Quản lý thực hiện công việc tại Công ty Cổ phần Giải pháp Tòa nhà Thông minh: từ lý thuyết đến thực tiễn

Các khái niệm cơ bản về quản lý thực hiện công việc 1. Quản lý thực hiện công việc

Khi xem xét kỹ hơn về khái niệm quản lý thực hiện công việc, ta có thể hiểu đó là sự phát triển cá nhân với năng lực và sự cam kết làm việc hướng tới đạt mục tiêu chung của tổ chức; là quá trình định hướng, hỗ trợ, chỉ dẫn người lao động làm việc hiệu quả và hiệu suất nhằm đáp ứng và phù hợp với nhu cầu của tổ chức; là tiếp cận tổng thể và chiến lược giúp tổ chức thành công thông qua việc phát triển năng lực và tăng cường sự đóng góp của nhóm và cá nhân người lao động. Quản lý thực hiện cụng việc giỳp làm rừ làm rừ trỏch nhiệm và kỳ vọng với THCV, mục tiêu của tổ chức; tăng cường NSLĐ của cá nhân, nhóm; phát triển năng lực của người lao động thông qua kèm cặp và phản hồi liên tục; định hướng hành vi phự hợp với giỏ trị cốt lừi, mục tiờu về chiến lược của tổ chức; từ đú cung cấp cơ sở cho việc ra các quyết định liên quan đến người lao động (Thù lao, đào tạo…); đồng thời cải thiện giao tiếp giữa người lao động và CBQL và góp phần thúc đẩy sự thay đổi của tổ chức.

Nội dung quản lý thực hiện công việc 1. Quá trình quản lý THCV

Thiết lập/xác định mục tiêu mà người thực hiện công việc cần đạt là một phần quan trọng trong quá trình quản lý THCV và là cơ sở để đánh giá sau này, bao gồm: mục tiêu kết quả THCV như doanh thu, doanh số, số lượng dịch vụ thực hiện, thời gian thực hiện,…; mục tiêu về hành vi: kỳ vọng về các hành vi mong muốn và/hoặc các hành vi không mong muốn, có thể xây dựng trên cơ sở khung năng lực chung của doanh nghiệp nhưng được cụ thể hóa cho vị trí công việc, đồng thời là cơ sở cho việc lập kế hoạch và đánh giá sau này; mục tiêu nâng cao kết quả THCV: cần phải làm gì đó để có kết quả THCV cao hơn, được thể hiện thông qua kế hoạch nâng cao kết quả THCV, trong đó cụ thể hóa những hoạt động mà nhân viên và người quản lý phải thực hiện;.  Đối với cán bộ chuyên trách nguồn nhân lực cần tích cực khuyến khích, hỗ trợ và giám sát quá trình quản lý THCV; đồng hành với CBQL trực tiếp, giúp họ có các kĩ năng quản lý nguồn nhân lực và sử dụng chúng trong quá trình quản lý THCV, góp phần tạo nên các nhóm CBQL trực tiếp có kinh nghiệm và cam kết tiến hành quản lý THCV, có khả năng kèm cặp và động viên những người khác cùng thực hiện, đảm bảo tiến độ của quản lý THCV; đồng thời tiến hành tổ chức thực hiện đào tạo và thực hiện việc khảo sát đánh giá hiệu quả của quản lý THCV.

Giới thiệu tổng quan

Trở thành công ty dẫn đầu Việt Nam về hoạt động tích hợp hệ thống quản lí tòa nhà; thi công xây lắp, cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo trì cho các hệ thống tự động hoá toà nhà trên thị trường xây dựng dân dụng và công nghiệp; cũng như là đối tác chiến lược về việc cung cấp các thiết bị dự phòng, thay thế trong một số nhà máy công nghiệp và các dự án mới của Việt Nam với uy tín và chất lượng dịch vụ đạt tầm chuyên nghiệp. Về mặt phát triển giải pháp, mỗi giải pháp cho công trình của IBS trước khi trở nên hoàn chỉnh đều phải tuân theo một chu trình chặt chẽ, bắt đầu từ khâu nghiên cứu đặc thù của dự án (Bộ phận R&D), được tùy biến sao cho phù hợp với yêu cầu của mỗi khách hàng, tiết kiệm chi phí và nguồn lực (Phòng Giải pháp), được kiểm chứng bởi Bộ phận Quản lý chất lượng (QA/QC) và sau cùng là được kiểm duyệt bởi Giám đốc Kỹ thuật có chuyên môn xuất sắc.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban IBS

Với sứ mệnh cốt lừi là xõy dựng được một tổ chức cú văn húa lành mạnh, mụi trường làm việc tối ưu cho đội ngũ nhân sự, dẫn đầu trong ngành công nghệ tự động hóa, không ngừng nghiên cứu và đổi mới, phát triển công nghệ, từ đó đóng góp cho xã hội bằng chính sản phẩm mình làm ra thông qua các hoạt động xã hội tích cực, đội ngũ lãnh đạo CNV của IBS luôn không ngừng xác định cho mình những chiến lược dài hạn cũng như ngắn hạn (hàng năm) để có thể cụ thể hóa, hành động hóa để ngày càng gần hơn với tầm nhìn, sứ mệnh đã đặt ra ngay từ ban đầu.  Để tìm hiểu cũng như phân tích việc thực hiện quản lý thực hiện công việc ở IBS, em đã tiến hành thu thập thông tin về hệ thống quản lý thực hiện công việc tại công ty và đánh giá mức độ hài lòng của cán bộ, nhân viên về hoạt động quản lý thực hiện công việc tại Công ty Cổ phần Giải pháp Tòa nhà Thông minh thông qua việc phỏng vấn và khảo sát theo mẫu phiếu khảo sát tham khảo phụ lục 06 nhằm mục đích tìm hiểu quản lý thực hiện công việc tại Công ty được triển khai như thế nào; mức độ tuân thủ, ý kiến của nhân viên cũng như cán bộ quản lý các bộ phận về hệ thống đánh giá thực hiện công việc trong Công ty ra sao và phản hồi của nhân viên và cán bộ quản lý các bộ phận để hoàn thiện hệ thống quản lý THCV.

Phương hướng phát triển của công ty

Tất cả mọi người trong công ty có thể phê bình đánh giá thẳng thắn công bằng năng lực của bộ phận hành chính. - Tất cả các dịch vụ và sản phẩm sử dụng trong văn phòng đều có nhà cung cấp tương ứng - Đàm phán được chất lượng, cơ chế và giá cả tốt nhất.

Phương hướng phát triển nguồn nhân lực của Công ty

Tuy nhiên, trên quan điểm luôn tìm ra giải pháp tốt nhất, IBS vẫn đang không ngừng hoàn thiện và hứa hẹn sẽ mang lại hiệu quả, nâng cao năng suất lao động cho nhân viên, từ đó làm cơ sở cho việc mở rộng và phát triển kinh doanh của Công ty. Mục tiêu trong thời gian tới sẽ bổ sung và hoàn thiện nguồn nhân lực đảm bảo sự vận hành của toàn công ty, chú trọng đến đội ngũ nhân tuyển dụng, đào tạo tìm ra những nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc.

Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý thực hiện công việc tại Công ty Cổ phần giải pháp Tòa nhà Thông minh

Cụ thể nội dung công tác đào tạo cú thể chỉ rừ cho người đỏnh giỏ cỏc lý do cần ỏp dụng hệ thống quản lý THCV; thông tin về biểu mẫu đánh giá và cơ sở vận hành; làm thế nào để quan sát, đo lường và đánh giá kết quả THCV; cách hạn chế các lỗi trong đánh giá (như lỗi thiên vị, thành kiến, sự kiện gần nhất, xu hướng trung bình, thái cực, định kiến văn hóa…); cách thức tiến hành phỏng vấn đánh giá và cách thức kèm cặp, đào tạo nâng cao kết quả THCV. Không những thế, tận dụng lợi thế sự phát triển của khoa học công nghệ cũng như cơ sở vật chất sẵn có, công ty cũng có thể tiến hành hướng dẫn người đánh giá thông qua website của Công ty để cho toàn thể nhân viên đều có thể nắm bắt được cách thức thực hiện đánh giá, và các lỗi cần phải tránh trong quá trình quản lý, đánh giá THCV tại Công ty, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý THCV trong toàn Công ty.

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ (KAR) 1. Hành chính

- Trình độ CBNV so với mặt bằng chung của ngành, nghề không kém hơn, thậm chí tốt hơn. - Thực hiện đào tạo - Đánh giá và duy trì Chiến lược 6: Xây dựng nguồn nhân lực tiềm năng.

Chính sách quản trị doanh nghiệp

- Lập được cơ sở dữ liệu các trường, cơ sỏ đào tạo và thiết lập quan hệ thân thiết.

Vận hành văn phòng

● Bảo quản con dấu của Công ty và đóng dấu tài liệu hợp lệ KAR 4: Liên lạc, chuyển phát. ● Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.

Quản lý các hệ thống thông tin/phần mềm

● Nhận, phân phối thư từ, vật phẩm, tài liệu đến các bộ phận liên quan. ● Nhận điện thoại, tiếp nhận và chuyển giao thông tin đến đúng người, đúng bộ phận.

Tổ chức sự kiện

Hỗ trợ việc đi công tác

Lễ tân, ngoại giao

Chiến lược, chính sách nhân sự

●Hỗ trợ và tạo điều kiện cho CBNV mới trong việc tiếp nhận, ổn định công việc, làm quen với môi trường và văn hóa làm việc của Công ty. ●Xác định các cơ hội đào tạo và định hướng phát triển nghề nghiệp cho CBNV mới.

Đào tạo và phát triển nhân sự

Quản lý nhân sự

Đánh giá nhân viên

● Đề xuất mức thưởng/phạt, đề bạt, kỷ luật, thuyên chuyển hoặc sa thải đối với nhân sự cấp thấp dựa trên đánh giá hiệu suất hàng tháng.

Đãi ngộ

- Kiểm soát thời gian hoàn thành công việc còn chưa hợp lý dẫn đến sự lãng phí và chậm tiến độ công việc. - Điểm trung bình của mỗi yếu tố chính sẽ được sử dụng để tính toán hiệu suất làm việc của người bị đánh giá.

Thông tin cá nhân Họ và tên

Anh/chị thấy kết quả thực hiện công việc của mình có được đánh giá chính xác không ?. Theo anh/chị Công ty chọn người đánh giá như hiện nay có đảm bảo công bằng, hợp lý trong kết quả đánh giá thực hiện công việc?.