Quản lý khoản phải trả

Nghiệp vụ kế toán phải trả người bán

Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toỏn chi tiết cỏc khoản này, kế toỏn phải hạch toỏn rừ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng.

Để tăng cường kiểm soát nội bộ với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp thực hiện thủ tục: hàng tháng, hàng quý gửi cho KH một bảng kê hóa đơn đã thực hiện, các khoản đã trả và số dư cuối. Vì thế ở góc độ người mua ngay khi nhận được bảng này kế toán phải tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt và sửa chữa sai sót ( nếu có) và thông báo cho người bán và lưu lại để thuận lợi khi kiểm tra về sau.

Nghiệp vụ kế toán phải thu khách hàng

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ..) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.

- Khi phát sinh các nghiệp vụ phải thu bên nợ bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế); khi phát sinh các nghiệp vụ phải thu bên có bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. - Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại khoản mục nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính hoặc ngày kết thúc năm tài chính khác với năm dương lịch (đã được chấp thuận) được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính.

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 2.1. Vài nét về công ty

Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban

Kiểm tra giá tiền của bảng nghiệm thu với đơn hàng và bảng báo giá Cộng kiểm tra lại các số liệu yêu cầu thanh toán và so sánh với thực tế Kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ để tiến hành lập kế hoạch thanh toán. • Công nghệ drilldown ( đào sâu dữ liệu) giúp người sử dụng và nhà quản trị có thể diễn giải chi tiết số liệu từ tổng hợp đến chi tiết và các chứng từ liên quan chỉ trên một màn hình. Dựa theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 26/03/2006, công ty thiết kế hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng của công ty: phù hợp với đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

• Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ, được thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của cấp quản lý. • Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng thức Excel, HTML, đưa lên websitek, văn bản dạng text hay nhị phân tùy nghi sắp xếp theo yêu cầu người dùng.

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Nhận xét chung

Về hệ thống chứng từ, việc lưu chuyển và lưu trữ chứng từ: là một trong những công ty trang trí nội thất tuân thủ và đạt tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2000 do đó việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ rất khoa học và hợp lý, đảm bảo tính kiểm soát nội bộ cao. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đã đặt ra, bộ phận kế toán trong công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý đảm bảo phản ánh chính xác các thông tin kinh tế được chính xác và phù hợp với những quy định của chế độ kế toán hiện hành.  Công tác kế toán rất khoa học và phù hợp với quy định của công ty không thể phủ nhận vai trò của người kế toán trưởng, không chỉ giỏi chuyên môn,am hiểu luật định, khả năng làm việc độc lập, sáng tạo trong công việc, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp và trung thực tạo sự lành mạnh của tài chính công ty.

Để giảm bớt công việc cho kế toán phải trả nâng cao tính chính xác và hiệu quả cho nghiệp vụ này kế toán phải trả cần được hỗ trợ khoản đi ngân hàng và chi tiền mặt để tránh những sai sót trong công việc cũng như tính trung thực trong việc chi tiền mặt. Các nhà thầu phụ, nhà cung cấp được công ty lựa chọn kỹ càng trước khi ký hợp đồng nên chất lượng công trình luôn được bảo đảm tuy nhiên cũng không tránh khỏi những sơ suất vì vậy nên tăng thêm giá trị của việc bảo hành và đưa vào thành điều khoản thanh toán ở tất cả các hợp đồng. Mục đích của việc này là theo dừi được tỡnh trạng của cỏc khoản nợ: thuộc KH nào,số tiền cũn phải thu, khoản nợ trong hạn hay quá hạn và quá hạn trong khoản thời gian nào => từ đó tiến hành các nghiệp vụ cần thiết: nhắc nhở thanh toán hay tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

• Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết. Để thu được tiền KH, cần phải có bảng nghiệm thu và quyết toán được ký kết giữa hai bên, thực tế trong nhiều công trình rất lâu sau khi có bảng nghiệm thu thì mới có bảng quyết toán chính điều này làm cho KH trì hoãn việc trả nợ, chiếm dụng vốn của công ty chính vì vậy công ty nên cân nhắc giảm bớt giá trị thanh toán đợt cuối xuống mức thấp hơn góp phần hạn chế rủi ro việc thu hồi nợ. Trong nền kinh tế thị trường nhiều biến động để việc kinh doanh hiệu quả việc giữ chữ tín là rất quan trọng góp phần giữ chân những quan hệ kinh doanh cũ và mở rộng với các đối tác mới do đó quá trình phải thu và phải trả góp phần không nhỏ vào sự thành công đó.

Vì quan hệ phải trả người bán và phải thu KH liên quan mật thiết với dòng tiền vào ra trong chu kỳ kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng tới tình hình tài chính của đơn vị vì vậy tổ chức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính DN. Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định rằng hạch toán kế toán là công cụ quản lý duy nhất đối với các NVTT, khác với các phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hóa hiện hữu trong két, trong kho của DN nhưng sự tồn tại của NVTT chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách vì vậy cần có những quyết định giải pháp hiệu quả để quản lý tốt khoản mục này. Để kết thúc bài báo cáo của mình một lần nữa em xin gửi lời cám ơn đến sự giúp đỡ tận tình của kế toán trưởng công ty Nguyễn Thị Thu Nguyệt, hai chị kế toán viên là chị Nhài và chị Khuyên đã giúp đỡ em rất tận tình tạo điều kiện cho em có thể thực hành được công việc của một người kế toán thật sự.