Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng ứng dụng phương pháp luận tin học hóa tại công ty TMC

Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ bán hàng của công ty

Nhất là trong công tác quản lý bán hàng của công ty còn quản lý thủ công thuần tuý khiến cho công việc cồng kềnh và không được khoa học cũng như dễ nhầm lẫn. Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống bán hàng có khoa học, áp dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ ngày nay.

Quy trình xây dựng và phát triển phần mềm .1 Khái niệm

Sau đó các vấn đề lại được phân ra thành vấn đề nhỏ, cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới cho đến khi mỗi vấn đề có thể tương ứng với một chương trình, do đó phương pháp này còn có tên gọi là thiết kế “ từ đỉnh xuống”. Trước hết, người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giả quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính.

Phương pháp luận về phân tích hệ thống thông tin .1 Các phương pháp thu thập thông tin

Các phần mềm sẽ được sử dụng sẽ được tiếp tục giữ lại trong hệ thống mới để vừa đảm bảo vấn đề tiết kiệm tài chính, vừa đảm bảo tính kế thừa và tâm lý quen sử dụng. Đôi khi người ta còn sử dụng kết hợp cả hai phương pháp với mục đích cuối cùng là thiết kế được các giải thuật chất lượng, tối ưu và hiệu quả. Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống là sơ đồ chức năng kinh doanh BFD( Business Function Diagram ), sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram) và sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ).

Trên cơ sở đó phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó. Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cỏch đầy đủ, rừ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau.

Phương pháp luận về thiết kế hệ thống thông tin .1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Cần thiết kế thông tin lấp đầy màn hình rồi dừng lại và để người sử dụng chủ động cho tiếp tục hiện thông tin ra hay không?. Thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi về trang trước hoặc xem trang sau bằng các phím ( Up, Down, PageUp, PageDown ). Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót.

 Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng. Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ.

Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài .1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng. Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in. Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên.

VB gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic.

Khảo sát hệ thống thông tin tại công ty

Phỏng vấn cô Bùi Thị Tuyết, nhân viên bán hàng để tìm hiểu các quy trình bán hàng hiện tại và các mong muốn thay đổi của một nhân viên sẽ trực tiếp làm việc với hệ thống được xây dựng. Đồng thời nghiên cứu các mẫu biểu sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng của công ty để có những điều chỉnh cho phù hợp. Bằng phương pháp phỏng vấn rút ra được các kết luận: các bộ phận của công ty từ lãnh đạo đến nhân viên đều mong muốn có một hệ thống quản lý mới khoa học hơn, dễ sử dụng và tốn kém ít nhân lực hơn.

Bằng phương pháp quan sát rút ra được các kết luận: Việc quản lý bằng thủ công mang lại rất nhiều bất cập như thông tin luân chuyển chậm, tính bảo mật không cao. Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu em đã thu thập được một số mẫu biểu được sử dụng trong quy trình bán hàng của công ty như: mẫu thẻ kho, mẫu hoá đơn bán hàng, mẫu báo cáo hàng tồn….

Xác định và mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống .1 Xác định các yêu cầu của hệ thống

Để phân tích nhu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó biết được các dữ liệu, thông tin gì mà tổ chức sử dụng, tổ chức sử dụng và làm thế nào để có các thông tin cần thiết. Mô hình này sẽ biểu diễn các bước mà luồng dữ liệu phải trải qua trong hệ thống từ điểm đầu tới điểm cuối.

Việc sử dụng sơ đồ ngữ cảnh nhằm làm rừ biờn giới của hệ thống và hỗ trợ việc nghiên cứu các mối quan hệ của hệ thống với thế giới bờn ngoài. Từ sơ đồ mức ngữ cảnh ta sẽ phân rã thành sơ đồ luồng dữ liệu cụ thể hơn, chi tiết hơn, đó là sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.

Thiết kế hệ thống thông tin .1 Thiết kế các giao diện vào/ra

Form này là Form đầu tiên của hệ thống, nó đòi hỏi người dùng phải nhập chính xác Tên sử dụng và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Nguyên nhân của việc lựa chọn phương pháp này là em đã có thời gian khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập, đã thu được các mẫu biểu trong công tác quản lý bán hàng tại công ty, qua đó có thể xác định được các thông tin ra dựa trên các mẫu biểu đó. Số phiếu nhập Ngày lập phiếu Người lập phiếu Hàng nhập Số phiếu nhập Mã hàng Số lượng Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Hoá đơn bán.

Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Mã khách hàng Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Khách hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Hàng xuất Số phiếu xuất Mã hàng Số lượng xuất Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Phiếu thu tiền. Trong bảng này, dữ liệu của trường Soluong, Dongia, Datra được nhập trực tiếp từ số liệu thực tế, còn dữ liệu của trường Sohd được lấy từ bảng HOADON, trường Mahang được lấy từ bảng HANGHOA. Vì trong hệ thống có quy định một mã riêng cho những khách hàng riêng lẻ của công ty (Khách lẻ) nên cần đưa thêm trường Địa chỉ làm khoá ngoại để phân biệt.

Ngoài ra, để tiện quản lý việc sử dụng của người dùng cũng như để bảo mật hệ thống, ta thiết kế thêm bảng Account để quản lý tài khoản và phân quyền cho từng người sử dụng.

Triển khai hệ thống

Ngày nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng được các yêu cầu đó.Trong khuôn khổ hạn chế về thời gian của đề tài và kiến thức của bản thân cũng như có thể áp dụng những kiến thức đã học trong nhà trường em xin đề xuất lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, Visual Basic có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện.

Tuy hoạt động bán hàng của công ty hiện nay của công ty sản xuất và thương mại TMC còn theo phương pháp thủ công thuần tuý và công ty cũng đang có kế hoạch để tin học hoá các hoạt động của mình.  Xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu bằng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác mang tính bảo mật cao hơn hoặc tạo quyền không cho phép truy nhập đến cơ sở dữ liệu đối với một số đối tượng không được phép sử dụng.