để lập là Biên bản kiểm kê.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ

Các sổ Cái trên được kế toán tổng hợp sử dụng để đối chiếu với Sổ chi tiết vật tư của từng loại NVL (với Sổ Cái TK 1521 lại có rất nhiều Sổ chi tiết của nó).