Báo cáo thực tập hành chính văn phòng tại Phòng Quản lý đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KHẢO SÁT CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG TẠI PHềNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
- Khảo sát về công tác văn thư
- Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung
- Triển khai thực hiện xếp thời khóa biểu tổ chức giảng dạy cho các khoa, trung tõm; phõn phối phũng học cho cỏc khoa, trung tõm; quản lý theo dừi tiến độ thực hiện kế hoạch giảng dạy; thông báo khối lượng giờ giảng tới các đơn vị làm cơ sở để bố trí giảng viên giảng dạy; xác nhận khối lượng giờ giảng của các khoa, trung tâm;. Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Trường mới đổi tên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên vẫn chưa có thêm được nhiều văn bản mới nào quy định về soan thảo và ban hành văn bản.
Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác tham mưu tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nhị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo….đã được chuyên viên đảm nhệm và làm đúng theo quy chế làm việc của Nhà trường, biết cách sử lý các tình huống. Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là bộ mặt của cơ quan, vì vậy luôn luôn cần được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn.
Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đị, văn bản đến, lập hồ sơ đã được nâng cao hơn, có chất lượng, và thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước. Với cách làm mới này các văn bản được sử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn bản dẽ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí. Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và có phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ nhân viên luôn hoàn thành nhiệm vụ.
Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
+ Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, luôn động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán bộ trong cơ quan. - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản. - Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu quả văn bản của văn bản của Đảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Cần quan tâm phát triển dồng đều đến tất các lĩnh vực của Văn phòng để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Trường. Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng. Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Thể thức văn bản
Phụ lục số 05: Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hàn văn bản. Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Phông chữ trình bày văn bản
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân, căn cứ Thông tư này ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cỏc cơ quan, tổ chức (nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức). Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các loại hình cơ quan, tổchức để các cơ quan, tổ chức vận dụng xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức.
Quy chế cụng tỏc văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức) bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quỏ trỡnh quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức (nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Căn cứ Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế học sinh, sinh viên các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy;.
Đồng ý cho sinh viên Phạm Thị Lan Hương lớp đại học Quản trị Văn phòng 13A (Mã lớp 1305QTVA) hệ chính quy, khóa 2013-2017 được bảo lưu kết
Cho sinh viên Phạm Thị Lan Hương bảo lưu kết quả học tập HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI. Căn cứ Quyết định số 583/QĐ-ĐHNV ngày 12/5/2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc ban hành Quy chế đào tạo đại học, cao đẳng theo hệ thống tín chỉ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;. Xét đơn xin bảo lưu kết quả học tập của sinh viên Phạm Thị Lan Hương;.
Trưởng phòng Quản lý đào tạo, Trưởng phòng Công tác sinh viên, Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính, Trưởng khoa Quản trị Văn phòng, Cố vấn học
Công nhận tốt nghiệp 17 sinh viên đại học liên thông hệ chính quy khoá học 2013 - 2015, trong đó: 13 sinh viên đạt loại Khá, 04 sinh viên đạt loại
Trưởng Phòng Quản lý đào tạo, Trưởng phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng, Trưởng Phòng Kế hoạch – Tài chính, Trưởng phòng Công tác sinh viên, Trưởng
Cử cố vấn học tập/giáo viên chủ nhiệm các lớp hệ chính quy nhập học năm 2015 học tại trường. Căn cứ Quyết định số 748/QĐ-ĐHNV ngày 24/6/2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quy định về công tác cố vấn học tập trong đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ;. Xét đề nghị của Trưởng phòng Quản lý đào tạo và Trưởng các khoa, Giám đốc trung tâm Tin học,.
Cử chuyên viên, giảng viên làm cố vấn học tập/giáo viên chủ nhiệm các lớp hệ chính quy nhập học năm 2015, học tại trường (có danh sách kèm theo)
Các chuyên viên, giảng viên có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ báo cáo của cố vấn học tập/giáo viên chủ nhiệm và được hưởng
Đồng ý cho thí sinh Nguyễn Thị Thu Hà trúng tuyển đại học hệ chính quy năm 2015 chuyên ngành Quản trị nhân lực, khóa học 2015-2019 được
Trưởng phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng, Trưởng phòng Quản lý đào tạo, Trưởng phòng Công tác sinh viên, Trưởng phòng Kế hoạch-tài chính,
HOẠT ĐỘNG GIẢNG DẠY 1. Hệ chính quy
- Hệ vừa làm vừa học 1. Ưu điểm
- Số lượng sinh viên đi muộn, không đeo thẻ, sử dụng điện thoại trong giừo học giảm (10 SV). - Lớp học liên thông buổi tối giờ học không đảm bảo, phòng học không mở đúng giờ, số lượng sinh viên ít (ngày 17/5 lớp thầy Kiên vào học muộn vì cửa phòng khóa, cả lớp có 3 sinh viên). - Đa số sinh viên các lớp thực hiện đúng theo quy định về thời gian ra, vào lớp và quy định đeo thẻ;.
- Giờ nghỉ giải lao giữa các giờ tín chỉ, ca học tín chỉ chưa đồng nhất ( lớp học, lớp ra chơi).
TỔ CHỨC THI 1. Thi kết thúc học phần
Tuy nhiên, vẫn còn một số phòng thi chưa thực hiện đúng quy trình theo hiệu lệnh trống (bóc đề sớm), cán bộ coi thi không làm đúng chức năng nhiệm vụ trong phòng thi thanh tra phải nhắc nhở (Phòng thi của thầy Mừng, Thầy Thiện để sinh viên trao đổi, chép bài của bạn trong phòng thi; Cô Thu Hương Khoa NN&PL không đảm bảo vị trí trong phòng thi), cán bộ coi thi cho thí sinh ra khỏi phòng sớm hơn quy định. - Quán triệt cán bộ, giảng viên thực hiện nghiêm công tác coi thi nhằm đảm bảo chất lượng cho kỳ thi. - Các phòng chức năng phối hợp thực hiện việc mở cửa phòng học đúng giờ theo thời khóa biểu.
Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện công tác Thanh tra, giám sát thực hiện hoạt động giảng dạy, Tổ Thanh tra rất mong được sự quan tâm của Ban Giám hiệu và các đơn vị thuộc và trực thuộc của Trường. - Nhập danh sách học lại của hệ đại học, cao đẳng - Phân loại, sắp xếp bảng điểm của các lớp. - Làm danh sách hồ sơ sinh viên xét điều kiện tốt nghiệp - Xin số, dấu quyết định văn bản.